Historia laboral de Colpensiones: qué es, cómo consultarla y qué hacer si tiene errores

La historia laboral de Colpensiones es, quizás, el documento más importante en el camino hacia la pensión de vejez, pues en él quedan registradas todas las cotizaciones realizadas al sistema pensional a lo largo de la vida laboral, y es la base para liquidar la pensión. Allí está la información que define el monto de la pensión.

¿Qué contiene la historia laboral?

La historia laboral contiene el registro completo y cronológico de los salarios reportados, los días cotizados en cada periodo, la fecha en que se realizó cada aporte, el monto del aporte, etc.

Cada periodo cotizado está representado por un mes o una fracción de mes, excepto en las cotizaciones anteriores a 1995, donde se reportan periodos de varios meses.

Y, lo más importante, la historia laboral contiene el número total de semanas cotizadas con las que cuenta el afiliado y define el cumplimiento de ese requisito necesario para obtener la pensión.

Cómo consultar la historia laboral de Colpensiones.

El afiliado cuenta con dos opciones para consultar su historia laboral de Colpensiones, desde el portal transaccional o acudiendo a un punto físico de atención.

Consulta en línea paso a paso (Zona Transaccional).

La opción más sencilla y más rápida de consultar la historia laboral es hacerlo desde la zona transaccional a la que se accede desde este enlace.

Al ingresar a la zona transacciones, seleccione el tipo de documento y luego ingrese el número de documento. Seguidamente, da clic en el botón «Continuar», donde el sistema le mostrará parte del correo electrónico al que se le enviará la historia laboral en PDF. Si el correo es correcto, le da clic en el botón «Continuar» y en un minuto o menos recibirá la historia laboral en su correo electrónico. Si no la recibe, revise la carpeta de spam o correo no deseado.

Para poder consultar la historia laboral desde la zona transacciones, debe estar registrado en la página web de Colpensiones. Si no lo está, regístrese desde este enlace. Asegúrese de suministrar un correo electrónico al que tenga acceso porque toda la información le será enviada allí.

Consulta presencial en los Puntos de Atención (PAC)

Si no está registrado en el sitio web de Colpensiones o no se siente cómodo con los trámites digitales, diríjase a cualquier punto de atención de Colpensiones y, con su documento de identidad, solicite su historia laboral.

En este enlace puede ubicar las sedes físicas de Colpensiones en las distintas ciudades del país.

La mejor opción es, sin duda, la virtual porque la solicita desde su teléfono móvil y la tiene en minutos en su correo electrónico, y la puede solicitar tantas veces como quiera sin costo.

Cómo descargar la historia laboral en PDF

Cuando se solicita la historia laboral desde la zona transaccional del sitio web de Colpensiones, es enviada al correo electrónico en formato PDF que se descarga y guarda en el computador o teléfono móvil.

¿Cuál es la contraseña de la historia laboral?

La contraseña de la historia laboral es el número de documento del afiliado. Se debe ingresar el número completo sin puntos, ni comas, y sin espacios.

Cómo quitar la contraseña del archivo PDF.

Existen varias herramientas en línea que permiten desbloquear el archivo PDF, y entre ellas está iLovePDF, que es gratuita.

Es un servicio completamente legal porque la contraseña es conocida y precisamente se debe suministrar para que sea retirada. No se trata de averiguar una contraseña, puesto que ya la conocemos al ser nuestra contraseña.

El proceso también se puede realizar con un sencillo script en Python que puede solicitar a la IA que se lo desarrolle, así que no hace falta reproducirlo aquí.

Cómo pasar la historia laboral a Excel.

Si queremos hacer cálculos para proyectar la pensión, lo más práctico es convertirla en Excel, donde se pueden sumar las cotizaciones, los días cotizados, se pueden hallar promedios y se pueden indexar los salarios. En otras palabras, se pueden ejecutar todas las acciones necesarias para calcular la pensión.

Para ello, también existen herramientas en línea gratuitas como iLovePDF, y para ello previamente debe haberse desbloqueado el archivo PDF.

También se puede hacer la conversión con un script en Python que se puede ejecutar con Visual Studio Code, que es una herramienta gratuita de Windows, pero requerirá instalar determinadas librerías y la IA le puede ayudar con eso.

