Historia Laboral – Algunas pautas para entenderla fácilmente

Cuando el afiliado completa la edad y cree tener la densidad de semanas necesarias para acceder a la pensión de vejez, y por lo mismo se dispone a solicitar ese beneficio,  es común que acuda previamente a Colpensiones a solicitar su historia laboral -que no es otra cosa que un listado de las semanas cotizadas por el afiliado- a efectos de  anexársela a la solicitud y darle así mayor consistencia probatoria a su petición.  Y es en ese momento en el que muchos se llevan la  desagradable sorpresa de que según esos registros aún le faltan semanas por cotizar.

Cuando la historia laboral no refleja las expectativas del afiliado.

Entonces, el desconcertado ciudadano coge papel y lápiz y se dedica a tratar de descifrar ese galimatías que es el reporte de semanas. Allí puede encontrar un amplio menú de situaciones: períodos no pagados, períodos cotizados dobles, aportes a periodos de menos de 30 días, pagos aplicados a otros períodos, cotizaciones simultáneas, aportes por verificar, aportes de empleadores con los que nunca ha trabajado, aportes devueltos, etc., lo cual lo traslada de la perplejidad al pánico tras pensar que definitivamente su pensión se le embolató.

Pues bien,   en esos casos  lo conveniente es tranquilizarse y analizar cada una de esas situaciones. A continuación se entregan algunas pautas para descifrarla:

-Primero que todo debe tener en cuenta que con los períodos que aparecen con la novedad de “Empleador presenta deuda”  no hay ningún problema  y por lo mismo eso no debe suscitarle preocupaciones,  toda vez que es al Fondo de Pensiones a quien le corresponde efectuar el cobro correspondiente. En todo caso al trabajador no se le puede hacer responsable del incumplimiento del empleador y de la incuria del fondo. Sobre eso abunda jurisprudencia.

-En cuanto a los períodos cotizados doblemente tampoco hay lugar a preocupación, puesto que la jurisprudencia de la Sala de Casación laboral tiene adoctrinado que pagos dobles o triples corresponden a pagos anticipados. O sea, que si, por ejemplo, el mes de febrero aparece cotizado tres veces y no aparecen cotizados los meses de marzo y abril, debe entenderse que la segunda y tercera cotización de febrero corresponde a las de marzo y abril.  Así lo dijo la Sala en sentencia CSL SL, 552 – 2013, Rad. 43781.

«al no poderse identificar con precisión el ciclo cotizado, la solución más acertada y ajustada a las normas y fines de la seguridad social, es entender que los pagos dobles o triples del afiliado en un mismo mes, corresponden al pago anticipado de meses siguientes, en los que no se registra el pago del aporte.»

-Sobre lo pagos que suelen aparecer en el “Reporte de Semanas” como hechos por períodos de menos de 30 días, hay que decir que eso puede obedecer a que el ingreso del afiliado al sistema  se efectuó después del primer día del mes o el retiro se produjo antes del último. También puede deberse a que el  pago del aporte de uno o varios meses se hizo en forma tardía y no se liquidaron intereses moratorios, ante lo cual el ISS-Colpensiones toma los aportes subsiguientes y los aplica en primer lugar al pago de los intereses causados con la mora, y el excedente lo imputa al período o períodos  que el afiliado está cancelando, lo que da lugar a que al descompletarse el aporte del mes o de varios meses, en éstos aparezcan cotizados menos de los 30 días. Práctica esta que ha sido descalificada por las Cortes, pues significa que se le trasladan al afiliado  las consecuencias de la conducta ilegal del empleador que cancela tardíamente los aportes sin hacer lo propio con los respectivos intereses.

