Funciones del auxiliar contable

Ninguna norma regula las funciones del auxiliar contable: las define el contrato de trabajo y, en la práctica, consisten en las tareas operativas de la contabilidad, como registrar las operaciones, verificar soportes, hacer conciliaciones y apoyar la preparación de informes e impuestos, bajo la supervisión de un contador público. Veamos qué hace, qué no puede hacer y cómo se definen sus funciones.

Qué hace un auxiliar contable.

El auxiliar contable se encarga de las labores rutinarias y operativas del área contable, que alimentan el trabajo del contador. Sus funciones más habituales son las siguientes:

1. Registrar en el software contable las operaciones del día a día: compras, ventas, pagos, recaudos, nómina.
2. Verificar que cada registro tenga su soporte válido, como facturas, recibos o comprobantes.
3. Hacer las conciliaciones bancarias y de cuentas por cobrar y por pagar.
4. Llevar el control de inventarios y de activos fijos, incluido el cálculo de la depreciación.
5. Gestionar la cartera y los pagos a proveedores, según la organización de la empresa.
6. Apoyar la liquidación de impuestos, retenciones e información exógena.
7. Colaborar en la preparación de informes y estados financieros.
8. Archivar y conservar los documentos contables y atender requerimientos de auditoría.

El detalle de estas tareas se explica en los artículos sobre la conciliación bancaria y los comprobantes y soportes de contabilidad.

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Lo que el auxiliar contable no puede hacer.

El auxiliar contable no tiene la calidad de contador público, de modo que no puede ejercer las funciones que la ley reserva a este: no puede dar fe pública, certificar o dictaminar estados financieros, firmar declaraciones tributarias que exijan firma de contador ni expedir certificados contables con efectos frente a terceros.

Su trabajo, por tanto, se hace bajo la supervisión y responsabilidad del contador público de la empresa, que es quien responde por la contabilidad que certifica.

Las funciones las define el contrato de trabajo.

Como ninguna norma enumera sus funciones, las del auxiliar contable se fijan en el contrato de trabajo y en el manual de funciones de la empresa. En las empresas pequeñas es frecuente que el cargo combine tareas contables con otras administrativas, como la facturación, la atención de proveedores o la gestión de documentos.

Esa combinación es válida si se pacta, pero el empleador no puede variar libremente las condiciones del cargo: el poder de modificar las funciones, llamado ius variandi, tiene límites, y no puede usarse para asignar tareas que menoscaben la dignidad del trabajador o que desconozcan lo pactado.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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