Documento soporte en no obligados a expedir factura electrónica

Cuando se adquieren bienes y servicios a personas o sujetos que no están obligados a expedir factura y que, por consiguiente, no expiden factura, si se quieren declarar esos pagos como costo, deducción o impuesto descontable en el IVA, el adquiriente debe expedir el documento soporte con los obligados a expedir factura, incluso si el adquiriente está obligado a facturar electrónicamente.

¿Qué pasa si el adquiriente no es facturador electrónico?

Lo anteriormente señalado es necesario incluso si el adquiriente no factura electrónicamente al no estar obligado o al no haber optado por ser facturador electrónico voluntario; en cualquier caso, debe expedir el documento soporte para poder declarar los costos y deducciones.

Ahora, el hecho de que se deba emitir el documento soporte no convierte a la persona en facturador electrónico, porque son obligaciones distintas.

La obligación de expedir factura electrónica no depende de que la persona deba o no expedir el documento soporte; no es un requisito que la norma establezca para ser facturador electrónico, de modo que la persona puede emitir su documento soporte sin que por ello tenga que convertirse en facturador electrónico.

Requisitos que deben cumplirse para emitir el documento soporte.

Cuando el documento soporte es emitido por una persona que está obligada a expedir factura electrónica, deberá expedir el documento soporte del mismo modo, electrónico, para lo cual deberá solicitar la resolución de autorización respectiva.

Si la persona no está obligada a expedir factura electrónica, puede emitir el documento soporte en físico (papel) según señala el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 y el artículo 1.5.2.2.2 de la resolución 227 de 2027 de la DIAN.

Dicha resolución permite a las personas que no son facturadoras electrónicas emitir el documento soporte electrónico, y una vez más, sin que por ello se conviertan en facturadores electrónicos, caso en el cual se debe solicitar la resolución de autorización de numeración.

En cuanto a los requisitos específicos que debe cumplir el documento electrónico, están señalados en el artículo 1.6.1.4.12 00227 de 2025.

En resumen, el documento soporte electrónico puede ser emitido por una persona que no es facturador electrónico sin que se convierta en uno.