  • Respecto de las cotizaciones simultáneas se tiene que decir que cuando el trabajador labora a la vez en dos o más empresas, los aportes que pagan estos empleadores los suma el sistema y los mismos tienen efectos al momento de liquidar las prestaciones económicas (vale decir, el valor de las incapacidades, el valor de la pensión, etc.) pues incrementan el salario base de liquidación (IBL), pero no influyen para nada en el conteo de las semanas cotizadas. Eso quiere decir que si durante un año dos o tres empleadores cotizan al Sistema por cuenta de un trabajador, éste sólo acumula para pensión 51.43 semanas, y no el doble como algunos pudieran creer.
  • En lo que atañe a la novedad de “Aporte por verificar”, es menester dejar en claro que esa anotación se presenta con los períodos recientes a la expedición del Reporte de Semanas”. Me explico: si por ejemplo, hoy 12 de mayo, un afiliado baja de la página web de Colpensiones la historia laboral, es muy probable que en ésta aparezcan relacionados los pagos de marzo y abril con dicha anotación,  novedad que pronto será reemplazada por la de “pago aplicado al período”.
  • Finalmente, la novedad de “Aporte devuelto” que  aparece algunas veces en la Historia Laboral puede deberse básicamente a dos motivos: uno, que el cotizante esté afiliado a un fondo de pensiones privado y al empezar a laborar con un nuevo empleador o como trabajador independiente, reanude las cotizaciones cambiando de Fondo sin realizar previamente los trámites correspondientes. Por ejemplo, estuvo cotizando en Protección y ahora pasa a cotizar a Colpensiones.  También puede deberse a que la persona pertenece al régimen subsidiado,  y Prosperar (o Colombia Mayor) pagó cumplidamente los aportes que le correspondían, pero el trabajador dejó de pagar durante varios períodos la parte que estaba a cargo suyo, lo cual dio lugar a que la administradora de pensiones le devolviera a la administradora del Régimen Subsidiado los aportes cancelados por ésta.

Ahora abordemos la forma como está distribuida la información en la historia laboral, la cual se compone de dos cuadros. El primero de ellos  es un resumen del total de semanas cotizadas por el afiliado. Consta de nueve columnas  destinadas a: 1. Identificación del empleador, 2. Nombre del empleador, 3. Desde (Día, mes y año en que empieza el  ciclo cotizado), 4. Hasta (Día mes y año en que termina el ciclo),  5. Monto del último salario en el ciclo6. Semanas  cotizadas durante el ciclo, 7. Licencias  concedidas al trabajador durante el ciclo, 8. Cotizaciones simultáneas en el ciclo y 9. Total semanas válidas. Con la lectura del recuadro que aparece en la parte final de este primer cuadro el afiliado se informa de manera instantánea del número de semanas que tiene cotizadas según los registros de Colpensiones.

El segundo cuadro está conformado por trece columnas que recogen la siguiente información:

1. Identificación del empleador. - Número de identificación (Patronal, cédula de ciudadanía, Nit, Cédula de extranjería).

2. Nombre del empleador.- Nombre de la empresa o nombres y apellidos del empleador si se trata de persona natural, o nombres y apellidos del cotizante si cotiza como independiente.

3. R A (Relación aportante) Indaga si durante el ciclo de pago existe o no relación laboral con el empleador.

4. Ciclo.- Año y mes del ciclo cotizado.

5. Fecha de pago.-  Fecha en que se efectuó el pago del período cotizado.

6. Referencia de Pago. Anteriormente era el número del sticker que el banco le adhería a la planilla de autoliquidación, actualmente es el código de referencia que identifica el pago.

7. IBC reportado.- Monto del Ingreso Base de Cotización reportado por el aportante.

8. Cotización pagada.- Monto del pago efectuado por el aportante con base en el Ingreso Base de Cotización reportado en el ciclo. 

9. Cotización en mora sin intereses.- Suma de dinero que adeuda  el aportante del respectivo el ciclo, sin incluir intereses. 

10. Nov. (Novedades). Lugar en el que se anota la novedad de Retiro “R” reportada por el aportante.

11. Días reportados como cotizados.- Cantidad de días trabajados en el ciclo reportados por el aportante.

12 Días cotizados. Díascotizados o validados en la historia laboral del afiliado, con base en el pago efectuado por el aportante.

13 Observaciones. Lugar en el que se registran las anotaciones  relacionadas con el aporte. Las más comunes son las siguientes:

-Pago en proceso de verificación – Ciclo que aún  no ha sido acumulado

-Ciclo doble – La base de datos registra pagos dobles para un mismo período.

-Su empleador presenta deuda por no pago. El sistema no registra el pago.

-Deuda presunta, pago aplicado de períodos posteriores. No se ha repostado el pago del ciclo pero se contabiliza en la historia porque aparecen pagos de períodos posteriores.

-Pago aplicado a períodos anteriores. Se ha recibido el pago del ciclo pero se aplica a ciclos anteriores adeudados.

-Pago aplicado al período declarado. Se ha recibido el pago y se ha aplicado al período declarado.

