Obligados a llevar contabilidad

Inicio » Contabilidad. » (12 / 06 / 2010 )

Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante.

Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)

No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.

Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son comerciantes.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.

La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.

Libros de contabilidad.

Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:

Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
Otros: Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.

Libros de contabilidad vs Libros de comercio.

Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo. Sobre el respecto la jurisprudencia ha dicho:

“Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).

En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)

Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán”.

Soportes de contabilidad.

La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.

La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.

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81 Opiniones
  1. Carlos Melo dice:

    Buenos Dias Yo me dedico a la Ganadería, Tengo Ingreso de Dos Millones Mensuales, mi Pregunta es estoy Obligado a Llevar Contabilidad??
    ya que mire que hay un Decreto: de la Ley 1607 de 2012 indicó que los ganaderos se convertían a partir del 2013 en productores de bienes exentos del IVA obligados a llevar contabilidad para fines fiscales, ahora tendrán que decidir si también deberán o no presentar, por el 2013, el formato 1732 que fue definido en la Resolución DIAN 0060 de febrero de 2014.

    O esto es Solamente para los que pertenecen al Régimen Común.

  2. fadi marcela acuña dice:

    Buena tarde.

    me gustaría saber que libro llevar a una persona que es contratista de una empresa y la empresa lo ve como un proveedor de la misma, de igual manera teniendo en cuenta que es una persona natural pero pertenece al régimen común.

    Gracias.

  3. José Elbert Castañeda Durán dice:

    Les pregunto por las razones que tienen para hacer la siguiente afirmación: "No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad.

  4. José Elbert Castañeda Durán dice:

    Les pregunto: qué razones tienen para afirmar lo siguiente: "No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad."

    • Kim dice:

      Buen deda: Me encantareda irmtgnaree al grupo de mujeres autosustentables,podreda indicarme como hacerlo soy de la ciudad de Tapachula,Chiapas soy pasante de la carrera de LAET,y podreda serles fatil en relaciones humanas,comunicacif3n social,administrativos ,soy una mujer viuda con un hijo por sacar adelante, gracias por su atencif3n.

  5. NAYIBE ARDILA AYALA dice:

    buenas tardes:

    MI PREGUNTA ES LA SIGUIENTE UNA FUNDACION SIN ANIMO DE LUCRO RECIBE DONACIONES Y ESE DINERO LO ENTREGA PARA ESTUDIO HA PERSONAS NECESITADAS COMO SE CONTABILIZA ESOS DINEROS QUE GIRA LA FUNDACION PARA AYUDAS A PERSONAS QUE QUIEREN ESTUDIAR

    GRACIAS

    NAYIBE

  6. Juan David Millán dice:

    en el parrafo en que describe que es un comerciante dice que es el art 20 del código de comercio, no lo es, es en el articulo 10

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