La ventaja de utilizar Python para convertir el archivo PDF a Excel es que puede personalizar el resultado final. Puede programar que cada hoja PDF se convierta en una hoja de Excel, o que automáticamente acumule duplicados, calcule días cotizados o determine promedios, etc. ¿Cómo hacerlo? Solo debe solicitarle a cualquier IA que le programe el código según el resultado que usted quiera obtener.

Cómo leer e interpretar la historia laboral

La historia laboral tiene una serie de datos que no son relevantes y solo interesa aquellos que permiten identificar las semanas cotizadas y el IBC, que luego se transformará en el IBL.

La estructura de la historia laboral depende de la época en que se realizaron los aportes y son dos: anteriores a 1995 y a partir de 1995.

Pagos efectuados anteriores a 1995.

Corresponde a las cotizaciones realizadas hasta diciembre de 1994.

Estas se caracterizan porque las cotizaciones no se discriminan mes a mes, sino por períodos de varios meses e incluso de más de un año. Esto dificulta determinar el IBC mensual para su indexación.

La estructura es similar a la siguiente:

[27] Identificación Empleador	[28] Nombre o Razón Social	[29] Ciclo Desde	[30] Ciclo Hasta	[31] Asignación Básica Mensual	[32] Días Rep.	[33] Observación
0000	XXX	10/05/1991	31/10/1991	$ 79.290	175	Pago aplicado al periodo declarado
0000	XXX	01/11/1991	31/01/1992	$ 99.630	92	Pago aplicado al periodo declarado
0000	XXX	01/02/1992	30/06/1992	$ 123.210	151	Pago aplicado al periodo declarado

Cada concepto tiene el siguiente significado:

Número	Concepto
27	Identificación Empleador: para los períodos anteriores a 1995 corresponde al número patronal.
28	Nombre o razón social: nombre o razón social del aportante (empleador o trabajador independiente).
29	Ciclo Desde: corresponde a la fecha de inicio del período de cotización.
30	Ciclo Hasta: corresponde a la fecha final del período de cotización.
31	Asignación Básica Mensual: salario reportado por el aportante. Para las cotizaciones efectuadas hasta el 31 de diciembre de 1994, corresponde al último salario reportado.
32	Días Rep.: número de días trabajados y reportados por el aportante para el período registrado.
33	Observación: indica en qué situación o estado se encuentra su período de cotización reportado.

Para calcular la pensión en Colpensiones, los períodos anteriores a 1995 (época del ISS) no estaban reportados mes a mes, sino por ciclos. Por eso, Colpensiones distribuye técnicamente la información para obtener el salario mensual y calcular el IBL.

El valor de la columna [31] Asignación Básica Mensual se toma como salario de referencia. Luego, usando las fechas de Ciclo Desde [29], Ciclo Hasta [30] y los Días Rep. [32], el sistema reparte los días en cada mes calendario.

Para meses completos (30 días), el salario mensual corresponde al valor reportado en [31]. Para meses parciales, el IBC se calcula proporcionalmente:

IBC = (Asignación básica mensual / 30) x Días reportados.

Después, cada salario mensual se indexa con el IPC hasta la fecha de pensión y, finalmente, se promedian todos los valores actualizados para obtener el Ingreso Base de Liquidación (IBL).

Pagos efectuados a partir de 1995.

Las cotizaciones pagadas a partir de 1995 sí están desglosadas mes a mes, lo que facilita el proceso de cálculos. Su estructura es similar a la siguiente:

[34] Identificación Aportante	[35] Nombre o Razón Social	[36] RA	[37] Período	[38] Fecha De Pago	[39] Referencia de Pago	[40] IBC Reportado	[41] Cotización Pagada	[42] Cotización Mora o Sin Intereses	[43] Días Rep.	[44] Días Cot.	[45] Días Cot.	[46] Observación
0000	XXX	SI	202210	26/09/2022	86C20105028245	$ 3.200.000	$ 512.000	$ 0	30	30	30	Pagó como Trabajador Independiente
0000	XXX	SI	202211	26/10/2022	86C20108135931	$ 3.200.000	$ 512.000	$ 0	30	30	30	Pagó como Trabajador Independiente
0000	XXX	SI	202212	24/11/2022	86C20107182216	$ 3.200.000	$ 512.000	$ 0	30	30	30	Pagó como Trabajador Independiente

Aquí se identifica cada concepto de la historia laboral según el siguiente significado:

