¿Cómo se liquidan las cesantías?

El auxilio de cesantías es una prestación social en favor de los trabajadores que periódicamente se debe liquidar, y en algunos casos las cesantías se van provisionando mensual o quincenalmente, pero en determinados casos hay que hacer una liquidación definitiva.

¿Cuándo se deben liquidar las cesantías?

Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:

• Cuando el contrato de trabajo termine.
• Cuando el trabajador pase de tener un salario normal a un salario integral.
• Cada año con corte a 31 de diciembre.

Cuando el contrato de trabajo termina, las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador.

Las cesantías que se deben liquidar todos los años con corte a 31 de diciembre se consignan en el fondo de cesantías, antes del 14 de febrero de cada año.

¿Cuándo se pagan las cesantías?

Durante la vigencia del contrato de trabajo el empleador debe consignar las cesantías liquidadas al respectivo fondo de cesantías al que se haya afiliado el trabajador.

Las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termine y cuando el salario pase a ser integral.

Cuando el contrato de trabajo se termina, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador el mismo día en que liquida el contrato de trabajo. No hay plazo alguno. Una vez el contrato de trabajo termina, se pagarán todos los conceptos adeudados al trabajador, no importa si el contrato termina por justa causa o no.

Provisión de las cesantías

Adicionalmente hay que aclarar que, durante la vigencia del contrato, cada mes o cada quincena según el periodo de pago utilizado en la empresa, se debe hacer la provisión contable de las cesantías, provisión que se ajustará cuando se liquiden definitivamente las cesantías, ya sea a 31 de diciembre o el día en que el trabajador sea desvinculado de la empresa.

La provisión se hará cada vez que se liquide la nómina, y sea semanal, quincenal o mensualmente.

El valor que se provisiona es el 8.33% de los conceptos laborales que se liquiden en cada periodo de pago.

¿De dónde sale el 8,33%?

De dividir 100 entre 12 o 1 entre 12. ¿Y por qué?

Las cesantías corresponden a un salario mensual por cada año trabajado, es decir que por cada 12 meses se paga un mes de salario, y de allí sale el 12, es decir, las cesantías corresponden a la doceava parte del salario anual (1/12), y 1/12 = 0.833%.

Entonces cada mes del año se provisiona la doceava parte del salario para cuando terminen los 12 meses del año se haya completado un salario mensual: 8.333 x 12 = 100.

Supongamos un salario de $1.200.000 mensual, al que cada mes le provisionamos el 8.333% y tendremos la siguiente tabla:

No dan valores exactos debido a que el resultado de dividir 1/12 da como resultado decimales infinitos: 8.3333… siendo necesario hacer aproximaciones.

Como se trata de una provisión, sólo cuando se liquiden las cesantías definitivamente se sabrá el resultado exacto, el que se compara con estos resultados provisionales liquidados mes a mes, y se procede a realizar los ajustes contables a las provisiones.

Salario base para liquidar las cesantías.

El salario base sobre el que se deben calcular o liquidar las cesantías esta dado por el artículo 253 del código sustantivo del trabajo que señala:

«Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.»

Según la norma transcrita se pueden presentar tres situaciones diferentes:

1. Salario fijo sin variación o modificación.
2. Salario fijo con variación o modificación en los últimos tres meses.
3. Salario variable.

Si el salario es fijo y no ha variado en los últimos tres meses, la base para la liquidación de las cesantías será el salario del último mes laborado.

Además, si el trabajador tiene derecho al auxilio de transporte, este se suma al salario para liquidar las cesantías.

Liquidación de cesantías en el salario variable.

Cuando el salario es variable, o cuando ha sufrido una variación en los últimos tres meses antes de la liquidación de las cesantías, es preciso promediar el salario por el último año de trabajo, o si no se ha trabajado el año completo, por la fracción de año que corresponda.

Si el salario es fijo y ha variado en los últimos tres meses, como cuando se incrementa el salario por promoción a un nuevo cargo, se debe promediar el salario devengado durante el último año o el tiempo laborado si este es inferior a un año.

Para el caso de los trabajadores que devengan un salario mínimo y al cambiar año se incrementa dicho salario, no se debe promediar entre el salario nuevo y viejo, por cuanto al hacerlo la base termina siendo inferior al salario mínimo, cuando la verdad es que el trabajador siempre devengó un salario mínimo.

Cuando el salario es variable, al igual que cuando el salario ha variado en los últimos tres meses, se debe promediar el salario del último año o lo que el trabajador lleve laborando si el tiempo laborado es inferior a un año.

Conceptos o valores que conforman la base para liquidar las cesantías.

En la base de liquidación de incluyen todos los conceptos que constituyen salario, como por empleo:

• Salario
• Comisiones
• Auxilio de transporte.
• Horas extras.
• Recargos nocturnos.
• Recargos por trabajo dominical y festivo.

El auxilio de transporte no es de naturaleza salarial, pero por expresa disposición legal se debe incluir dentro de la base para liquidar las cesantías.

Es importante resaltar que en la liquidación anual de cesantías se toma el salario y el auxilio de transporte vigente a 31 de diciembre, es decir que, si bien las cesantías se liquidan en enero, no se toma el salario del nuevo año.

¿Cuál es el monto o valor de las cesantías?

El artículo 249 del código laboral señala que por concepto de cesantías el empleador debe pagar al trabajador un mes de salario por cada año laborado, o proporcional si el tiempo laborado es inferior a un año. Muy sencillo realmente: un año trabajado un mes de salario. Medio año trabajado, medio salario mensual, etc.

Así se liquidan las cesantías.

Ahora viene el proceso de liquidación de las cesantías. Ya se tiene la base y los días trabajados, así que es hora de proceder a liquidarlas para lo cual se utiliza la siguiente formula:

Salario base x días laborados/360

El salario base se multiplica por los días trabajados, y ese resultado se divide entre 360, que son los días del año laboral.