-Pago vencido como trabajador independiente.- Como los trabajadores independientes debían pagar los aportes en forma anticipada, los pagos de períodos vencidos se registran aquí y no se aplican días a semanas cotizadas.

-Pagó como trabajador independiente. Pago declarado y aplicado como trabajador independiente.

-Pagó como colombiano en el exterior.- Pago recibido de un trabajador independiente residente en el exterior.

-Pagó como régimen subsidiado.- Pago hecho por afiliado al régimen subsidiado, el cual fue aplicado al período declarado.

-Deuda por no pago del subsidio por parte del Estado.- No se ha recibido de la administradora del régimen subsidiado el subsidio correspondiente.

-Nombres no concuerdan con Registraduría.- El nombre relacionado en el pago no corresponde al registrado en la base de datos.

- Pago recibido de Administradora de Fondos de Pensiones por traslado autorizado.- Como el afiliado se trasladó a Colpensiones, el aporte pagado al fondo fue direccionado a esta entidad.

-Pago recibido por sentencia judicial – Pago recibido como consecuencia de una sentencia judicial que lo dispuso.

-No vinculado trasladado al régimen de ahorro individual RAIS. – Fueron recibidos por Colpensiones pero el afiliado pertenece a un fondo privado.

-Corrección de pago aplicada.-La corrección fue hecha y el pago se aplicó al período inicialmente hecho.

-No vinculado, fallecido. Se recibió el pago pero corresponde a un afiliado fallecido y por tanto no se contabilizan las semanas del período.

-No vinculado por afiliación. Se recibió el pago pero el trabajador o figura en la base de datos como afiliado. Esas semanas no se computan.

-No vinculado por pensión.- El pago se recibió después de la fecha de  pensión de trabajador. Esas semanas no se tienen en cuenta en la historia laboral.

-No afiliado al régimen subsidiado.- pago efectuado aduciendo corresponder a beneficiario del régimen subsidiado, pero en los registros no aparece como tal.

-Valor del subsidio devuelto al Estado. La administradora del Régimen Subsidiado pagó lo que le correspondía, pero el afiliado no pagó la parte que estaba a su cargo, por eso el aporte le fue devuelto al Estado.

-Pago corregido.- El pago fue corregido.

-Ciclo en proceso de causación. Aportes efectuados para períodos posteriores al momento en que se consulta la historia laboral.

-Aporte devuelto por estar vinculado a una AFP.- El aporte fue recibido por Colpensiones pero el trabajador está afiliado a un fondo privado.

Guía Laboral 2023

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26 Opiniones
  1. Briggitte Dice:

    Hola … Agradezco si me pueden aclarar un dato enviado por Colpensiones a mi historia laboral. Dice: NO REGISTRA LA RELACION LABORAL EN AFILIACION PARA ESTE PAGO. Ademas PAGO EN PROCESO DE VERIFICACION. La columna de Dias cotizados esta en ceros, no hay ningun dato. En los ocho meses que trabaje en esta Empresa salen estos comentarios. Que debo hacer y que quiere decir eso. Gracias por su ayuda.

    Responder
    • ginosky Dice:

      Hola tambien me sale lo mismo, aun no se te suman esas semanas, a las semanas cotizadas?

      Responder
    • Julian Dice:

      Saludos, la Observación “No registra la relación laboral en afiliación para éste pago” es la misma “No vinculado por afiliación” lo que quiere decir que se recibió el pago pero el trabajador no figura en la base de datos como afiliado. Ésto se puede presentar porque el aportante presentó ante la administradora el formulario de afiliación pero éste no fue capturado; en éste caso solamente se debe presentar el formulario de afiliación que fue radicado en su momento con el respectivo sello de recibo. También se puede presentar porque el aportante no presentó en su momento el formulario de afiliación, no obstante efectuó pagos al Sistema de Pensiones a favor del trabajador, en éste caso solamente se debe presentar un nuevo Formulario de Afiliación con el Empleador para la actualización de la Afiliación. Ésta es la forma en la cual le pueden sumar las semanas que tienen dicha observación.

