Para efectos comerciales y fiscales es importante quiénes están obligados a llevar contabilidad, los libres que debe llevar y la forma en que debe llevarlos para evitar posibles sanciones.
- ¿Quiénes están obligado a llevar contabilidad?
- Obligados a llevar contabilidad de acuerdo a la ley comercial.
- Obligados a llevar contabilidad desde el punto de vista tributario
- Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
- Libros de contabilidad.
- Libros de contabilidad vs Libros de comercio.
- Soportes de contabilidad.
¿Quiénes están obligado a llevar contabilidad?
Todo comerciante está obligado a llevar contabilidad, sin embargo, algunas personas, a pesar de ser comerciantes, no tienen obligación de llevar contabilidad.
Toda empresa tiene la obligación de llevar contabilidad de acuerdo a las normas vigentes, ya sean NIIF para Pymes, NIF o NIIF plenas.
Sólo algunas personas naturales, a pesar de no ser comerciantes, no están obligadas a llevar contabilidad, como el caso de las que no son responsables del impuesto a las ventas.
Obligados a llevar contabilidad de acuerdo a la ley comercial.
Por regla general, todos los comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19:
“Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de manera que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si esa persona es o no comerciante.
El mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.
Cuando la ley habla de personas, debemos entender que se refiere a personas naturales o jurídicas (empresas)
Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles.
Las actividades mercantiles están claramente señaladas en el código de comercio en su artículo 20.
- La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos.
- La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos.
- El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
- La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
- La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
- El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos.
- Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos.
- El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras.
- La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
- Las empresas de seguros y la actividad aseguradora.
- Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados.
- Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes.
- Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes.
- Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios.
- Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones.
- Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
- Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.
- Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios.
- Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una persona natural o una persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante.
Obligados a llevar contabilidad desde el punto de vista tributario
Desde el punto vista del código de comercio, todo comerciante, sin excepción está obligado a llevar contabilidad, pero desde el punto de vista tributario tal obligación no les asiste a todos.
Siendo así, es oportuno decir que toda persona natural que pertenezca responsable del impuesto a las ventas está obligado a llevar contabilidad.
Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas (antiguo régimen simplificado), desde el punto de vista tributario no están obligadas a llevar contabilidad, aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.
No están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una profesión liberal aun cuando deban declarar renta.
Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.
La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.
El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria colombiana.
Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
Para sintetizar, las personas naturales obligada a llevar contabilidad son las que tienen calidad de comerciantes y además son responsables del impuesto a las ventas.
Desde el punto de vista del código de comercio, toda persona natural que sea comerciante debe llevar contabilidad.
Libros de contabilidad.
Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:
Libro Mayor y Balances
Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Libro de inventarios y balances
Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
Libro diario
Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
Libros auxiliares
No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
Otros libros de contabilidad
Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.
Libros de contabilidad vs Libros de comercio.
Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo.
Al respecto la jurisprudencia ha dicho:
«Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).
En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)
Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán»
Los libros de contabilidad están contenidos dentro de los libros de comercio, que son un universo superior, que comprende libros de actas, de socios, entre otros.
Soportes de contabilidad.
La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por sí mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.
La legislación tributaria colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.
junio 10th, 2019 a las 10:25 am
¿Los conceptos de Régimen común y régimen simplificado no desaparecieron en el IVA?
septiembre 23rd, 2019 a las 4:14 pm
Fue lo primero que pensé al leer el artículo.
septiembre 13th, 2021 a las 10:50 am
El Estatuto Tributario aún menciona los regímenes común y simplificado; sin embargo, este mismo estatuto hace la aclaración de que cada que se mencione al régimen común, se hace referencia al Responsable de IVA, y régimen simplificado, se hace referencia al No Responsable de IVA.
febrero 28th, 2020 a las 1:19 pm
Buen dia, para una persona natural régimen común que tiene como establecimiento de comercio una droguería y que sus ingresos en el 2019 $404.700.000 debe llevar contabilidad? Teniendo en cuenta que el método de facturación es POS.
Gracias
abril 25th, 2020 a las 4:06 pm
Buen día Gloria, si debe llevar contabilidad, puesto que es una de las obligaciones determinadas para el régimen común hoy en día denominado responsable de IVA según lo establecido por la ley 1943 de 2018, adicionalmente sus ingresos brutos en 2019 permiten definir que sigue siendo responsable de IVA para el año 2020.
mayo 6th, 2020 a las 4:23 pm
buenas tardes, si tengo una tienda de barrio, es pequeña y me registraron en camra de comercio con mis datos como persona natural y al crear el rut quede obligado a llevar contablidad como lo puedo hacer y de verdad si soy obligado???
septiembre 23rd, 2020 a las 2:17 pm
es opcional que la lleves, pero para efectos tributarios estas en el grupo de los no obligados por ser NO RESPONSABLE DE IVA, para efectos judiciales por ser comerciante si es recomendable pero recuerda que para efectos fiscales vuelvo y te reitero no estas obligada y tu contabilidad sera solo de caja (sin cuentas por cobrar, por pagar, provisiones) debes llevar solo un libro de control donde registres que te pagan y que pagas y el saldo de dinero diario.
julio 5th, 2020 a las 8:27 pm
Buenas noches, para una persona natural que tiene un negocio de expendio de carnes debería pertenecer al régimen común y según el producto sería responsable de IVA ??
septiembre 23rd, 2020 a las 2:20 pm
hola JANY
Las actividades se dividen en GRAVADAS – EXCLUIDAS Y EXENTAS
La venta solo de carnes es una actividad exenta es decir puedes estar en regimen de impuesto a las ventas (regimen comun) y solo declara con la ventaja de que los ivas que adquieras por compras o servicios en el ejercicio de tu actividad sean de facil reintegro devolucion o compensacion.
julio 10th, 2020 a las 3:08 pm
En este artículo, publicado en Sep 17 de 2019 se indica:
“Libros de contabilidad.
Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:”
Hay una imprecisión enorme en dicho artículo ya que los libros de contabilidad no requieren ser registrados en la cámara de comercio en vista a que el decreto ley 019 de 2012 eliminó dicha obligación.
septiembre 23rd, 2020 a las 2:23 pm
Correcto la ley anti tramites busco esto pero los libros como tal no han desaparecido solo esta formalidad , quedaron vigente para registro solo libros de registro accionistas- de actas de asamblea- todos relacionados con formalismos societarios
agosto 28th, 2020 a las 12:30 pm
Buenas tardes
Una Odontóloga Persona Natural que esta inscrita en cámara de comercio y que para el año 2019 esta obligada a presentar declaración de Renta por transacciones bancarias, estaría en la obligación de llevar contabilidad formal ??
septiembre 23rd, 2020 a las 2:26 pm
Hola las profesiones liberales (ODONTOLOGIA) no tienen la obligacion de levar contabilidad por ser un solo ser obligatorio para los que realizan actos mercantiles en este caso los comerciantes, Respecto a los de tus operaciones bancarias es un tema ya tributario este no esta relacionado con el deber de llevar contabilidad.
septiembre 25th, 2020 a las 11:04 am
Buenas una pregunta, yo realice el registro mercantil en camara de comercio de cartagena y cree un establecimiento de comercio, al crear el establecimiento de comercio me obligaban a elegir un grupo NIIF para continuar el proceso para el cual yo por recomendaciond e la camara de comercio elegi el Grupo III Microempresa. En realidad es de un negocio que apenas voy a comenzar y no esta generando ningún tipo de ingresos… siendo que me registre como perdsona natura y cree ese establecimiento de comercio con grupo NIIF III microempresa, estoy obligado a llevar contabilidad? Lo digo porque preguntando en la camara de comercio de Bogota, ellos me indican que para ese proceso ellos no piden que se asigne un grupo NIIF, cosa que si me solicitaron en la de Cartagena y me tiene un poco preocupado. Es un negocio donde el unico empleado soy yo.
noviembre 11th, 2020 a las 7:21 am
Buenos días, una persona natural responsable de IVA que según el rut esta obligada a llevar contabilidad, trabaja como contratista prestando servicios como técnico electricista, debe registrar algún libro ante cámara y comercio, y debe llevar contabilidad realmente.
febrero 2nd, 2021 a las 6:33 pm
buenas,una pregunta soy persona natural y cree una empresa ya llevo 3 meses en actividad pero me toco contratar personal para produccion tengo que cambiarme de regimen ??
julio 6th, 2021 a las 8:13 am
QUE IMPLICACION LEGAL O JUDICIAL TIENE UNA ENTIDAD O EMPRESA QUE NO LLEVE CONTABILIDAD?
agosto 13th, 2021 a las 4:34 pm
Si una persona natural, no comerciante se gana $2.000.millones de pesos en una Loteria, estaria obligado a llevar contabilidad? y presentar el formato 2517?
septiembre 7th, 2021 a las 3:48 pm
Soy trabajador independiente, persona natural No responsable del IVA. Mis ingresos son por comisiones. Declaro por transacciones bancarias no por ingresos. Estoy obligado a llevar libros de contabilidad? Gracias por su respuesta.
noviembre 3rd, 2021 a las 11:35 pm
Una persona natural, comerciante, no responsable de IVA, que factura electrónicamente de forma voluntaria, ¿está obligada a llevar contabilidad? Si no está obligada fiscalmente a llevar contabilidad, para registrar sus compras en el libro de ingresos y gastos diarios deben solicitar factura electrónica o hacer documentos soportes respectivamente?
febrero 7th, 2022 a las 4:04 pm
Buenas tardes, quisiera hacer una consulta, soy persona natural y tengo un camión en el que transportó mercancía, esta actividad me hace responsable de llevar contabilidad? según el art 20 de C Co. indica que son las empresas que se dedican a esta actividad pero yo no lo soy. muchas gracias.
agosto 22nd, 2022 a las 10:54 am
Buenos dias!Tengo una pregunta, las franquicias están obligadas a llevar contabilidad?
septiembre 9th, 2022 a las 12:46 pm
Buenas tarde una consulta, tengo un cliente que en su RUT tiene 05- Impto. renta y compl. régimen ordinar 22- Obligado a cumplir deberes formales a 48- Impuesto sobre las ventas – IVA y 52- Facturador electrónico pregunto esta persona esta obligada a llevar Contabilidad???????
febrero 9th, 2023 a las 3:05 pm
si esta obligado a llevar Contabilidad.
marzo 9th, 2023 a las 10:35 am
por favor que empresas deben tener contador publico