Anulación de facturas electrónicas y notas crédito

La factura electrónica no se borra ni se elimina: se anula mediante una nota crédito que también debe ser validada por la Dian, y esa nota solo procede mientras la factura no haya sido aceptada, porque el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015 lo prohíbe una vez opera la aceptación. ¿Cuándo procede anular, cómo se hace y qué ocurre cuando la factura ya fue aceptada o ya fue declarada?

Cuándo se debe anular una factura.

La factura se anula solo cuando hay razones justificadas, es decir, cuando no corresponde a la realidad de la operación o cuando tiene errores que afectan su validez.

Las causas que consideramos justificadas son las siguientes:

1. Error en la identificación del cliente.
2. Error en el valor de la operación.
3. Error en el producto o servicio facturado.
4. Error en la fecha de la operación.
5. Devolución del producto o no prestación del servicio facturado.

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Cuándo NO se debe anular.

Esto importa tanto como lo anterior, porque aquí es donde los contribuyentes se meten en problemas.

Cuando el cliente no paga.

Si el cliente recibió el producto o el servicio y simplemente no pagó, la operación existió y el ingreso se realizó. Anular la factura en ese caso es omitir ingresos. Lo correcto es tratar el valor no pagado como deducción por provisión de cartera o como deuda manifiestamente perdida.

Cuando al cliente le queda incómoda la fecha.

Es una petición frecuente: el cliente olvidó contabilizar la factura de diciembre, ya declaró el periodo y pide que se la reexpidan con fecha del año siguiente. Esa no es causal de anulación, y acceder no resuelve nada: traslada el problema al emisor, que ya declaró esa factura.

Para trasladar ingresos de un periodo a otro.

Anular en diciembre para volver a facturar en enero es diferimiento indebido del ingreso, y con la factura electrónica la Dian tiene la trazabilidad completa de la operación.

Cómo se anula una factura electrónica.

La anulación se hace con una nota crédito asociada a la factura que se anula. Y hay que entender qué significa exactamente anular en este contexto.

Anular no es desaparecer la factura. La factura anulada debe permanecer en el sistema y estar disponible para consulta; lo que hace la nota crédito es dejarla sin efecto, revirtiendo los registros contables y fiscales asociados.

La nota crédito debe contener, entre otros datos:

• Numeración consecutiva propia de quien la expide.
• La fecha de expedición, el prefijo, el número, la fecha y el CUFE de la factura electrónica a la que hace referencia.
• Nombre o razón social y NIT del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquirente.
• Código único de documento electrónico (CUDE).
• Cantidad y descripción específica de los bienes o servicios objeto del ajuste.
• Descripción y valor de los impuestos.
• Valor unitario y valor total.
• Las causas que justifican la anulación.

La nota crédito también requiere validación previa antes de entregarse al adquirente, y se entrega por el mismo medio en que se entregó la factura, normalmente por correo electrónico.

En cuanto al rango de numeración de las notas crédito, se configura en el aplicativo de facturación y no requiere autorización de la Dian, pues es un consecutivo interno de la empresa.

Hasta cuándo se puede asociar la nota crédito a la factura.

Aquí hay que ser preciso, porque circulan dos respuestas y ambas son parcialmente ciertas.

La ley no fija un plazo para emitir una nota crédito. Lo que la ley cierra es la posibilidad de asociarla a una factura ya aceptada, y de ahí se deriva la ventana real.

Dispone el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015, modificado por el decreto 1154 de 2020:

«Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.»

Y la aceptación, según el mismo artículo, puede ser expresa, cuando el adquirente acepta el contenido de la factura dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio, o tácita, cuando no reclama dentro de ese mismo término. Se entiende recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica que emite el adquirente, indicando nombre, identificación o firma de quien recibe y la fecha.

La Dian confirmó esa lectura en el concepto 008632 interno 988 del 3 de julio de 2025, en el que precisó el alcance de la prohibición:

«En cuanto a la oportunidad para su generación es claro en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, que una vez la factura electrónica de venta haya sido aceptada no es admisible la inscripción de notas crédito respecto de ese documento.»

El fundamento que da la Dian es que la factura aceptada ya puede negociarse o circular como título valor, de modo que permitir notas sobre ella afectaría a quien la adquiera.

Conviene fijarse en el punto de partida, porque suele leerse mal: los tres días hábiles no corren desde la expedición de la factura, sino desde el recibo del bien o del servicio.

La ventana puede ser mucho más larga de tres días.

Esta es la consecuencia práctica que casi nadie tiene presente y que cambia la planeación del cierre.

En el sistema de facturación electrónica, el recibo del bien o del servicio se acredita con un evento electrónico que el comprador envía al vendedor, y la norma comercial no fija ningún término para enviarlo: depende del tipo de bien o servicio y de la forma y el tiempo de entrega, que puede tomar días, semanas o meses.

