Historia laboral de Colpensiones: qué es, cómo consultarla y qué hacer si tiene errores

La historia laboral de Colpensiones es el reporte de todas las cotizaciones que el afiliado ha hecho al sistema de pensiones: cada periodo cotizado, el aportante que lo pagó, el salario o IBC reportado, los días cotizados y las observaciones sobre cada pago. De ella salen las semanas que exige la pensión y los salarios con los que se calcula el IBL, de modo que es el punto de partida para liquidar la pensión y conviene revisarla con años de anticipación. ¿Cómo se consulta, cómo se lee, qué significan sus anotaciones y cómo se corrigen los errores?

¿Qué contiene la historia laboral?

La historia laboral, que Colpensiones también llama reporte de semanas cotizadas, contiene el registro completo y cronológico de los salarios reportados, los días cotizados en cada periodo, la fecha en que se hizo cada aporte y su valor.

Cada periodo cotizado corresponde a un mes o a una fracción de mes, excepto en las cotizaciones anteriores a 1995, que se reportan por periodos de varios meses.

Y, lo más importante, la historia laboral contiene el número total de semanas cotizadas, que define si el afiliado cumple ese requisito para obtener la pensión. Los fondos privados expiden un reporte equivalente para sus afiliados.

Cómo consultar la historia laboral de Colpensiones.

El afiliado tiene dos opciones para consultar su historia laboral: el portal transaccional de Colpensiones o un punto de atención presencial. Conviene hacerlo con años de anticipación a la edad de pensión, porque corregir un error puede tardar meses y a veces exige reclamar a empleadores que ya no existen.

Consulta en línea paso a paso.

La opción más sencilla y rápida es la consulta de la historia laboral en la zona transaccional de Colpensiones.

Al ingresar, seleccione el tipo de documento e ingrese el número. Luego dé clic en «Continuar»: el sistema le mostrará parte del correo electrónico al que enviará la historia laboral en PDF. Si el correo es correcto, dé clic nuevamente en «Continuar», y en un minuto o menos la recibirá. Si no llega, revise la carpeta de correo no deseado.

Para usar la zona transaccional debe estar registrado en el sitio web de Colpensiones. Si no lo está, puede registrarse en la sede electrónica de Colpensiones, con un correo electrónico al que tenga acceso, porque toda la información le será enviada allí.

Consulta presencial en los puntos de atención.

Si no está registrado o prefiere no hacer el trámite por internet, puede dirigirse con su documento de identidad a cualquiera de los puntos de atención de Colpensiones y solicitar su historia laboral.

La consulta virtual es, sin duda, la mejor opción: se solicita desde el teléfono móvil, llega en minutos al correo y se puede pedir tantas veces como se quiera, sin costo.

Cómo descargar la historia laboral en PDF.

Cuando se solicita desde la zona transaccional, la historia laboral llega al correo electrónico en un archivo PDF, que se descarga y se guarda en el computador o en el teléfono.

¿Cuál es la contraseña de la historia laboral?

Es el número de documento del afiliado, completo, sin puntos, comas ni espacios.

Cómo quitar la contraseña del archivo PDF.

Existen herramientas en línea gratuitas que permiten desbloquear el archivo, como iLovePDF. Es un procedimiento legítimo, porque la contraseña es conocida: se trata de retirarla, no de averiguarla. También puede hacerse con un sencillo script en Python, que cualquier herramienta de inteligencia artificial puede escribir a pedido.

Cómo pasar la historia laboral a Excel.

Para proyectar la pensión, lo más práctico es llevar la historia laboral a Excel, donde se pueden sumar los días cotizados, indexar los salarios y hallar los promedios, es decir, todas las operaciones necesarias para calcular el IBL y la pensión.

Las mismas herramientas en línea, como iLovePDF, convierten el archivo a Excel, siempre que antes se haya desbloqueado. También puede hacerse con un script en Python, ejecutado en un editor gratuito como Visual Studio Code, que requiere instalar algunas librerías.

La ventaja de Python es que permite personalizar el resultado: convertir cada hoja del PDF en una hoja de Excel, acumular los periodos duplicados, calcular los días cotizados o los promedios. Basta pedirle a una herramienta de inteligencia artificial el código según el resultado que se quiera obtener.

Cómo leer e interpretar la historia laboral.

La historia laboral trae datos que no son relevantes para la pensión. Los que interesan son los que permiten identificar las semanas cotizadas y el IBC, que después se convierte en el IBL. Su estructura depende de la época de los aportes: los anteriores a 1995 y los que se hicieron a partir de 1995.

Pagos efectuados antes de 1995.

