Prescripción de las cuotas de administración: plazos, interrupción y cómo alegarla

Las cuotas de administración que la copropiedad no cobra a tiempo pueden prescribir. Según el artículo 2536 del Código Civil, la acción ejecutiva prescribe en cinco años y la ordinaria en diez, y cada cuota empieza a prescribir desde que se hizo exigible. ¿Qué pasa cuando han transcurrido esos cinco años, qué interrumpe la prescripción y cómo la alega el copropietario?

Qué es la prescripción de las cuotas de administración.

La prescripción extintiva es la forma en que la ley extingue el derecho del acreedor a cobrar judicialmente una deuda cuando no lo ejerce durante cierto tiempo. Su fundamento es la seguridad jurídica: nadie puede quedar expuesto indefinidamente a un cobro.

Las cuotas de administración son obligaciones civiles, porque la copropiedad es una persona jurídica civil sin ánimo de lucro. Por eso no se les aplican plazos especiales, sino las reglas generales del Código Civil.

Los plazos: cinco años para el ejecutivo y diez en total.

El artículo 2536 del Código Civil, modificado por el artículo 8 de la ley 791 de 2002, dispone:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10). La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco (5) años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco (5).»

Como la copropiedad cobra las cuotas mediante el proceso ejecutivo, con el certificado del administrador como título según el artículo 48 de la ley 675 de 2001, el plazo relevante es el de cinco años.

Pero la norma tiene una segunda parte que suele olvidarse. Vencidos los cinco años de la acción ejecutiva, la deuda no desaparece: la acción se convierte en ordinaria y dura otros cinco años. De acuerdo con nuestro criterio, en ese periodo la copropiedad ya no puede iniciar un ejecutivo con el certificado del administrador, pero sí un proceso declarativo para que el juez la condene a pagar. Solo después de diez años contados desde la exigibilidad la deuda queda completamente prescrita.

Cada cuota prescribe por separado.

Las cuotas de administración son obligaciones periódicas, y cada una se hace exigible en su fecha de vencimiento. Por eso la prescripción no corre desde la primera cuota en mora para toda la deuda, sino cuota por cuota.

Ejemplo. Supongamos que un propietario dejó de pagar desde el 1 de marzo de 2020 una cuota mensual de $300.000, que vence el último día de cada mes, y que la copropiedad presenta la demanda ejecutiva el 15 de abril de 2026, sin haber interrumpido antes la prescripción. Las cuotas vencidas hasta el 31 de marzo de 2021, que suman $3.900.000 (13 cuotas), ya tienen más de cinco años y el deudor puede alegar su prescripción en el ejecutivo. Las cuotas vencidas desde el 30 de abril de 2021 siguen siendo exigibles por la vía ejecutiva.

Los intereses y las multas.

Los intereses de mora siguen la suerte de la cuota que los genera, porque la obligación accesoria prescribe junto con la principal, según el artículo 2537 del Código Civil. Si prescribe la cuota de marzo de 2020, prescriben también sus intereses.

Las multas impuestas por la copropiedad prescriben igualmente en cinco años por la vía ejecutiva, contados desde que quedaron en firme. Cómo se liquidan los intereses lo explicamos en el artículo sobre los intereses moratorios en la propiedad horizontal.

La prescripción no opera sola: hay que alegarla.

Una deuda prescrita no se borra automáticamente de la contabilidad ni del estado de cuenta. El artículo 2513 del Código Civil dispone que quien quiera aprovecharse de la prescripción debe alegarla, y que el juez no puede declararla de oficio.

Eso tiene dos consecuencias prácticas:

• Mientras un juez no declare la prescripción, la deuda sigue figurando en el estado de cuenta del propietario, y la copropiedad puede seguir cobrándola extrajudicialmente.
• Si el propietario es demandado y no propone la excepción de prescripción, el juez ordenará pagar también las cuotas prescritas.

Por eso, para el propietario, la prescripción es una defensa que debe usar activamente, y para la copropiedad, una amenaza que solo se materializa si el deudor la propone.

Cómo se alega.

El propietario tiene dos caminos. El primero y más frecuente es proponerla como excepción dentro del proceso ejecutivo que inicie la copropiedad, en el plazo para contestar la demanda.

El segundo es pedirla por vía de acción, mediante un proceso declarativo en el que el propietario solicita al juez que declare prescritas las cuotas, lo que permite la modificación de 2002 del artículo 2513. El procedimiento lo explicamos en el artículo sobre cómo solicitar la prescripción de una deuda.