En consecuencia, la nota crédito asociada se puede generar desde que la Dian valida la factura y hasta tres días hábiles después de que el comprador confirme el recibo del bien o del servicio. Si ese recibo no se ha confirmado, la ventana sigue abierta.

De ahí una recomendación para el comprador: conviene confirmar el recibo del bien o servicio solo cuando la operación esté a entera satisfacción, porque ese evento dispara el conteo de los tres días y, vencidos, la factura queda aceptada y ya no admite notas asociadas.

Qué hacer cuando la factura ya fue aceptada.

No es un callejón sin salida, y esta es la parte que suele faltar.

La realidad comercial no se detiene porque la factura esté aceptada: el producto sale defectuoso, no correspondía a la referencia pedida, el cliente lo devuelve. Hay dos caminos, y el primero depende de algo que suele pasarse por alto: si la venta fue a crédito o de contado.

En la venta de contado la prohibición no debería aplicar.

Conviene leer con cuidado a qué está referida la prohibición, porque la norma está calificada en cada uno de sus elementos.

El artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015 se titula «Aceptación de la factura electrónica de venta como título valor», y su parágrafo 3 dispone que una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrán efectuar inscripciones de notas débito o crédito asociadas a dicha factura.

Son tres precisiones y ninguna es casual: la norma habla de la factura en su condición de título valor, no de cualquier factura; y habla de inscripciones, que es un acto registral propio de la Radian, no de la expedición del documento tributario. Se trata, además, de una norma del decreto único del sector Comercio, Industria y Turismo, cuyo objeto es la circulación del título y no la facturación.

Y la factura pagada de contado no es título valor, porque no incorpora derecho crediticio alguno en favor del emisor, asunto que desarrollamos en el artículo sobre si al cliente se le entrega la factura original o la copia.

El propio concepto 008632 de 2025 refuerza esta lectura al explicar el porqué de la prohibición, en su numeral 6:

«En este sentido, si la factura de venta ya fue aceptada, y por ende ya puede ser objeto de negociación o circulación por constituirse en título valor, no es posible realizar notas crédito.»

El «y por ende» es un nexo causal: la Dian prohíbe la nota porque el documento puede circular y hay que proteger a quien lo adquiera. Donde no hay título valor no hay circulación posible, y el fundamento de la prohibición desaparece.

De acuerdo con nuestro criterio, en consecuencia, en la venta de contado sí procede la nota crédito asociada a la factura, aunque el sistema haya registrado los eventos de aceptación, porque esa factura nunca fue título valor y nunca pudo circular.

Conviene notar que en una venta de contado normalmente ni siquiera habría por qué registrar esos eventos, pensados para el crédito y para la Radian. Si el software los generó de forma automática, se está aplicando a un documento un régimen que no le corresponde.

La advertencia práctica.

Muchas soluciones de facturación bloquean la nota crédito en cuanto figura el evento de aceptación, sin distinguir si la venta fue a crédito o de contado. De modo que puede ocurrir que el criterio sea correcto y el software no lo permita igual. En ese caso queda el segundo camino, y en todo caso conviene documentar internamente la causa del ajuste.

La nota crédito sin referencia a factura.

El segundo camino sirve cuando la factura sí era título valor, o cuando el sistema no admite la nota asociada.

El anexo técnico de la factura electrónica de venta contempla dos tipos de nota crédito, identificados con un código:

La existencia de las notas sin referencia tiene respaldo normativo: el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1 del decreto 1625 de 2016 define las notas crédito como documentos electrónicos «asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica -CUFE cuando sea el caso», definición que el propio concepto 008632 de 2025 reproduce.

Como estas notas no se asocian a ninguna factura, no queda inscrita nota alguna sobre el documento aceptado, que es lo que la norma prohíbe. Con ellas el vendedor solventa el asunto comercial con el comprador y hace los ajustes contables y fiscales del caso, aunque la factura original permanezca en el sistema como aceptada.

Ahora bien, esta salida exige tres advertencias, y conviene tomarlas en serio.

No es el destino natural del código 22.

La propia Dian ha señalado que la nota sin referencia es preferible para notas rebate o descuentos condicionados, de modo que usarla para revertir una operación no es aquello para lo que se creó.

Queda sujeta a control posterior.

Estas notas no tienen validación de rechazo en el sistema, lo que no significa que pasen inadvertidas: quedan sometidas a control posterior de la Dian, que verifica que correspondan a los casos previstos.

La doctrina reciente es categórica.

El concepto 008632 de 2025 afirma que, aceptada la factura, «no es posible realizar notas crédito», sin distinguir entre asociadas y no asociadas ni mencionar el código 22. La admisión expresa de esa vía proviene de un pronunciamiento anterior de la Subdirección de Factura Electrónica que no constituye doctrina.

