Cada valor que se lleve a la declaración de renta debe tener un soporte idóneo, porque en una fiscalización el valor no soportado se rechaza y se convierte en mayor impuesto más sanción. El punto de partida es el reporte de información exógena, que orienta sobre lo que los terceros informaron, pero que ni reemplaza los soportes ni acredita el costo fiscal de un activo o la existencia de un pasivo. Los pasivos son el eslabón más frágil: los que se tienen con particulares exigen documento de fecha cierta, y su rechazo incrementa el patrimonio líquido y dispara la renta por comparación patrimonial. Los documentos se conservan mientras la declaración no adquiera firmeza, que por regla general son tres años.
- Documentos que se deben tener para elaborar la declaración de renta.
- Resumen de los documentos por concepto.
- Para empezar.
- Reporte de información exógena.
- Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos.
- Responsabilidad de quien elabora la declaración de renta.
- Preguntas frecuentes.
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Las personas naturales que deben declarar renta requieren una serie de documentos para elaborarla correctamente, de manera que la declaración tenga soporte documental suficiente en caso de una fiscalización por parte de la Dian.
Documentos que se deben tener para elaborar la declaración de renta.
Cada valor que se consigne en la declaración de renta debe estar soportado, especialmente si se trata de costos, deducciones, pasivos, rentas exentas o ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
Quien lleve contabilidad puede valerse únicamente de la contabilidad, siempre y cuando esta esté llevada de forma adecuada y tenga archivados los comprobantes pertinentes.
En el caso de las personas naturales que no llevan contabilidad, deben tener una serie de documentos que soporten todos los valores que consignen en su declaración de renta, por si la Dian los solicita en un proceso de fiscalización, además de que le ayudarán en el proceso de elaborar la declaración.
Resumen de los documentos por concepto.
| Concepto que se declara | Documento que lo soporta |
|---|---|
| Identificación y acceso | RUT actualizado, usuario y contraseña de la Dian |
| Punto de partida | Reporte de información exógena (reporte de terceros) |
| Inmuebles | Recibo del impuesto predial, escritura, certificado de tradición |
| Vehículos | Factura de compra o contrato, recibo del impuesto de vehículos, tarjeta de propiedad |
| Cuentas e inversiones | Extractos bancarios y certificados de rendimientos a 31 de diciembre |
| Acciones y aportes | Certificado del valor patrimonial expedido por la sociedad |
| Pasivos con bancos | Extracto o certificación bancaria con el saldo a 31 de diciembre |
| Pasivos con particulares | Documento de fecha cierta: pagaré, contrato, letra de cambio |
| Ingresos laborales | Certificado de ingresos y retenciones |
| Ingresos por honorarios o servicios | Facturas expedidas, contratos, certificados de retención |
| Costos y gastos | Factura electrónica o documento soporte |
| Aportes obligatorios y voluntarios | Planillas de seguridad social y certificados del fondo |
| AFC y AVC | Certificación o extracto de la entidad financiera |
| Deducciones especiales | Certificados de intereses de vivienda, medicina prepagada, dependientes |
| Declaración anterior | Copia de la declaración y de sus anexos |
Para empezar.
Lo primero que se debe tener a la mano es una copia del RUT y el usuario y contraseña de la plataforma de la Dian, para poder consultar la información reportada por terceros y diligenciar y presentar la declaración de renta.
El RUT debe estar actualizado y debe incluir la responsabilidad 05, que corresponde al impuesto de renta del régimen ordinario. Si la persona quedó obligada a declarar por primera vez, primero actualiza el RUT y luego declara.
También conviene tener a la mano la declaración de renta del año anterior con sus anexos, porque de allí sale el costo fiscal de los activos, el saldo de los pasivos y el eventual saldo a favor por imputar.
Reporte de información exógena.
El reporte de información exógena que ofrece la Dian desde su plataforma es el primer documento que se debería obtener, porque allí están relacionados los distintos conceptos que los terceros le han reportado a la Dian sobre el contribuyente.
Todo lo que el contribuyente venda, compre o pague se le reporta a la Dian, lo que sirve de guía para conocer lo que se debe declarar y en cierta forma sustituye el papel que cumple la contabilidad, puesto que en dicho reporte se relacionan conceptos como compras, ingresos, patrimonio, consignaciones, etc.
Ese reporte, sin embargo, no es la declaración ni la reemplaza. Es un punto de partida que debe contrastarse con la realidad del contribuyente, porque puede contener errores, duplicidades o vacíos:
- Terceros que reportaron pagos que en realidad no se recibieron.
- Ingresos reales que ningún tercero reportó y que igual deben declararse.
