No existe una ley o norma que regule o contempla las funciones del auxiliar contable, debiendo acudir al contexto del oficio para el cual es contratado.
Actividades que debe desarrollar un auxiliar contable.
Naturalmente que las funciones del auxiliar contable deben estar relacionadas con las tareas propias de la contabilidad, como puede ser la causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.], el manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes contables o financieros, la preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes informes con destino a las entidades estatales de control, y cualquier otra actividad relacionada o afín al aspecto contable.
Generalmente al auxiliar contable le asignan las funciones mecánicas y rutinarias de la contabilidad, como es el caso de hacer los registros contables en el software contable.
Sin embargo, en el contrato que firmen las partes se pueden contemplar otras funciones que no necesariamente estén relacionadas con la contabilidad, lo cual se ha convertido en el común denominador en las empresas medianas y pequeñas.
Tomar cada soporte o documento y registrarlo en la contabilidad, es quizás la principal función que le asignan a los auxiliares contables, junto con a preparación y proyección de distintos informes contables.
Otra función que suele ser asignada a los auxiliares contables, es la preparación de los reportes en medios magnéticos con destino a la Dian, y otras entidades.
Adicionalmente, son muchos las auxiliares contables que se ven en las obligaciones a cumplir tareas administrativas que nada tienen que ver con la contabilidad, y hasta deben trabajar como mensajeros y cobradores, e incluso hasta tienen que preparar los tintos de los administradores del negocio; esto debido a que no hay nada que regule qué puede hacer el auxiliar y qué no.
Básicamente las funciones del auxiliar contable se definen en el contrato de trabajo, y cada empresa fijará en «común acuerdo» con el auxiliar contratado cuáles serán las actividades a desarrollar, de modo que todo se reduce a lo que las partes pacten en el respectivo contrato.
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