Formato de conciliación bancaria en Excel

La conciliación bancaria compara el saldo que la contabilidad muestra para una cuenta bancaria con el saldo del extracto que envía el banco, y explica una por una las diferencias. En Excel se puede hacer con una plantilla que cruza los movimientos de las dos fuentes y calcula sola las partidas pendientes. ¿Cómo se arma ese formato y qué se hace con las diferencias que encuentra?

Qué es la conciliación bancaria y para qué sirve.

La conciliación bancaria es un procedimiento de control interno: no hay una norma que fije su formato, pero es la forma de comprobar que el saldo de la cuenta 1110 (bancos) que se presenta en los estados financieros corresponde al dinero que realmente hay en el banco.

Los dos saldos casi nunca coinciden al cierre del mes, y no por error: la empresa y el banco registran los mismos hechos en momentos distintos. Un cheque girado el día 28 ya está en la contabilidad, pero el banco solo lo descuenta cuando el beneficiario lo cobra; una comisión que el banco cobra el día 30 solo llega a la contabilidad cuando el contador ve el extracto.

De acuerdo con nuestro criterio, la conciliación debe hacerse cada mes, para cada cuenta bancaria, antes de cerrar el periodo contable. Una diferencia sin explicar que se arrastra varios meses es mucho más difícil de rastrear.

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Las partidas conciliatorias.

Las diferencias entre los dos saldos se agrupan en dos lados. Unas están en la contabilidad y todavía no en el banco; otras están en el banco y todavía no en la contabilidad.

Partidas que están en libros y no en el extracto.

Estas partidas no requieren ajuste contable, porque la contabilidad está bien; solo hay que esperar a que el banco las registre:

• Consignaciones en tránsito: dinero consignado al final del mes que el banco abona en el mes siguiente.
• Cheques pendientes de cobro: cheques entregados que el beneficiario aún no ha cobrado. También aplica a transferencias programadas que el banco ejecuta después del corte.

Si un cheque lleva varios meses sin cobrarse, conviene averiguar la razón con el beneficiario: puede haberse perdido o anulado.

Partidas que están en el extracto y no en libros.

Estas sí requieren un registro contable, porque la contabilidad aún no conoce el hecho:

• Notas débito: cargos del banco, como comisiones, cuota de manejo, IVA sobre las comisiones, el gravamen a los movimientos financieros (GMF o 4 por mil), chequeras y retenciones en la fuente sobre los rendimientos.
• Notas crédito: abonos del banco, como intereses, transferencias recibidas de clientes que no avisaron y consignaciones no identificadas.

Hasta que se registren, estas partidas explican por qué el saldo en libros es distinto del saldo del extracto.

Errores.

Los errores pueden estar en cualquiera de los dos lados: un valor digitado al revés en la contabilidad (450.000 registrado como 540.000), un movimiento registrado en la cuenta bancaria equivocada o un cargo indebido del banco. Los errores de la empresa se corrigen con un asiento; los del banco se reclaman al banco y se dejan como partida conciliatoria hasta que los reverse.

Estructura del formato de conciliación bancaria.

El formato más usado parte de los dos saldos y los lleva a un mismo saldo ajustado. Cuando los dos saldos ajustados son iguales, la cuenta está conciliada:

El saldo ajustado según libros es el saldo que tendrá la contabilidad cuando se registren las notas y se corrijan los errores. Por eso debe coincidir con el saldo ajustado del extracto.

Cómo cruzar los movimientos en Excel.

La parte que más tiempo consume es identificar qué movimientos de la contabilidad aparecen en el extracto y cuáles no. Excel lo hace con CONTAR.SI, siempre que los dos listados usen la misma convención de signos: entradas en positivo y salidas en negativo.

Paso 1. Pegar los dos listados.

En una hoja se pegan, a la izquierda, los movimientos del auxiliar de bancos (fecha, documento, detalle y valor), y a la derecha los del extracto, que la mayoría de los bancos permite descargar en Excel o CSV desde su portal.

En el listado de libros también se incluyen las partidas que quedaron pendientes en la conciliación del mes anterior, como un cheque que no se había cobrado, porque es en este mes cuando aparecen en el extracto.

Paso 2. Crear una clave que distinga los valores repetidos.

Si se busca solo el valor, dos pagos de 450.000 en libros quedarían cruzados con uno solo de 450.000 en el extracto. Para evitarlo, se crea una clave que une el valor con el número de veces que ha aparecido hasta esa fila. Con el valor en la columna D desde la fila 5:

=SI(D5="";"";D5&"|"&CONTAR.SI(D$5:D5;D5))

El primer 450.000 recibe la clave «450000|1», el segundo «450000|2». La misma fórmula se usa en el listado del extracto, de modo que el primero se cruza con el primero y el segundo con el segundo. La referencia D$5:D5 tiene la fila inicial fija y la final libre, para que el rango crezca al copiar la fórmula hacia abajo.

