¿Qué hacer cuando no le pagan el subsidio familiar?

Cuando al trabajador no le consignan el subsidio familiar, la causa suele estar en uno de cuatro frentes: no está afiliado, el empleador está en mora, no cumple los requisitos o falta un trámite ante la caja. Y cuando la causa es que el empleador nunca lo afilió, el artículo 86 de la ley 21 de 1982 presume a su cargo una suma equivalente al doble de la cuota más alta del respectivo departamento. ¿Cómo identificar la causa y qué hacer en cada caso?

Por qué no le han pagado el subsidio familiar.

Lo primero es identificar la causa, porque de ella depende ante quién se reclama. Son cuatro las más frecuentes:

1. El empleador no tiene afiliado al trabajador a ninguna caja de compensación.
2. El trabajador está afiliado, pero el empleador está en mora en el pago de los aportes.
3. El trabajador está afiliado y los aportes están al día, pero no cumple los requisitos del subsidio familiar o no ha acreditado a sus beneficiarios con los documentos exigidos.
4. Todo está en regla y la falla es administrativa de la caja de compensación.

El punto de partida es el mismo en todos los casos: consultar en la caja de compensación el estado de la afiliación y de los aportes, porque esa consulta revela de inmediato en cuál de los cuatro escenarios se está.

Mora del empleador en los aportes.

Es la causa más común y la que más tarde se descubre, porque el descuento nunca aparece en el desprendible: los aportes a la caja los paga íntegramente el empleador. Señala el artículo 45 de la ley 21 de 1982:

«La calidad del miembro o afiliado de la respectiva Caja se suspende por mora en el pago de los aportes y se pierde en virtud de la resolución dictada por el Consejo Directivo de la misma, por causa grave.»

En consecuencia, desde que el empleador entra en mora la caja suspende la afiliación y deja de pagar el subsidio familiar a los trabajadores, aunque ellos cumplan todos los requisitos.

De acuerdo con nuestro criterio, el trabajador que pierde el subsidio por la mora de su empleador puede reclamarle a este las cuotas dejadas de percibir, porque la pérdida obedece exclusivamente a su incumplimiento, y la misma regla aplica cuando los aportes los paga en mora un intermediario, como una cooperativa o empresa de servicios temporales.

Sanción al empleador que no afilió al trabajador.

Cuando la causa es la falta de afiliación, el empleador debe asumir directamente el subsidio, y agravado. Señala el artículo 86 de la ley 21 de 1982:

«Cuando el respectivo empleador no esté afiliado a una Caja de Compensación Familiar o a la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero, y por parte del trabajador le sea exigido judicialmente el pago de esta prestación, se presume que la suma debida corresponde al doble de la cuota de subsidio en dinero más alta que está pagando dentro de los límites del respectivo departamento, intendencia o comisaría donde se hayan causado los salarios.»

Como se puede observar, más que una indemnización es una sanción: el empleador no paga la cuota que habría reconocido la caja, sino el doble de la cuota más alta que se esté pagando en el departamento donde se causaron los salarios, es decir, el subsidio más un 100% adicional.

La norma exige que el pago le sea reclamado judicialmente, de modo que la sanción no opera de forma automática: hay que demandar.

La demanda y la prueba de los requisitos.

En el proceso laboral, el trabajador debe probar que cumplía los requisitos para tener derecho al subsidio: el tope salarial, las horas laboradas, los ingresos familiares y las personas a cargo debidamente acreditadas.

La razón es que la caja solo paga el subsidio a quien cumple los requisitos de ley, de modo que, si estando afiliado tampoco lo habría recibido, el empleador no está obligado a pagarlo: la falta de afiliación no crea un derecho que no existía.

Qué pasa si una empresa no paga caja de compensación.

La demanda laboral no es el único camino ni excluye los demás. El trabajador también puede denunciar al empleador ante la UGPP, que fiscaliza la evasión de los aportes parafiscales, o presentar la queja ante el Ministerio del Trabajo, pues la afiliación a la caja es una obligación que surge desde el primer trabajador.

El pago de la sanción del artículo 86 no libera al empleador de las sanciones administrativas: la UGPP puede determinarle los aportes omitidos de los últimos cinco años, con intereses moratorios y las sanciones por omisión.

Por lo anterior, al empleador en mora o sin afiliación le conviene regularizar antes de que lo hagan reclamar: lo que debe crece en tres frentes a la vez, el trabajador, la caja y la UGPP.

Qué hacer cuando la caja niega o no paga el subsidio.

Si la afiliación está vigente y los aportes al día, la reclamación cambia de destinatario: ya no es contra el empleador sino ante la caja de compensación.

Lo indicado es presentar un derecho de petición a la caja para que explique la razón precisa del no pago, que con frecuencia es la falta de algún documento de los beneficiarios, como el certificado de escolaridad, o una novedad mal reportada en la planilla.

Si la respuesta no resuelve el problema, o la caja niega el subsidio cumpliéndose los requisitos, el trabajador puede presentar la queja ante la Superintendencia del Subsidio Familiar, que es la entidad que vigila a las cajas de compensación.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.