- Valores reportados por el bruto cuando el contribuyente solo recibió una parte.
Cuando existan diferencias entre el reporte y la realidad, se declara la realidad y se conserva el soporte que la acredite, porque será lo primero que pida la Dian.
Documentos para soportar activos.
Respecto a los activos que se declaren, debe tenerse el documento que sirve de base para determinar el costo fiscal por el que se declara, y dependiendo de los activos, se debe tener:
- Extractos bancarios a 31 de diciembre.
- Recibos del pago del impuesto predial.
- Recibo del pago del impuesto de vehículos y/o factura de la compra del vehículo.
- Certificado de inversiones, CDT, acciones y aportes.
- Facturas de compra de maquinaria.
- Certificado de avalúos técnicos.
- Anexo de la declaración anterior.
En los inmuebles, el soporte natural del costo fiscal es la escritura de compra, y el recibo del predial sirve para conocer el avalúo catastral, que es uno de los valores con los que se compara el costo fiscal.
En los vehículos ocurre algo similar: el soporte idóneo de la propiedad y del costo es la factura o el contrato de compraventa y la tarjeta de propiedad; el recibo del impuesto de vehículos es útil para conocer el avalúo fijado por el Ministerio de Transporte.
Documentos para soportar pasivos.
Los pasivos que se declaren deben estar todos soportados, y, tratándose de créditos bancarios con entidades vigiladas por el Estado, es suficiente el extracto o certificación bancaria.
Si se trata de otros pasivos, como deudas con particulares, es preciso tener documentos con fecha cierta respecto a pagarés, letras de cambio, contratos, etc.
Este es uno de los puntos donde más declaraciones se caen en una fiscalización, porque el pasivo inexistente o no probado se rechaza, y ese rechazo aumenta el patrimonio líquido, lo que a su vez puede generar renta por comparación patrimonial.
Recuerde que el valor a declarar es el saldo de la deuda a 31 de diciembre, no el valor original del crédito, y que si el pasivo se pagó antes de esa fecha, simplemente no se declara.
Documentos para soportar ingresos.
El único concepto que en la práctica se puede declarar sin tener soportes es el de ingresos, pues la Dian no cuestiona que se declaren ingresos de más, pero es necesario tener las facturas, contratos o certificados de retención a fin de poder relacionar y sumar todos los ingresos obtenidos en el periodo respectivo.
De lo que se trata es de poder identificar todos los ingresos obtenidos, y a ello ayuda cualquier documento que evidencie el monto de cada pago recibido.
En el caso de los asalariados, el certificado de ingresos y retenciones contiene los pagos recibidos por el trabajador en el año respectivo. El empleador está obligado a expedirlo, y en él vienen discriminados los pagos gravados, los aportes obligatorios y las retenciones practicadas.
Si no se tienen los documentos, se puede recurrir al reporte de terceros que la Dian pone a disposición del contribuyente.
Donde sí es indispensable el soporte es en las retenciones en la fuente que se descuentan, porque esas sí disminuyen el impuesto a pagar y la Dian las verifica contra lo reportado por el agente retenedor.
Documentos para soportar costos y gastos.
Los costos, gastos y deducciones que se declaren sí deben estar debidamente soportados con una factura, y si la persona a quien se le hizo el pago no estaba obligada a expedir factura, entonces el documento equivalente respectivo, hoy llamado documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
En este aspecto, la Dian es muy exigente, pues si el documento ideal para soportar un costo o gasto es una factura, no se acepta un documento diferente, y además la factura debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 771-2 del estatuto tributario.
Se insiste en que cada pago que se pretende deducir debe estar debidamente soportado.
Si se trata de deducciones especiales, como intereses por préstamos de vivienda o pagos por salud, es preciso adjuntar los extractos y recibos de pago correspondientes donde se evidencie el valor pagado.
Estas entidades suelen expedir anualmente un certificado que hace constar los valores pagados y los saldos a 31 de diciembre.
En el caso de la deducción de impuestos pagados, se debe tener la liquidación del impuesto o el recibo de pago en el que conste el concepto y el valor pagado.
Tenga presente además la limitación en medios de pago del artículo 771-5 del estatuto tributario, que restringe el reconocimiento fiscal de los pagos en efectivo.
Soporte de rentas exentas e ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
Dependiendo del tipo de ingreso que genera el beneficio, se pueden requerir los siguientes:
- Planilla de aportes a seguridad social efectivamente pagados.
- Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión.
- Certificación o extracto de cuentas AFC o AVC.
- Certificado de ingresos y retenciones.
- Certificados de retención de las entidades financieras.
- Certificado de dependientes y documentos que acrediten el parentesco o la dependencia.
