¿Las capacitaciones y la inducción se pagan? Horario laboral y pago

La ley parte de que la capacitación se hace dentro de la jornada: el artículo 21 de la ley 50 de 1990 obligaba a destinar dos horas semanales de la jornada a actividades de capacitación, recreación, cultura o deporte, aunque la ley 2101 de 2021 exoneró de esa carga a quienes ya aplican la jornada de 42 horas. Nada impide programar capacitaciones fuera de la jornada, pero entonces cambia todo: la asistencia deja de ser obligatoria y, si el empleador la exige, ese tiempo es trabajo suplementario y se paga. Lo mismo ocurre con la inducción.

Las dos horas de la ley 50 de 1990.

El artículo 21 de la ley 50 de 1990 dispone que en las empresas con más de 50 trabajadores que laboren 48 horas a la semana, estos tienen derecho a que 2 horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.

Nótese que son horas de la jornada, no adicionales a ella. La norma no amplía el tiempo de trabajo: reserva una porción del que ya existe.

El artículo 5 del decreto 1127 de 1991, que la reglamenta, precisa que la asistencia de los trabajadores a las actividades programadas por el empleador es obligatoria. Y el artículo 2.2.1.2.3.1 del decreto 1072 de 2015, que recogió el decreto 1127, permite acumular esas dos horas semanales hasta por un año, siempre que al final del periodo del programa el trabajador haya dispuesto de un número de horas equivalente a dos semanales dentro de la jornada.

De modo que la ley supone que la capacitación ocurre dentro de la jornada, y por eso puede imponerla: el trabajador ya está a disposición del empleador durante ese tiempo.

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La exoneración de la ley 2101 de 2021.

Aquí hay un cambio que muchas empresas no han advertido. El artículo 6 de la ley 2101 de 2021, que redujo gradualmente la jornada máxima, exonera al empleador de lo dispuesto en el artículo 21 de la ley 50 de 1990 una vez opere la jornada de 42 horas semanales.

Durante la implementación gradual, el inciso segundo de esa norma disponía un ajuste proporcional:

«Durante el tiempo de la implementación gradual contenido en el artículo 3 de la presente ley, la jornada laboral que se dedique exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación será ajustada de forma proporcional de común acuerdo entre empleado y empleador. Una vez terminado el tiempo de implementación gradual regirá la exoneración del inciso primero del presente artículo.»

Completada la reducción a 42 horas, la obligación de las dos horas desaparece. Eso resuelve además la duda que planteaba el propio artículo 21, cuyo supuesto eran las 48 horas semanales: el legislador no lo dejó al intérprete sino que lo zanjó con una exoneración expresa.

De acuerdo con nuestro criterio, la consecuencia práctica es doble: el empleador ya no está obligado a reservar esas dos horas, pero tampoco gana con ello la facultad de trasladar la capacitación al tiempo libre del trabajador. Lo que desaparece es la carga, no el régimen de la jornada.

¿Es obligatorio asistir?

Aquí está la pregunta que más consultas genera, y la respuesta depende enteramente de cuándo se programe la actividad.

Según nuestro criterio, la obligatoriedad del decreto 1127 se refiere a las actividades que se realizan dentro de la jornada. Fuera de ella el trabajador está en su tiempo de descanso, y el empleador no tiene sobre él la autoridad que le da la subordinación.

En el contrato de trabajo el trabajador se obliga a prestar sus servicios dentro de una jornada, no fuera de ella. Terminada esa jornada, cesa el poder de dirección.

Pero si el empleador lo exige de todos modos, el trabajador debe acatar. De acuerdo con nuestro criterio, negarse expone a una sanción disciplinaria si el contrato o el reglamento interno la contemplan, de modo que lo procedente es asistir y reclamar el pago, no desobedecer.

La consecuencia de esa exigencia es la que interesa: al ordenar la asistencia fuera de la jornada, el empleador extiende la jornada, con todo lo que eso implica.

La capacitación fuera de la jornada se paga.

Si el empleador exige la asistencia, ese tiempo es trabajo y debe remunerarse. El trabajador está cumpliendo una orden suya, en su beneficio, y fuera del tiempo por el que ya se le paga.

Las horas que excedan la jornada ordinaria son horas extras, con el recargo que corresponda según sean diurnas o nocturnas, como explicamos en trabajo extra o suplementario. Si la capacitación se programa un domingo o un festivo, se causa el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio, como explicamos en trabajo dominical y festivo.

El beneficio del trabajador no cambia la conclusión. Es cierto que una capacitación suele mejorar sus competencias, pero la ley no admite pagar el trabajo con formación, y el interesado principal en que su personal esté capacitado es el empleador.

Tampoco puede compensarse con tiempo libre, salvo bajo jornada flexible pactada de antemano, como explicamos en si se pueden compensar las horas extras con descanso.

Si la capacitación se hace dentro de la jornada, ese tiempo tampoco puede descontarse como día no trabajado. Y si exige viajar a otra ciudad, el empleador debe asumir además los gastos del viaje, como explicamos en viáticos.