      Responder
      • cruz Dice:

        ES POSIBLE PRESENTAR EL CERTIFICADO DE AFILIACION DISPONIBLE EN LA PAGINA DE COLPENCIONEA

        Responder
    • Oliva Sierra Dice:

      Cordial saludo. Cuando se hace el Retiro Retractivo de empleada domestica en Colpensiones que implicaciones tiene para el empleador, la deuda presunta por esos periodos es perdonada .? Y que sucede con los pagos de periodos posteriores. En cuanto a los días cotizados en esos periodos. En mi caso sucedió que después de Retiro no reportado al seguro social en 1995, la empleada doméstica volvió a ser contratada y seguí pagando su seguridad social. Gracias por su respuesta.

      Responder
  2. ginosky Dice:

    Hola, Agradezco si me pueden aclarar un dato enviado por Colpensiones a mi historia laboral. Dice: NO REGISTRA LA RELACION LABORAL EN AFILIACION PARA ESTE PAGO, La columna de Dias cotizados esta en ceros, no hay ningun dato. y no me suman las semanas que cotice, Que debo hacer y que quiere decir eso. Gracias por su ayuda.

    Responder
    • Julian Dice:

      Saludos, la Observación “No registra la relación laboral en afiliación para éste pago” es la misma “No vinculado por afiliación” lo que quiere decir que se recibió el pago pero el trabajador no figura en la base de datos como afiliado. Ésto se puede presentar porque el aportante presentó ante la administradora el formulario de afiliación pero éste no fue capturado; en éste caso solamente se debe presentar el formulario de afiliación que fue radicado en su momento con el respectivo sello de recibo. También se puede presentar porque el aportante no presentó en su momento el formulario de afiliación, no obstante efectuó pagos al Sistema de Pensiones a favor del trabajador, en éste caso solamente se debe presentar un nuevo Formulario de Afiliación con el Empleador para la actualización de la Afiliación. Ésta es la forma en la cual le pueden sumar las semanas que tienen dicha observación.

      Responder
  3. Lina Dice:

    Hola, llevo mas de ocho años cotizando pensión y solo me refleja 6 años y como hago para que me devuelvan mis otros años fatal.

    Responder
  4. Diego Dice:

    Hola, han sabido algo respecto a esto? saben qué significa y cómo solucionarlo

    Responder
  5. Maria Isabel Dice:

    Hola,
    En mi historial pensional me aparece en: SEMANAS OTROS FONDE DE PENSION , los aportes a otros fondos hacen parte de tu cuenta individual de mi fondo. Por favor me pueden indicar ¿ esto a qué hace referencia ?o ¿ Cómo hago para saber si este saldo ya esta calculado dentro del saldo total acumulado ?

    Responder
  6. Diana Dice:

    hola, en mi historia pensional aparece Nombres no concuerdan con Registraduría, como puedo solucionar esta inconsistencia.

    Responder
  7. simon Dice:

    que pasa con los saldos no vinculados al traslado RAI

    Responder
  8. Angela V Dice:

    Gracias por su trabajo. Tengo las siguientes inquietudes que refleja mi historia laboral:
    1. Aporte devuelto, a quine o debo reclamar ante un fondo por esto?
    2.Valor devuelto al régimen de ahorro individual. Si ya realicé el procedimiento y se encontraba en un fondo de rezago no se registró?, que debo hacer?
    Reitero mi agradecimiento por su orientación. Quedo atenta.

    Responder
  9. johnny contreras sierra Dice:

    cordial saludo.

    la presente es para la siguiente consulta trabaje en una empresa en la siguiente fecha, 21/05/1998 hasta el 8/11/1999 evidencio en la historia laboran de ese tiempo que aparecen las referencias de los pago realizados, en algunas no me aparecen semanas cotizadas y en observación dice ( No Vinculado Trasladado RAI )
    que pudo haber pasado o que puedo hacer para que aparezcan esas semanas en la historia laborar.
    gracias

    Responder
    • William Dice:

      Pudiste solucionar este problema? estoy pasando por algo similar.

      Responder
  10. Ivan C Dice:

    Gracias por la información.

    Estoy vinculado a una empresa y realizo algunas actividades como independiente, en la historia laboral en los aportes que he realizado como independiente sale el siguiente mensaje: No registra la relación laboral en afiliación para este pago.

    Es necesario afiliarme como independiente, si ya estoy afiliado como dependiente.
    Si no me afilio en el momento de la pensión se sumarian los aportes como independiente y como dependiente.