Corresponden a las cotizaciones hechas al ISS hasta diciembre de 1994. No se discriminan mes a mes, sino por periodos de varios meses e incluso de más de un año, lo que dificulta determinar el IBC mensual para indexarlo. La estructura es similar a la siguiente:

Cada columna significa lo siguiente:

Como estos periodos no están reportados mes a mes, Colpensiones los distribuye para obtener el salario de cada mes. Toma como salario de referencia la asignación básica mensual de la columna 31 y, con las fechas de los ciclos y los días reportados, reparte los días en cada mes calendario.

Para los meses completos, el salario mensual es el valor reportado en la columna 31. Para los meses parciales, el IBC se calcula en proporción a los días:

IBC = (asignación básica mensual / 30) x días reportados.

Después, cada salario mensual se indexa con el IPC hasta la fecha de la pensión y se promedian los valores actualizados para obtener el IBL.

Pagos efectuados a partir de 1995.

Las cotizaciones pagadas desde 1995 están desglosadas mes a mes, lo que facilita los cálculos. La estructura es similar a la siguiente:

Cada columna significa lo siguiente:

Las columnas que importan para la pensión.

Para calcular la pensión, las columnas relevantes son el periodo, el IBC reportado, los días reportados y los días cotizados.

Las semanas que Colpensiones certifica se calculan con los días cotizados, que pueden coincidir o no con los reportados. Los días reportados son los que el aportante declaró en la planilla; los días cotizados, los que Colpensiones valida con el pago. Puede ocurrir que la planilla reporte 30 días y la columna de días cotizados muestre 0: Colpensiones no está convalidando ese mes y no lo tiene en cuenta en el total de semanas.

El IBC reportado es el salario que se indexa para construir el IBL. Cada salario se actualiza con el IPC y luego se promedian los de los últimos diez años y los de toda la vida laboral, como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre IBC e IBL.

Observaciones de la historia laboral y su significado.

La columna de observaciones es la que más dudas genera. Estas son las más frecuentes:

La observación «no vinculado trasladado RAI» indica que, en ese periodo, el afiliado estaba en el régimen de ahorro individual, es decir, en un fondo privado, aunque el aporte se pagó a Colpensiones. Ese aporte debe trasladarse al fondo al que pertenecía; si el afiliado regresó a Colpensiones, es el fondo privado el que debe devolver los recursos y las semanas. En caso de duda, conviene pedir también el reporte al fondo privado.

Inconsistencias en la historia laboral: cómo identificarlas y corregirlas.

Es normal que la historia laboral tenga inconsistencias, por errores u omisiones de Colpensiones, de la PILA, de un fondo privado o del empleador. Algunas son errores que deben corregirse y otras, anotaciones que tienen explicación.

Tipos de inconsistencias más frecuentes.

Las inconsistencias que más afectan la pensión son estas:

• Diferencia entre días reportados y cotizados. El empleador, la PILA o el fondo privado que traslada las cotizaciones reporta un número de días, pero Colpensiones convalida menos. Es común encontrar 30 días reportados y 0 cotizados.
• Periodos que no aparecen. Faltan periodos que sí se trabajaron y cotizaron.
• Inconsistencias en el IBC. El afiliado cotizó sobre un salario y aparece uno inferior, o incluso en cero.

Anotaciones que parecen quitar semanas.

Hay otras anotaciones que preocupan al afiliado pero que no necesariamente le hacen perder semanas:

• El empleador presenta deuda: el empleador no pagó ese periodo. La administradora debía cobrárselo, y la jurisprudencia ha dicho que la mora del empleador y la falta de cobro del fondo no pueden perjudicar al trabajador.
• Ciclos dobles: un mismo mes aparece pagado dos o tres veces y los meses siguientes aparecen sin pago. La Corte Suprema de Justicia entiende que los pagos repetidos corresponden a los meses siguientes.
• Periodos de menos de 30 días: el afiliado ingresó o se retiró a mitad de mes, o un pago tardío sin intereses se aplicó primero a los intereses, dejando incompleto el mes, práctica que las cortes han cuestionado porque traslada al afiliado la consecuencia de la mora del empleador.
• Cotizaciones simultáneas: con dos o más empleadores al mismo tiempo, o como empleado e independiente, los aportes se suman para la base de la pensión, pero no para las semanas. Un año trabajado con dos empleadores cuenta 51,43 semanas, no el doble.

Sobre los ciclos dobles, la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia dispuso en la sentencia SL552-2013:

«al no poderse identificar con precisión el ciclo cotizado, la solución más acertada y ajustada a las normas y fines de la seguridad social, es entender que los pagos dobles o triples del afiliado en un mismo mes, corresponden al pago anticipado de meses siguientes, en los que no se registra el pago del aporte.»

Es decir que el afiliado no pierde esas semanas: los pagos repetidos se imputan a los meses que aparecen vacíos, y así debe pedirse en la solicitud de corrección.

