¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad en Colombia?

En Colombia están obligados a llevar contabilidad todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas, conforme al numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, de modo que la pregunta clave es quién es comerciante. Veamos quiénes lo son, quiénes no, qué ocurre con las personas naturales y qué consecuencias tiene no llevar contabilidad estando obligado.

La regla: todo comerciante debe llevar contabilidad.

El Código de Comercio impone la obligación de forma general. Señala el artículo 19:

«Es obligación de todo comerciante: (…) 3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.»

De modo que, para saber si alguien está obligado, el primer interrogante es si es comerciante. Y según el artículo 10 del mismo código, son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, sean personas naturales o jurídicas, como explicamos en el artículo sobre quiénes son comerciantes.

Dos elementos definen entonces al comerciante: que la actividad sea mercantil y que la ejerza profesionalmente, es decir, de forma habitual y no ocasional.

Qué actividades son mercantiles.

El artículo 20 del Código de Comercio enumera las actividades mercantiles, entre las cuales se destacan las siguientes:

• Comprar bienes para revenderlos, y su venta.
• Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes.
• Las empresas de transporte de personas o de cosas, de construcción, de seguros, de depósito y las editoriales y de propaganda.
• Las operaciones bancarias, de bolsa y de títulos valores, y dar habitualmente dinero en préstamo con interés.
• La compra, venta, arrendamiento y administración de establecimientos de comercio.
• El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras.

Nótese que muchas de las actividades se refieren a «empresas»: lo mercantil es la organización destinada a la actividad, no el acto aislado.

Quiénes no están obligados a llevar contabilidad.

El artículo 23 del Código de Comercio señala actividades que no son mercantiles, y por eso quienes solo se dedican a ellas no son comerciantes ni están obligados a llevar contabilidad:

• Los asalariados: quien trabaja bajo un contrato laboral no ejerce actividad mercantil.
• Quienes ejercen una profesión liberal: médicos, abogados, contadores, capacitadores u otros profesionales que prestan servicios inherentes a su profesión, aunque deban declarar renta.
• Los agricultores y ganaderos que enajenan directamente sus productos en estado natural; si los transforman mediante una empresa, sí quedan obligados.

El hecho de no estar obligado no impide llevar contabilidad; pero si se lleva y se quiere usar como prueba frente a terceros, incluida la Dian, debe llevarse con todos los requisitos legales.

Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.

La persona natural está obligada a llevar contabilidad cuando es comerciante, es decir, cuando ejerce profesionalmente una actividad mercantil, como el dueño de una tienda, un taller o un negocio de compraventa.

Históricamente se asoció la no obligación fiscal de llevar contabilidad con el antiguo régimen simplificado del IVA, hoy no responsables. De acuerdo con nuestro criterio, esa asociación no tiene sustento en la norma: el Estatuto Tributario no exime a la persona natural comerciante por no ser responsable del IVA, y la obligación depende de su calidad de comerciante, no de su responsabilidad en ese impuesto.

Tampoco existe un tope de ingresos o patrimonio a partir del cual surja la obligación: no la crea el monto, sino la actividad. Para los negocios pequeños existe la posibilidad de aplicar marcos simplificados, como explicamos en el artículo sobre la contabilidad simplificada.

En el RUT, la obligación se refleja con la responsabilidad 42, obligado a llevar contabilidad; pero el RUT refleja la obligación, no la crea: lo que la determina es la actividad que realmente se ejerce.

Casos frecuentes de nuestros lectores.

Las dudas más comunes se resuelven aplicando la regla de la actividad mercantil profesional:

• Transportador con su propio camión: el artículo 20 se refiere a las empresas de transporte; quien conduce y presta personalmente el servicio con su vehículo, sin organización empresarial, no estaría obligado.
• Propietario de vehículos afiliados a una empresa de transporte: de acuerdo con nuestro criterio, no estaría obligado, porque quien presta el servicio y ejerce la actividad mercantil es la empresa habilitada.
• Franquiciado: quien explota una franquicia ejerce una actividad mercantil y por regla general está obligado; el contrato de franquicia suele exigirlo además.
• Capacitador independiente: ejerce una profesión liberal, de modo que no está obligado, aunque un cliente le pida estados financieros.

Consecuencias de no llevar contabilidad estando obligado.

No llevar contabilidad, o llevarla de forma irregular, tiene tres consecuencias principales:

• No poder probar derechos en un litigio con terceros, pues la contabilidad en debida forma es prueba a favor de quien la lleva.
• En lo tributario, el riesgo de que se desconozcan costos y deducciones y la exposición a la sanción por libros de contabilidad por las irregularidades del artículo 654 del Estatuto Tributario.
• La pérdida del valor probatorio de los libros frente a la Dian, que según el artículo 772 del E.T. solo prueban a favor del contribuyente cuando se llevan en debida forma.

Recordemos además que los libros no prueban por sí solos: deben estar respaldados por soportes, y cuando los valores de los libros difieren de los de los soportes, prevalecen estos últimos, conforme al artículo 775 del Estatuto Tributario.

Qué libros debe llevar el obligado.

El obligado debe llevar los libros principales, que la práctica reconoce como el diario, el mayor y balances y el de inventarios y balances, más los auxiliares que necesite y, si es sociedad, los libros de actas y de registro de socios o accionistas.

Los libros de contabilidad ya no se registran en la cámara de comercio, y pueden llevarse y conservarse en medio electrónico. Lo desarrollamos en el artículo sobre los libros de contabilidad.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.