Este uso del signo pesos se explica en el artículo sobre cómo fijar una fórmula en Excel.

Paso 3. Marcar cada movimiento como cruzado o pendiente.

Con la clave del extracto en la columna K, la columna de estado del listado de libros es:

=SI(D5="";"";SI(CONTAR.SI($K$5:$K$204;E5)>0;"Cruzado";"Pendiente"))

En el listado del extracto se usa la fórmula equivalente, buscando su clave en la columna E. Un formato condicional que pinte de rojo la palabra «Pendiente» deja a la vista las partidas que hay que revisar.

Paso 4. Sumar las partidas pendientes.

Las partidas pendientes de libros con valor positivo son consignaciones en tránsito, y las negativas, cheques y pagos pendientes de cobro. Con SUMAR.SI.CONJUNTO se suman sin copiarlas a mano:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D5:D204;F5:F204;"Pendiente";D5:D204;">0")

=-SUMAR.SI.CONJUNTO(D5:D204;F5:F204;"Pendiente";D5:D204;"<0")

La primera fórmula da las consignaciones en tránsito, y la segunda, los cheques pendientes en positivo, listos para restarlos en el formato. Con las mismas fórmulas sobre el listado del extracto se obtienen las notas crédito y las notas débito no registradas.

El cruce se hace por valor y no por fecha, porque las fechas del banco y las de la contabilidad casi nunca coinciden. La limitación es que dos movimientos distintos por el mismo valor pueden cruzarse entre sí: por eso los pendientes siempre deben revisarse uno por uno.

Ejemplo de conciliación bancaria.

Supongamos que una empresa concilia su cuenta corriente al 30 de septiembre de 2026. La cuenta quedó conciliada en agosto con un solo cheque pendiente de 300.000, que el beneficiario cobró el 3 de septiembre. Al cierre de septiembre:

• El saldo según el extracto es $11.400.410.
• El saldo según libros es $13.050.000.

Al cruzar los movimientos quedan pendientes, en libros, una consignación del 30 de septiembre por 2.500.000 y el cheque 1005 por 900.000, que el proveedor no ha cobrado. En el extracto quedan pendientes la comisión de manejo (25.000), su IVA (4.750), el GMF del mes (31.000), los intereses (12.000) y la retención sobre los intereses (840).

La conciliación queda así:

Los dos saldos ajustados son iguales, de modo que la cuenta está conciliada. Las partidas de libros se dejan como están; las del extracto deben registrarse en la contabilidad.

Ajustes contables que resultan de la conciliación.

Las notas débito y crédito del extracto se registran con fecha del mes que se concilia. Con el plan único de cuentas (PUC) del decreto 2650 de 1993, los asientos del ejemplo serían estos:

El IVA de la comisión solo se lleva a la cuenta del IVA descontable cuando la comisión se relaciona con operaciones gravadas y se cumplen los requisitos para descontarlo; si no, hace parte del gasto. Después de registrar estos asientos, el saldo en libros queda en 13.000.410, igual al saldo ajustado.

En cuanto al GMF, es el impuesto de cuatro por mil que se genera con los retiros de las cuentas bancarias. Su tratamiento en la renta lo fija el artículo 115 del Estatuto Tributario, que en lo pertinente dice:

«Es deducible el cincuenta por ciento (50%) del gravamen a los movimientos financieros efectivamente pagado por los contribuyentes durante el respectivo año gravable, independientemente que tenga o no relación de causalidad con la actividad económica del contribuyente, siempre que se encuentre debidamente certificado por el agente retenedor.»

Por eso conviene registrar el GMF en una cuenta propia y no mezclarlo con las comisiones: al cierre del año hay que separar la mitad deducible, soportada con el certificado del banco. El impuesto se explica en el artículo sobre el gravamen a los movimientos financieros.

Conciliación bancaria con tabla dinámica.

Otra forma de hacer el cruce es poner los dos listados en una sola tabla, con una columna que indique el origen («Libros» o «Extracto») y el valor con signo. Luego se inserta una tabla dinámica con el valor en las filas, el origen en las columnas y la cuenta del valor en el área de valores.

Cada fila de la tabla dinámica muestra cuántas veces aparece ese valor en cada fuente. Los valores con conteos distintos son las partidas pendientes. El método es rápido para listados largos, pero no deja el estado marcado al lado de cada movimiento, como la plantilla.

Descargar el formato de conciliación bancaria en Excel.

El archivo contiene la hoja de cruce, con fórmulas para 200 movimientos de cada lado; la hoja de conciliación, que toma las partidas pendientes y verifica que la diferencia sea cero; una comprobación del saldo en libros, y la hoja de ajustes contables del ejemplo. No tiene macros ni contraseñas. Descargar archivo.

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