¿Quien decide la fecha de las vacaciones?

Aunque el derecho a las vacaciones es del trabajador, la fecha en que se disfrutan la señala el empleador, tal como lo dispone el numeral 1 del artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, con la única obligación de avisar con quince días de anticipación y de no perjudicar la efectividad del descanso. ¿Significa eso que el trabajador no tiene nada que decir?

El empleador señala la época de las vacaciones.

La norma es clara en atribuir esa facultad al empleador:

«La época de vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.»

Dos cosas se desprenden del texto. La primera, que el empleador debe señalar la fecha a más tardar dentro del año siguiente a la causación del derecho, de modo que no puede dilatarla indefinidamente. La segunda, que puede otorgarlas de oficio, sin que el trabajador se las pida.

El límite lo pone la propia norma: la fecha no debe perjudicar la efectividad del descanso. Unas vacaciones fijadas en una época en que el trabajador no puede descansar realmente desnaturalizan el derecho.

En la práctica, lo sano es que la fecha se acuerde entre las partes. La ley le da la última palabra al empleador, pero no le prohíbe negociarla, y una empresa que impone las vacaciones sin escuchar al trabajador suele pagarlo en clima laboral.

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El aviso con quince días de anticipación.

El empleador no puede avisar al trabajador de un día para otro. El numeral 2 del artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo le impone un preaviso mínimo:

«El empleador tiene que dar a conocer con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá la vacaciones.»

Ese plazo existe para que el trabajador pueda organizar su vida personal y familiar alrededor del descanso, así que es de quince días calendario y no es renunciable por decisión unilateral del empleador.

La ley no exige una forma determinada para el aviso, de modo que puede darse verbalmente, por correo electrónico o por escrito; pero recomendamos hacerlo siempre por escrito, porque la carga de probar el aviso recae sobre el empleador.

Modelo de notificación de vacaciones al trabajador.

Este formato puede adaptarse y usarse directamente.

Esta comunicación, junto con la liquidación, debe archivarse en el registro especial de vacaciones que exige el numeral 3 del artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo.

La solicitud de vacaciones del trabajador.

Cumplido el año de servicios, el trabajador puede solicitar sus vacaciones cuando lo desee, e incluso puede pedirlas antes de causar el derecho, caso en el cual se hablaría de vacaciones anticipadas.

Ahora bien, solicitar no es lo mismo que obtener. La solicitud del trabajador no obliga al empleador a conceder las vacaciones en la fecha pedida; el empleador puede aceptarla, proponer otra fecha o negarla mientras esté dentro del año de gracia que le da la ley.

Modelo de carta de solicitud de vacaciones.

Si el empleador puede obligar al trabajador a tomar vacaciones.

Sí puede, y esta es probablemente la duda más frecuente sobre el tema.

Como es el empleador quien señala la época del descanso, el trabajador debe acatar la fecha que se le indique, siempre que se le haya avisado con los quince días de anticipación. Esa facultad deriva del poder de subordinación propio del contrato de trabajo.

Hay además una razón de fondo que suele pasarse por alto: el descanso anual no es solo un derecho del trabajador, es también una obligación del empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo, porque un trabajador agotado representa un riesgo mayor de accidente.

De acuerdo con nuestro criterio, lo irregular no es que el empleador obligue a tomar las vacaciones, sino que se niegue a otorgarlas o que las imponga de forma abusiva, por ejemplo notificándolas con tres días de anticipación o interrumpiéndolas sin causa justificada.

Si el empleador puede negar las vacaciones.

Puede negar la fecha solicitada, no el derecho. Mientras corra el año de gracia del artículo 187 puede aplazar el disfrute según las necesidades del servicio; vencido ese año, la negativa deja de tener respaldo legal y puede acarrearle consecuencias serias.

Vacaciones colectivas.

Muchas empresas cierran operaciones en una misma época del año y envían a todo el personal a vacaciones al mismo tiempo. Es una modalidad válida, en cuanto no es más que el ejercicio de la facultad del artículo 187 respecto de todos los trabajadores a la vez.

Dos advertencias, sin embargo. La primera, que el aviso de quince días también aplica a las vacaciones colectivas. La segunda, que los trabajadores que aún no han causado el derecho estarían tomando vacaciones anticipadas, lo que exige su consentimiento o, en su defecto, obliga a pagarles el tiempo como descanso remunerado sin descontarlo de vacaciones futuras.

Conviene además que la modalidad quede prevista en el reglamento interno de trabajo, que conforme al artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo debe contener las disposiciones relativas a las vacaciones remuneradas.

Notificación de vacaciones durante una incapacidad.

Nada impide notificar a un trabajador incapacitado que sus vacaciones iniciarán una vez termine la incapacidad, siempre que se respete el preaviso de quince días.

Lo que no procede es hacer coincidir las vacaciones con la incapacidad, porque son situaciones jurídicas distintas y de fines distintos: la incapacidad no es descanso, es una limitación para trabajar por razones de salud.

Por la misma lógica, si el trabajador se incapacita estando de vacaciones, opera la interrupción del artículo 188 del Código Sustantivo del Trabajo y conserva el derecho a reanudar los días pendientes.

Y si se otorgan vacaciones a un trabajador que ya está incapacitado, estas nacen suspendidas y no empiezan a correr hasta que la incapacidad termine, lo que hace poco práctica la decisión.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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