¿Cuándo se debe pagar el salario? Plazo para pagar la nómina

El salario se paga al vencer cada periodo de pago pactado, que no puede ser mayor de un mes, y en la fecha que fije el contrato o el reglamento de trabajo, según el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo. No existe una norma que conceda al empleador cinco días hábiles adicionales para pagar. ¿Qué dice la ley sobre el periodo y la fecha de pago, qué se paga en diciembre y qué puede hacer el trabajador si le pagan tarde?

Periodo de pago del salario.

El periodo de pago es el intervalo de tiempo que remunera cada pago: un día, una semana, una quincena o un mes. Lo pactan las partes al firmar el contrato, con los límites del artículo 134:

«1. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos, en moneda legal. El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes. 2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han causado, o a más tardar con el salario del período siguiente.»

De la norma se desprenden tres reglas. El salario se paga por periodos vencidos, es decir, después de trabajados. El periodo no puede superar la semana si el salario es por días, ni el mes si es por meses. Y las horas extras y el recargo nocturno pueden pagarse con el salario del periodo siguiente, lo que no se extiende al trabajo en domingos y festivos ni a las comisiones.

Fecha de pago del salario.

El periodo de pago no es lo mismo que la fecha de pago. Se puede pactar un periodo mensual con pago el último día del mes, el primer día hábil del mes siguiente o dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente. Todas esas fórmulas son válidas si están pactadas.

Lo que no existe es un plazo legal adicional. Si el contrato dice que la quincena se paga el 15 y el último día del mes, el empleador debe pagar esos días, y no cinco días hábiles después, a menos que así se haya acordado.

Si la fecha cae en domingo o festivo, de acuerdo con nuestro criterio lo razonable es pagar el día hábil anterior; pagar el siguiente puede considerarse un retraso si el contrato no lo prevé.

Pago de la nómina en diciembre.

Diciembre tiene dos pagos con reglas distintas:

• La prima de servicios del segundo semestre debe pagarse a más tardar el 20 de diciembre, según el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo. Lo explicamos en cuándo se paga la prima de servicios.
• El salario de diciembre se paga en la fecha ordinaria pactada, por lo general el 15 y el 30 o 31. La ley no obliga a adelantarlo junto con la prima.

Muchas empresas pagan el salario completo de diciembre junto con la prima antes de las fiestas, o antes de las vacaciones colectivas, pero es una decisión del empleador. Lo mismo ocurre con las vacaciones: pueden pagarse al iniciarlas o en la fecha ordinaria de nómina, como explicamos en cómo se pagan las vacaciones.

Cambio del periodo de pago.

El periodo de pago es una condición del contrato, de modo que cambiarlo, por ejemplo de quincenal a mensual, requiere el acuerdo del trabajador. El empleador no puede hacerlo unilateralmente, y menos si el cambio perjudica al trabajador.

Qué pasa si el empleador paga tarde.

El Código Sustantivo del Trabajo no fija una sanción económica automática por pagar el salario tarde mientras el contrato está vigente. Pero el retraso tiene consecuencias:

• Queja ante el Ministerio del Trabajo, que puede investigar y multar al empleador por incumplir la obligación de pagar el salario en la fecha pactada.
• Renuncia con justa causa. El numeral 6 del literal B del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo permite al trabajador terminar el contrato por «el incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de sus obligaciones convencionales o legales». Si el retraso es reiterado y relevante, el trabajador puede renunciar alegando esa causal y reclamar la indemnización, como explicamos en despido indirecto.
• Indemnización moratoria si, al terminar el contrato, el empleador no paga los salarios y prestaciones adeudados, conforme al artículo 65 del mismo código.

Un retraso esporádico de uno o dos días difícilmente configura la justa causa. El incumplimiento debe ser sistemático, es decir, volverse la regla y no la excepción.

Pago de la seguridad social y los parafiscales.

Los aportes a seguridad social y parafiscales no se pagan en la fecha de la nómina sino en la que corresponda al empleador según los dos últimos dígitos de su NIT, dentro del mes siguiente. Pagarlos tarde genera intereses moratorios. Las fechas están en fechas de pago de la seguridad social.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.