En el caso de los aportes obligatorios a seguridad social, la planilla debe corresponder a aportes efectivamente pagados, porque los aportes solamente causados o liquidados sin pago no dan derecho al beneficio.
Documentos para las ganancias ocasionales.
Cuando en el año se recibió una herencia, una donación o se vendió un activo poseído por más de dos años, se requieren soportes adicionales:
- Escritura de liquidación de la sucesión o trabajo de partición.
- Escritura de venta del inmueble y su costo fiscal histórico.
- Documento que acredite la donación o el acto a título gratuito.
- Certificado de retención en la fuente practicada por el notario.
Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos.
Los soportes de la declaración se deben conservar por el término de firmeza de la declaración de renta, que por regla general es de 3 años contados desde el vencimiento del plazo para declarar o desde su presentación extemporánea, según el artículo 714 del estatuto tributario.
Ese término se amplía en los casos de declaraciones con saldo a favor, con compensación o imputación de pérdidas, y en las declaraciones sujetas al régimen de precios de transferencia, de modo que conviene conservar los documentos por un tiempo mayor cuando se presente alguna de esas situaciones.
Mientras la declaración no adquiera firmeza, la Dian puede requerir los soportes, y la ausencia de estos deriva en el desconocimiento de los valores declarados.
Responsabilidad de quien elabora la declaración de renta.
La persona que elabore la declaración de renta, que puede ser el mismo contribuyente o un tercero, debe asegurarse de que cada valor consignado en la declaración tenga un documento que lo soporte, y asegurarse de que ese documento sea idóneo.
Si quien elabora la declaración declara un valor no soportado, tiene responsabilidad por esa omisión o negligencia.
Por ello, es importante realizar los anexos de la declaración, pues allí se relacionan y detallan todos los valores declarados y se puede relacionar el documento fuente que los soporta.
Un buen anexo cumple dos funciones: permite reconstruir la declaración años después, cuando ya nadie recuerda de dónde salió cada cifra, y permite responder un requerimiento de la Dian sin tener que empezar de cero.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Se deben adjuntar los documentos a la declaración de renta?
No. La declaración de renta se presenta sin anexar documentos; los soportes se conservan en poder del contribuyente y solo se entregan cuando la Dian los solicita en un requerimiento.
¿Qué pasa si no tengo los soportes de un costo o deducción?
La Dian desconoce el costo o la deducción, lo que incrementa la renta líquida y el impuesto a cargo, y genera la sanción por inexactitud si el mayor valor se determina en un proceso de fiscalización.
¿El reporte de información exógena reemplaza los soportes?
No. El reporte es una guía sobre lo que los terceros informaron, pero no acredita el costo fiscal de un activo, ni la existencia de un pasivo, ni el cumplimiento de los requisitos de una deducción.
¿Sirve el recibo del impuesto de vehículos como soporte del activo?
Sirve para conocer el avalúo del vehículo, y junto con la tarjeta de propiedad acredita la titularidad, lo que es suficiente cuando no se conserva la factura porque el vehículo se compró usado.
¿Cómo se soporta un préstamo que me hizo un familiar?
Con un documento de fecha cierta, como un contrato de mutuo o un pagaré autenticado, además del soporte del desembolso. Sin ese soporte, la Dian puede rechazar el pasivo y determinar renta por comparación patrimonial.
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Soy asalariado y debo declarar este año. Al solicitar a mi empresa el certificado de ingresos y retenciones, veo que hay una diferencia entre el valor que me están registrando en este documento (y el que ellos reportaron en la exógena) por cesantías y el valor que efectivamente fue consignado a mi fondo de cesantías. ¿Qué debo hacer frente a esto y qué valor incluir en la declaración?
Se debe incluir lo que realmente haya sido consignado efectivamente en el fondo de cesantías, lo que puede probar con el extracto respectivo, teniendo en cuenta que el haber una inconsistencia llamará la atención de la Dian, por lo que es posible que le soliciten corregir, debiendo acreditar esa diferencia.
Creería que sobra el recibo de pago del impuesto de vehículo como documento para soportar el patrimonio (activos), ya que el soporte idóneo es la factura de compra del vehículo o, en su defecto, el contrato de compraventa del mismo. El recibo del impuesto del vehículo le serviría a la persona que declara por rentas no laborales (es decir, sería un gasto).
Muchas gracias.
Es correcto. El recibo del impuesto de vehículos es útil para conocer el valor asignado por el Ministerio del Transporte.
Si no cuento con una factura de compra de un vehículo (se adquirió usado) es suficiente el recibo del pago del impuesto de vehículos?
Sí, con ello basta y con la tarjeta de propiedad para acreditar la propiedad del activo.