    Gracias

    Responder
  11. Miguel Dice:

    En mi historia laboral aparece estas observaciones
    -No vinculado trasladado al régimen de ahorro individual RAIS. – Fueron recibidos por Colpensiones pero el afiliado pertenece a un fondo privado.

    Aporte devuelto por estar vinculado a una AFP.- El aporte fue recibido por Colpensiones pero el trabajador está afiliado a un fondo privado.

    COLFONDOS CERTIFICA QUE REALIZO LA DEVOLUCION DE LOS APORTES EL 15 DE MAYO DE 2020 a COLPENSIONES, pero estos registran las semanas en cero, solicite la correcion de la historia laboral, COLPENSIONES me informa que debo acudir a COLFONDOS
    Que debo hacer
    Gracias

    Responder
  12. ANA Dice:

    BUENOS DÍAS.. ME PODRIAN POR FAVOR COLABORAR INDICANDO QUE PUEDO HACER EN EL CASO DE LA OBSERVACIÓN ” VALOR DEL SUBSIDIO DEVUELTO AL ESTADO POR DECRETO 3771? PARA RECUPERAR ESTAS SEMANAS QUE LE DEVOLVIERON AL ESTADO PORQUE NO PUEDE REALIZAR MI PAGO?
    Y TAMBIÉN INDICANDO COMO PUEDO HACER PARA REALIZAR EL COBRO DE LAS SEMANAS QUE TENGO COTIZADAS EN MI HISTORIA LABORAL TENIENDO EN CUENTA QUE YA TENGO 64 AÑOS Y NUNCA SE ME FACILITÓ SEGUIR COTIZANDO PARA PODER PENSIONARME

    Responder
  13. NANCY Dice:

    Buenos dias, quisiera saber como proceder cuando mi historia laboral presenta varios meses la inconsistencia No vinculado traslado rai al siguiente mes dice deuda presunta y luego aporte devuelto esto se presenta en algunos meses en forma discontinua, no en todos, todo esto con un mismo empleador

    Responder
  14. Jorge Dice:

    Hola, me podrian aclarar lo siguiente, si yo pago mediante una planilla tipo M periodos vencidos antes de 2014 en pensión, me van a sumar estas semanas al historial laboral? gracias

    Responder
  15. Yolanda Dice:

    Buenos días, quisiera saber si alguien me puede orientar en mi historial laboral hay unos periodos que no están cotizados, revisando salen estos periodos como “No vinculado traslado RAI, Aporte devuelto”; alguien me podría indicar esto que quiere decir, donde están las semanas q cotice???

    Muchas gracias.

    Responder
  16. AYDEE NOVOA Dice:

    Buenos días: cuando dice no viculado traslado al RAI, que se debe hacer para que pasen esos pagos a Colpensiones, es de un trabajador de la empresa

    Responder
  17. FLOR LVA AMADO Dice:

    EN MI HISTORIA LABORAL APAECE EN OBSERVACION ” VALOR DEVUELTO DEL REGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL POR PAGO AL FONDO ” ESTO QUE QUIERE DECIR, ADEMAS APARESE N RELACION LAVORAL ” NO ” ESTO ME SUCEDE CON VARIOS DE LOS OPERADORES DE LOS QUE TRABAJE DESDE EL 2017 . GRACIAS

    Responder
  18. Carolina Dice:

    Buenos días, En mi historia laboral hay varias observaciones donde menciona “pago aplicado a periodos anteriores” pasé petición a colpensiones y me dicen que van a verificar con el empleador para que pague lo adeudado. Sin embargo no me reportan días cotizados y yo si trabajé en ese momento. Que se puede hacer al respecto? en una empresa liquidada.

    Responder
  19. Camila Salazar Jaramillo Dice:

    Buenas noches. Por salida de fondo privado (fallo de nulidad a favor), cuánto se demora el pasar las semanas y dinero a Colpensiones?

    Responder
  20. Clara Inés Pamplona Dice:

    Buenos días, En mi historia laboral aparecen periodos con la observación “Pago en proceso de verificación”, sin embargo esas anotaciones no aparecían hace 3 meses. Y el tema es que ahora las semanas de esos periodos no suman en el computo total de semanas. Pero yo estaba trabajando como empleada dependiente en ese tiempo y ya no tengo forma de contactar a mi empleador de hace 10 años.
    La pregunta es ¿Es legal que no me computen semanas que están en proceso de verificación por x o y razón?

    Responder
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