Qué interrumpe la prescripción.

La interrupción hace que el tiempo transcurrido se pierda y el término empiece a contarse de nuevo. El artículo 2539 del Código Civil distingue dos formas:

«Se interrumpe naturalmente por el hecho de reconocer el deudor la obligación, ya expresa, ya tácitamente. Se interrumpe civilmente por la demanda judicial; salvo los casos enumerados en el artículo 2524.»

En la práctica de la propiedad horizontal, la prescripción se interrumpe en estos casos:

1. Cuando el deudor reconoce la deuda, por ejemplo, al firmar un acuerdo de pago, al pedir plazo o al hacer un abono imputado a las cuotas en mora.
2. Cuando la copropiedad presenta la demanda, siempre que el mandamiento de pago se notifique al deudor dentro del año siguiente a la notificación al demandante, según el artículo 94 del Código General del Proceso.
3. Cuando la copropiedad requiere por escrito al deudor, lo que el mismo artículo 94 permite hacer una sola vez.

El tercer punto es una herramienta valiosa para el administrador: un requerimiento escrito, enviado de forma que quede prueba de su recibo, reinicia el término de prescripción sin necesidad de demandar. Pero solo sirve una vez; los requerimientos posteriores no vuelven a interrumpir.

La renuncia a la prescripción.

La prescripción solo puede renunciarse después de cumplida, expresa o tácitamente, según el artículo 2514 del Código Civil. Hay renuncia tácita cuando el deudor reconoce la deuda prescrita, por ejemplo, al pagar intereses o pedir plazo.

Por eso, si el propietario paga voluntariamente una cuota prescrita, no puede pedir después que se le devuelva. La deuda prescrita se convierte en una obligación natural, que no puede exigirse judicialmente pero autoriza a retener lo pagado, según el artículo 1527 del Código Civil.

Qué debe hacer la copropiedad para no perder la cartera.

La prescripción es la excepción que más cartera hace perder a las copropiedades. Para evitarlo, recomendamos al administrador:

1. Revisar cada mes la antigüedad de la cartera y marcar las cuotas que se acercan a los cinco años.
2. Enviar el requerimiento escrito de cobro, con prueba de entrega, antes de que se cumpla el término, recordando que solo interrumpe una vez.
3. Promover acuerdos de pago firmados por el deudor, que reconocen la deuda e interrumpen la prescripción.
4. Iniciar el cobro ejecutivo sin esperar autorización de la asamblea, que no necesita según el numeral 8 del artículo 51 de la ley 675 de 2001.
5. Informar al consejo y a la asamblea el estado de la cartera y las cuotas en riesgo de prescribir.

De acuerdo con nuestro criterio, el administrador que deja prescribir la cartera por no cobrarla oportunamente puede responder por los perjuicios, porque el artículo 50 de la ley 675 de 2001 presume su culpa leve cuando incumple sus funciones. El cobro y el embargo los explicamos en el artículo sobre el embargo del copropietario por la propiedad horizontal.

El registro contable de la cartera prescrita.

Que una deuda haya prescrito no significa que deba borrarse de inmediato. La copropiedad debe evaluar si la cartera ha perdido valor y reconocer el deterioro, y solo darla de baja cuando no espere recuperarla, con la aprobación del órgano competente. El tratamiento contable está en el artículo sobre la contabilidad en la propiedad horizontal.

Prescripción, venta del inmueble y paz y salvo.

El comprador de un inmueble responde solidariamente por las expensas comunes que deba el vendedor, según el artículo 29 de la ley 675 de 2001. Si es demandado, puede proponer la excepción de prescripción de las cuotas más antiguas, como explicamos en el artículo sobre la solidaridad del comprador por las deudas con la propiedad horizontal.

Mientras la prescripción no se declare, la deuda sigue figurando en el estado de cuenta. Por eso, de acuerdo con nuestro criterio, quien quiera vender y necesite el paz y salvo tiene dos opciones: pagar, renunciando a la prescripción, o pedir al juez que la declare.

Modelo de requerimiento escrito que interrumpe la prescripción.

Este modelo puede adaptarse para que la copropiedad interrumpa la prescripción, conforme al artículo 94 del Código General del Proceso:

Envíe el requerimiento por un medio que deje prueba de su recibo, como correo certificado o correo electrónico con acuse. Sin esa prueba, el requerimiento no servirá para demostrar la interrupción.

Estas son las dudas más comunes sobre la prescripción de las cuotas de administración.