Número	Concepto
34	Identificación del aportante: número que identifica al empleador o trabajador independiente (NIT, Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, etc.).
35	Nombre o razón social: nombre o razón social del aportante (empleador o trabajador independiente).
36	RA: indica si existe un registro de afiliación o relación laboral.
37	Periodo: año y mes al que corresponde el periodo cotizado.
38	Fecha de pago: fecha en que fue realizado el aporte.
39	Referencia de pago: número de registro del pago realizado (Calcomanía, Sticker o referencia de pago PILA).
40	IBC Reportado: es el salario (Ingreso Base de Cotización) declarado por el empleador o trabajador independiente para el pago de la cotización.
41	Cotización: valor del aporte efectuado según el salario declarado en cada uno de los periodos.
42	Cotización mora sin intereses: es el dinero que el aportante adeuda por el periodo, sin incluir los intereses.
43	Novedad (Nov.): campo que indica con la letra “R” la novedad de Retiro reportada por el empleador.
44	Días reportados: número de días trabajados y reportados por el aportante en cada uno de los periodos.
45	Días cotizados: corresponde al número de días equivalentes al valor de la cotización pagada.
46	Observación: indica en qué situación o estado se encuentra su periodo de cotización reportado.

Interpretación de la historia laboral

Las columnas relevantes de la historia laboral son las siguientes:

• Periodo cotizado
• IBC Reportado
• Días reportados
• Días cotizados

Las semanas cotizadas que Colpensiones certifica se calculan con base en los días cotizados, que pueden coincidir con los días reportados o no.

Los días reportados son los que se reportan en las planillas de pago mensuales y los días cotizados son los que Colpensiones valida.

Puede suceder que la planilla reporte 30 días cotizados en un mes, pero en la columna de días cotizados puede haber 0, lo que significa que Colpensiones no los está convalidando y, por lo tanto, no los está teniendo en cuenta para calcular el total de semanas cotizadas.

El IBC reportado es el salario que se cotizó, el que se indexa para construir el IBL con el que se liquidará la pensión.

Cada salario cotizado se indexa y luego se promedia el total acumulado para determinar el promedio de toda la vida laboral y de los últimos 10 años cotizados.

Inconsistencias en la historia laboral: cómo identificarlas y corregirlas.

Es normal que en la historia laboral de Colpensiones existan inconsistencias que pueden ser consecuencia de algún error u omisión, ya sea de Colpensiones, de la Pila o del empleador.

Tipos de inconsistencias más frecuentes.

Las inconsistencias más frecuentes son las siguientes:

• Diferencia entre días reportados y cotizados. El empleador, la Pila o el fondo de pensiones privado que traslada cotizaciones reporta un número de días, pero Colpensiones convalida un número inferior. Es común encontrar 30 días reportados y 0 días cotizados.
• Períodos no reportados. El afiliado observa que faltan períodos no cotizados. Simplemente no aparecen en la historia laboral.
• Inconsistencias en el IBC. El afiliado cotiza sobre un salario y en la historia laboral aparece uno inferior o incluso aparece en 0.

Qué hacer si faltan períodos o aportes no aparecen.

Cuando no aparecen períodos no cotizados, el afiliado deberá buscar las copias de las planillas o recibos del pago de los aportes en los que consten los valores cotizados para confrontarlos con la historia laboral y luego solicitar a Colpensiones que corrija la historia laboral.

Si no tiene las planillas ni prueba del pago, debe confirmar con sus empleadores si las cotizaciones fueron realizadas o no. Si no fueron realizadas, puede exigir que se realicen. Recuerde que las cotizaciones a pensión son imprescriptibles, así que las puede reclamar en cualquier momento.

Cómo solicitar la corrección ante Colpensiones.

Desde el portal transaccional de Colpensiones se puede solicitar la corrección de la historia laboral indicando los períodos a corregir y los valores correctos según los documentos que los soporten.

La solicitud también se puede hacer en las oficinas físicas de Colpensiones, donde tendrá que diligenciar el formulario indicado para ello.

Documentos necesarios para tramitar una corrección.

Para tramitar una corrección se requiere copia de las planillas donde consten los aportes realizados. Debe indicarse el período y el IBC cotizado. Sin ese documento no es posible que Colpensiones corrija la historia laboral porque no existe otro en el que se pueda probar el mes cotizado, los días cotizados y el salario cotizado.

Preguntas frecuentes sobre la historia laboral de Colpensiones.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes de nuestros lectores.