Qué hacer si faltan periodos o aportes.

Cuando faltan periodos, el afiliado debe buscar las planillas o recibos de pago en los que consten los valores cotizados, confrontarlos con la historia laboral y pedir la corrección. Si tiene las planillas, el problema suele ser un error de registro que Colpensiones debe corregir.

Si no tiene las planillas, lo primero es establecer por qué falta el periodo, porque la solución depende de la causa:

• El empleador lo afilió pero no pagó. Es una mora, y la administradora tenía el deber de cobrarla según el artículo 24 de la ley 100 de 1993. Si no adelantó el cobro, debe responder por esas semanas, como explicamos en el artículo sobre qué pasa con los aportes a pensión que el empleador no paga.
• El empleador nunca lo afilió. El empleador debe pagar el cálculo actuarial de ese tiempo, y si se niega, hay que demandarlo. Las cotizaciones a pensión son imprescriptibles, de modo que pueden reclamarse aunque hayan pasado muchos años.
• El periodo no se trabajó o se trabajó sin obligación de cotizar. No hay nada que corregir, y esas semanas solo pueden completarse cotizando hacia el futuro. Lo explicamos en el capítulo ¿puedo pagar las semanas que me faltan?.

Recordemos que el cobro de los aportes en mora corresponde a la administradora de pensiones, no a la UGPP, que se limita a fiscalizar a los aportantes. El límite práctico es que el empleador exista: si la empresa se liquidó o la persona natural murió y su sucesión se cerró, no hay a quién reclamar el cálculo actuarial.

Cómo solicitar la corrección ante Colpensiones.

La corrección se solicita en el portal transaccional de Colpensiones, indicando los periodos por corregir y los valores correctos según los documentos que los soportan, o en las oficinas de Colpensiones, diligenciando el formulario previsto para ello. El trámite, en orden, es el siguiente:

1. Reúna las pruebas del tiempo trabajado y de lo cotizado: planillas, certificados laborales, colillas de pago o contratos.
2. Presente la solicitud de corrección, o un derecho de petición, indicando los periodos y los valores correctos, con las pruebas.
3. Si Colpensiones no responde en el plazo legal o se niega sin fundamento, acuda a la acción de tutela por violación del derecho de petición.
4. Si el problema es que el empleador no pagó, además de pedir que la administradora le cobre, reclame directamente al empleador.

Cuando un juez anula el traslado a un fondo privado, el fondo debe devolver a Colpensiones los aportes y las semanas. El tiempo que tarda depende del fondo y del trámite, y el afiliado puede exigirlo mediante derecho de petición.

Documentos necesarios para tramitar una corrección.

La prueba principal es la copia de las planillas en las que constan los aportes, con el periodo, los días y el IBC cotizado. Sin ella es difícil que Colpensiones corrija la historia laboral, porque no hay otro documento que pruebe el mes, los días y el salario cotizados. A falta de planillas, sirven los certificados laborales y las colillas de pago, que al menos acreditan el tiempo trabajado para exigir el pago al empleador.

Cuando Colpensiones cambia las semanas que ya había certificado.

Ocurre con frecuencia: el afiliado consulta su historia laboral, ve que ya tiene las semanas, solicita la pensión y Colpensiones se la niega porque, según un reporte posterior, tiene menos semanas de las que aparecían.

La Corte Constitucional abordó este caso en la sentencia T-343 de 2014. A un afiliado con 1.934 semanas en su reporte, Colpensiones le negó la pensión alegando que solo tenía 608, porque eliminó sin explicación los periodos cotizados entre 1969 y 1994. La Corte concluyó:

«Colpensiones lesionó la confianza del actor respecto de la veracidad de la información que ha proporcionado de su historia laboral. Por lo tanto, la entidad accionada defraudó las expectativas del accionante en relación a que este reporte, que acredita el cumplimiento de los requisitos para obtener el reconocimiento de la pensión de vejez, no sería modificada.»

La Corte ordenó reconocer la pensión con las semanas del reporte que el afiliado aportó, porque Colpensiones no demostró que fuera errado. De acuerdo con nuestro criterio, la regla que se desprende es que la administradora puede corregir la historia laboral, pero debe justificar el cambio y no puede trasladar al afiliado la carga de probar lo que ella misma certificó.

¿Qué se debe hacer? Conserve copia de cada historia laboral que descargue, con su fecha. Si le niegan la pensión por semanas que antes aparecían, presente los recursos de reposición y apelación contra la resolución, con esas copias, y si la entidad no responde o mantiene la negativa sin explicación, acuda a la tutela o a la demanda laboral.

Preguntas frecuentes sobre la historia laboral de Colpensiones.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.