Las capacitaciones que la ley sí exige.

Hay un grupo de capacitaciones que no dependen de la voluntad del empleador porque una norma se las impone, y su tratamiento no admite discusión.

La capacitación en seguridad y salud en el trabajo es obligatoria para el empleador. Hace parte de sus deberes dentro del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, junto con la inducción, la reinducción y la formación de la brigada y del comité paritario.

De acuerdo con nuestro criterio, esas capacitaciones deben realizarse dentro de la jornada laboral, y si por necesidad operativa se programan fuera, el tiempo se remunera sin excepción.

La razón es que el empleador las imparte para cumplir una obligación legal propia, no para beneficio del trabajador. Sería contradictorio que descargara sobre el tiempo libre de este el cumplimiento de un deber suyo.

¿La inducción se paga?

Sí. La inducción es tiempo a disposición del empleador y se remunera. El trabajador acude por orden suya, a las instalaciones que él dispone y para prepararse en las labores que va a desempeñar. Que todavía no produzca nada para la empresa no cambia la conclusión: aprender el cargo es parte del trabajo, y para evaluarlo existe el periodo de prueba, que también es remunerado.

La ley no fija una duración para la inducción. Depende del cargo y de la empresa, pero cualquiera que sea, se paga.

La inducción antes de firmar el contrato.

El caso difícil es la inducción anterior a la firma del contrato. Algunas empresas citan a los seleccionados a una «inducción» o «capacitación» de varios días o semanas, sin pago, y la presentan como parte del proceso de selección. Al terminarla, contratan a algunos y despiden a otros.

Hay que distinguir. Las pruebas, entrevistas y exámenes que evalúan a un candidato no son trabajo y no se pagan. Pero si el aspirante debe asistir con horario fijo, recibe instrucciones sobre cómo desarrollar su labor y queda sujeto a la dirección de la empresa, ya hay relación de trabajo, con contrato firmado o sin él. El artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato de trabajo, que se configura por los hechos y no por el documento.

De acuerdo con nuestro criterio, esas inducciones son contrato de trabajo aunque la empresa las llame selección, y los bonos que algunas ofrecen al final no reemplazan el salario mínimo de los días trabajados.

Consecuencias para el empleador.

Si la inducción se hizo sin contrato escrito, lo que existe es un contrato verbal a término indefinido, con tres consecuencias:

• Salario y prestaciones. El empleador debe pagar el salario de todos los días de inducción, por lo menos el mínimo, y las prestaciones proporcionales. El periodo cuenta para efectos de antigüedad.
• Sin periodo de prueba. El periodo de prueba debe pactarse por escrito, según el artículo 77 del Código Sustantivo del Trabajo. Si no hay escrito, terminar la relación al final de la inducción sin justa causa es un despido injusto, con la indemnización correspondiente.
• Riesgos laborales. Si el aspirante sufre un accidente durante la inducción y no estaba afiliado a riesgos laborales, el empleador responde por las prestaciones que habría cubierto la ARL.

Las reuniones fuera de la jornada.

Es la misma figura con otro nombre, y la práctica está aún más extendida que la de las capacitaciones: reuniones de cierre, comités que empiezan a las seis de la tarde, sesiones de resultados los sábados.

Todas son actividades que el empleador diseña para su beneficio y en ejercicio de su poder de dirección. De acuerdo con nuestro criterio, se aplica exactamente el mismo tratamiento: si se exigen fuera de la jornada, son trabajo suplementario y se pagan como tal.

Y a diferencia de la capacitación, aquí no cabe siquiera el argumento del beneficio del trabajador: una reunión de trabajo no le aporta formación alguna.

Qué puede hacer el trabajador.

La práctica está extendida y muchos trabajadores la aceptan por temor. Conviene, entonces, precisar qué caminos existen:

1. Asistir y dejar constancia. Negarse expone a sanción disciplinaria. Lo procedente es asistir y documentar la asistencia: la convocatoria, el listado firmado, los correos.
2. Solicitar el registro de horas extras. El empleador está obligado a llevarlo y a entregárselo al trabajador con el soporte de pago.
3. Reclamar ante el empleador. Por escrito, para que quede constancia de la reclamación.
4. Presentar queja ante el Ministerio del Trabajo. Puede hacerse de forma anónima, lo que resuelve el temor a la represalia.
5. Demandar ante el juez laboral. Es la vía para reclamar el pago, y en el caso de la inducción previa al contrato, el reconocimiento de la relación laboral y la indemnización si hubo despido.

El derecho prescribe a los tres años contados desde que cada pago se hizo exigible, como explicamos en prescripción de los derechos laborales.

La prueba es el punto crítico. De acuerdo con nuestro criterio, la convocatoria y el listado de asistencia son la mejor evidencia, porque acreditan a la vez la orden del empleador y su cumplimiento. Conservar copia desde el primer día, junto con mensajes, horarios o testimonios de compañeros, vale más que cualquier reclamo posterior.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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