¿Las capacitaciones deben ser en horario laboral y se pagan?

La ley parte de que la capacitación se hace dentro de la jornada: el artículo 21 de la Ley 50 de 1990 obliga a destinar dos horas semanales de la jornada a actividades de capacitación, recreación, cultura o deporte. Nada impide programarlas fuera, pero entonces cambia todo: la asistencia deja de ser obligatoria y, si el empleador la exige, ese tiempo es trabajo suplementario y se paga. ¿Qué puede exigir la empresa y qué debe remunerar?

Las dos horas de la Ley 50 de 1990.

El punto de partida es una obligación que muchas empresas desconocen tener.

El artículo 21 de la Ley 50 de 1990 dispone que en las empresas con más de 50 trabajadores estos tienen derecho a que 2 horas de la jornada semanal, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.

Nótese que son horas de la jornada, no adicionales a ella. La norma no amplía el tiempo de trabajo: reserva una porción del que ya existe.

El artículo 5 del Decreto 1127 de 1991, que la reglamenta, precisa que la asistencia de los trabajadores a las actividades programadas por el empleador es obligatoria.

De modo que la ley supone que la capacitación ocurre dentro de la jornada, y por eso puede imponerla: el trabajador ya está a disposición del empleador durante ese tiempo.

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Una duda que dejó la reducción de la jornada.

El artículo 21 condiciona el beneficio a las empresas cuyos trabajadores «laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana», y esa jornada ya no existe.

De acuerdo con nuestro criterio, la obligación se mantiene. La referencia a las 48 horas describe el máximo semanal de la época en que se expidió la norma, no una condición de aplicación. Lo que el artículo regula es la reserva de dos horas dentro de la jornada, y ese mecanismo no depende de cuál sea el máximo vigente.

Cabe sostener lo contrario, que la norma quedó sin objeto al desaparecer su supuesto. Es la misma discusión que plantea el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo y que desarrollamos en jornada laboral de lunes a viernes para descansar el sábado.

No conocemos pronunciamiento que resuelva el punto en ninguno de los dos casos.

¿Es obligatorio asistir?

Aquí está la pregunta que más consultas genera, y la respuesta depende enteramente de cuándo se programe la actividad.

Según nuestro criterio, la obligatoriedad del Decreto 1127 se refiere a las actividades que se realizan dentro de la jornada. Fuera de ella el trabajador está en su tiempo de descanso, y el empleador no tiene sobre él la autoridad que le da la subordinación.

En el contrato de trabajo el trabajador se obliga a prestar sus servicios dentro de una jornada, no fuera de ella. Terminada esa jornada, cesa el poder de dirección.

Pero si el empleador lo exige de todos modos, el trabajador debe acatar. De acuerdo con nuestro criterio, negarse expone a una sanción disciplinaria si el contrato o el reglamento la contemplan, de modo que lo procedente es asistir y reclamar el pago, no desobedecer.

La consecuencia de esa exigencia es la que interesa: al ordenar la asistencia fuera de la jornada, el empleador extiende la jornada, con todo lo que eso implica.

La capacitación fuera de la jornada se paga.

Es la conclusión que se desprende de lo anterior y conviene enunciarla.

Si el empleador exige la asistencia, ese tiempo es trabajo y debe remunerarse. El trabajador está cumpliendo una orden suya, en su beneficio, y fuera del tiempo por el que ya se le paga.

Las horas que excedan la jornada ordinaria son horas extras, con el recargo del 25% si son diurnas y del 75% si son nocturnas. Ver trabajo extra o suplementario.

Si la capacitación se programa un domingo o un festivo, se causa el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio, hoy del 90%. Ver trabajo dominical y festivo.

El beneficio del trabajador no cambia la conclusión. Es cierto que una capacitación suele mejorar sus competencias, pero la ley no admite pagar el trabajo con formación. Y el interesado principal en que su personal esté capacitado es el empleador.

Tampoco puede compensarse con tiempo libre, salvo bajo jornada flexible pactada de antemano. Ver ¿se pueden compensar las horas extras con tiempo o descanso?.

Las capacitaciones que la ley sí exige.

Hay un grupo de capacitaciones que no dependen de la voluntad del empleador porque una norma se las impone, y su tratamiento no admite discusión.

La capacitación en seguridad y salud en el trabajo es obligatoria para el empleador. Hace parte de sus deberes dentro del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, junto con la inducción, la reinducción y la formación de la brigada y del comité paritario.

De acuerdo con nuestro criterio, esas capacitaciones deben realizarse dentro de la jornada laboral, y si por necesidad operativa se programan fuera, el tiempo se remunera sin excepción.

La razón es que el empleador las imparte para cumplir una obligación legal propia, no para beneficio del trabajador. Sería contradictorio que descargara sobre el tiempo libre de este el cumplimiento de un deber suyo.

Es el mismo razonamiento que aplica a las pausas activas, que desarrollamos en descansos dentro de la jornada laboral.

¿La inducción se paga?

Es una duda frecuente y la respuesta es más clara de lo que suele creerse.

Sí. La inducción es tiempo a disposición del empleador y se remunera. El trabajador acude por orden suya, a las instalaciones que él dispone y para prepararse en las labores que va a desempeñar.

El caso difícil es la inducción anterior a la firma del contrato. Algunas empresas citan a los seleccionados a una jornada de inducción antes de formalizar la vinculación y la presentan como parte del proceso de selección.

De acuerdo con nuestro criterio, si en esa jornada el aspirante recibe instrucciones sobre cómo desarrollar su labor y queda sujeto a la dirección de la empresa, ya hay relación de trabajo, con contrato firmado o sin él. El contrato de trabajo se configura por los hechos y no por el documento.

En consecuencia, ese tiempo debe pagarse, y el período cuenta para efectos de antigüedad. Ver contrato de trabajo.

Las reuniones fuera de la jornada.

Es la misma figura con otro nombre, y la práctica está aún más extendida que la de las capacitaciones.

Reuniones de cierre, comités que empiezan a las 6 de la tarde, sesiones de resultados los sábados. Todas son actividades que el empleador diseña para su beneficio y en ejercicio de su poder de dirección.

De acuerdo con nuestro criterio, se aplica exactamente el mismo tratamiento: si se exigen fuera de la jornada, son trabajo suplementario y se pagan como tal.

Y a diferencia de la capacitación, aquí no cabe siquiera el argumento del beneficio del trabajador: una reunión de trabajo no le aporta formación alguna.

Qué puede hacer el trabajador.

La práctica está extendida y muchos trabajadores la aceptan por temor. Conviene, entonces, precisar qué caminos existen.

1. Asistir y dejar constancia. Negarse expone a sanción disciplinaria. Lo procedente es asistir y documentar la asistencia: la convocatoria, el listado firmado, los correos.
2. Solicitar el registro de horas extras. El empleador está obligado a llevarlo y a entregárselo al trabajador con el soporte de pago. Ver empleadores deben llevar una relación de horas extras.
3. Reclamar ante el empleador. Por escrito, para que quede constancia de la reclamación.
4. Presentar queja ante el Ministerio del Trabajo. Puede hacerse de forma anónima, lo que resuelve el temor a la represalia.
5. El derecho prescribe a los tres años contados desde que cada pago se hizo exigible.

La prueba es el punto crítico. De acuerdo con nuestro criterio, la convocatoria y el listado de asistencia son la mejor evidencia, porque acreditan a la vez la orden del empleador y su cumplimiento. Conservar copia desde el primer día vale más que cualquier reclamo posterior.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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