Si el trabajador ha laborado todo el año, los días trabajados es igual a 360 y 360/360 es igual a 1, por lo que podemos simplemente multiplicar el salario base x 1 y tendremos las cesantías de un año.

Supongamos un salario mensual de $1.200.000 y 360 días trabajados. Con la formula sería:

1.200.000 x (360/360) y reduciendo esa fórmula tendríamos:

1.200.000 x 1 = 1.200.000 donde 1 viene 360/360

Cuando las cesantías se liquidan por periodos inferiores al año, es donde resulta útil el número de días trabajados, pues es la parte de la fórmula que determina la proporcionalidad.

Supongamos el mismo sueldo, pero con 180 días trabajados.

1.200.000 X (180/360)

1.200.000 x 0.5 = 600.000 donde 0.5 viene de 180/360.

Simplemente se dividen los días trabajados entre 360 y el resultado es el factor por el que se multiplica la base.

Ejemplo práctico del cálculo de las cesantías

El trabajador ingresa el 15 de febrero con un salario de $1.600.000. Liquidar las cesantías a 31 de diciembre.

Liquidación de las cesantías cuando existe salario variable.

Supongamos ahora un salario variable para un trabajador que laboró 5 meses:

La fórmula se puede aplicar de dos formas diferentes y el resultado es el mismo:

• Forma 1: 1.600.000 x (150/360)
• Forma 2: (1.600.000 x 150)/360

Se dice en matemática que el orden de los factores no afecta al producto.

Liquidación de las cesantías de un trabajador incapacitado.

Las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, razón por la que las incapacidades no afectan para nada (o casi no) el pago de las cesantías del trabajador.

El artículo 253 del código sustantivo del trabajo dice que la prima de servicios se liquidará sobre el último salario al momento de hacer la liquidación respectiva, siempre que este no haya tenido variación.

Si el trabajador está incapacitado, para liquidar las cesantías igual se tomará el último salario devengado, que no será el auxilio económico que paga la EPS o la ARL, sino el salario pagado por la empresa antes de que el trabajador se incapacitara.

Recordemos que mientras el trabajador esté incapacitado la empresa no le paga sueldo o salario; es la EPS o la ARL la que debe pagar la incapacidad.

Si el último mes que trabajó el empleado fue enero, interpretando literalmente el artículo 253 del código sustantivo del trabajo, se tomará el sueldo pagado en el mes de enero aun cuando la liquidación de las cesantías se realice en marzo.

Ahora si salario es variable es preciso promediar los últimos salarios que recibió el trabajador antes de incapacitarse.

Liquidación de cesantías cuando no se han pagado en varios años.

Supongamos que el empleador no consignó las cesantías de los últimos tres años y ahora requiere liquidarlas.

En nuestro criterio, cada año se debe individualizar y hacer la liquidación con corte a 31 de enero.

Es así porque las cesantías se han de liquidar con el salario base que corresponda a cada periodo de liquidación, por tanto, no parece viable hacer una liquidación total con el salario del último año, o con el promedio de los años que se vayan a liquidar.

Igual procedimiento se sigue con la sanción moratoria por no consignar las cesantías cada año antes del 15 de febrero.

Si la liquidación se hace en ocasión a una demanda laboral se puede solicitar en ella la indexación con el objetivo de reconocer la depreciación del dinero, o la pérdida del poder adquisitivo de este.

Liquidación de las cesantías en contrato de trabajo sucesivos.

En este contexto pueden existir contratos de trabajo sucesivos en dos casos:

1. Un contrato a término fijo que se renueva.
2. Se termina un contrato y se firma otro diferente.

En el primer caso en realidad existe un solo contrato, por lo tanto no se puede hacer una liquidación definitiva de las cesantías cuando se renueva el contrato, puesto que se trata de una sola relación jurídica.

En consecuencia, las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y se consignan en el fondo. En estos casos el empleador nunca debe entregar las cesantías al trabajador.

En el segundo caso, cuando se liquida un contrato de trabajo y se firma otro nuevo, podría considerarse que procede la liquidación definitiva de las cesantías al terminar cada contrato, pero si existe continuidad laboral, es decir que en términos reales el vínculo sigue sin interrupción, nuestra recomendación es no entregarle las cesantías al trabajador, sino consignarlas en el fondo.

Un juez laboral perfectamente puede sentenciar que no hubo varios contratos sino uno sólo, y al ser uno solo las cesantías que se hayan entregado al trabajador cada vez que se liquidaba el contrato podrían ser discutibles, y ya se sabe que cuando la entrega directa de las cesantías al trabajador es ilegal, el empleador las pierde y tiene que volverlas a pagar, así que se pueden liquidar, pero consignarlas al fondo y que luego el trabajador las retire.

Pero sucede que el fondo le entregará las cesantías al trabajador sólo si el empleador le envía una carta de autorización acompañada de la prueba de la terminación del contrato, pero si el trabajador sigue vinculado con la empresa, y siempre lo estuvo en todo momento.

¿Cuánto son las cesantías de un año con salario mínimo?

Las cesantías son un mes de salario por cada año, y si se tiene el salario mínimo, entonces las cesantías de un año corresponden a un salario mínimo, más el equivalente de transporte, puesto que el auxilio de transporte hacer parte de la base para liquidar las cesantías.

Así, para el 2024, las cesantías de un año equivalen $1. 462.000 ya que el salario mínimo es de 1.300.000 y el auxilio de transporte es de $162.000.

Para comprobarlo tomamos $1.462.000, lo multiplicamos por 8.33%, y luego por 12, lo que nos da nuevamente $1.462.000.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.