De acuerdo con nuestro criterio, la nota sin referencia sigue siendo procedente, porque la definición del decreto 1625 la contempla y porque la prohibición del decreto 1074 está referida a las notas asociadas a la factura aceptada. Pero es una vía excepcional: conviene documentar internamente la causa de cada una y reservarla para los casos en que realmente no haya alternativa, en lugar de convertirla en el mecanismo ordinario de corrección.

No poder anular la factura no justifica dejar de pagarla.

Este es un uso indebido de la figura que la Dian salió a atajar, y conviene conocerlo porque aparece en muchas discusiones entre proveedor y cliente.

Ocurre que el comprador, inconforme con una factura ya aceptada, le pide al vendedor que la anule; el vendedor le responde que el sistema no se lo permite; y el comprador toma esa imposibilidad como razón para no pagar.

El concepto 008632 de 2025 cierra ese argumento:

«En virtud de las consideraciones expuestas, se concluye que la no realización de notas crédito sobre facturas ya aceptadas, no se constituye en un argumento admisible que justifique la falta de pago de las facturas electrónicas de venta.»

La razón es que se trata de dos planos distintos. Que no proceda la nota crédito es una consecuencia del régimen del título valor, no una discusión sobre la existencia de la obligación: la factura aceptada presta mérito y debe pagarse.

Y hay que pagarle a quien corresponda. Conforme al parágrafo del artículo 2.2.2.53.12 del decreto 1074 de 2015, tratándose de facturas aceptadas y registradas en la Radian, al vencimiento el adquirente debe pagar al tenedor legítimo que figure registrado allí, que puede no ser el vendedor original si la factura circuló.

En cuanto al plazo, la Dian recuerda que el pago debe hacerse a más tardar dentro de los 45 días contados desde la recepción de la factura, conforme al inciso 2 del artículo 3 de la ley 2024 de 2020, de plazos justos.

En consecuencia, si el comprador tiene una inconformidad, el camino es reclamar dentro del término de aceptación, no dejar de pagar después.

Plazo para rechazar una factura electrónica.

Visto desde el comprador, la pregunta se invierte: si le llegó una factura que no reconoce, ¿hasta cuándo puede rechazarla?

El plazo es de 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio, conforme al artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015, que regula la aceptación y el rechazo de la factura electrónica como título valor. El reclamo se hace por escrito en documento electrónico.

Vencido ese término sin reclamo, opera la aceptación tácita y la factura ya no se puede rechazar. De ahí la importancia de revisar con cuidado tanto la factura como el bien o servicio recibido antes de confirmar el recibo, porque ese es el hecho que pone a correr el término.

Recordemos que el mismo criterio está en el inciso 3 del artículo 773 del código de comercio, que da por irrevocablemente aceptada la factura si el comprador no reclama contra su contenido dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción.

Conviene no confundir el rechazo con el acuse de recibo de la factura electrónica, que es un procedimiento distinto y que sí es necesario en las facturas a crédito para poder soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Anular una factura de un periodo o de un año anterior.

Técnicamente es posible: la norma no impone un límite temporal para emitir la nota crédito, y el software suele permitirlo.

Pero el asunto ya no es de facturación sino de declaraciones, y las consecuencias hay que evaluarlas antes de anular.

En el IVA.

La declaración de IVA tiene un renglón para operaciones anuladas, rescindidas o resueltas, de modo que el ajuste se puede hacer en el periodo en que se emite la nota crédito, sin necesidad de corregir el periodo anterior.

En la retención en la fuente.

El ajuste opera de forma similar, afectando la declaración del periodo en que se realiza la reversión.

En la contabilidad y en renta.

Si el año ya está cerrado y los estados financieros aprobados, hay que evaluar la materialidad del ajuste y, si es material, la reexpresión de los estados financieros, tema que tratamos en el artículo sobre facturas de periodos o años anteriores.

Un matiz que conviene retener: si en lugar de anular la factura se ajusta su importe conservando la fecha original de la operación, la fecha no se altera, lo que evita distorsionar plazos que dependan de ella, como el término de posesión de un activo fijo para efectos de ganancia ocasional.

Cómo se contabiliza la anulación de una factura.

La nota crédito no borra el registro original: lo reversa. Y la forma de hacerlo tiene consecuencias en la declaración de IVA y en la de renta, porque no es lo mismo netear que presentar la operación y su reversión.

Los asientos.

Supongamos una venta de $1.000.000 gravada con un IVA de $190.000, que se factura y luego se anula. El registro de la venta sería este:

Y el de la nota crédito que la anula, este otro. Nótese que el ingreso no se debita directamente en la cuenta que lo reconoció, sino en la cuenta 4175 del PUC, «devoluciones en ventas», que es de naturaleza débito dentro del grupo de ingresos:

El efecto neto sobre el resultado y sobre el IVA por pagar es cero, pero el rastro queda: en el estado de resultados la operación aparece en los ingresos brutos y su reversión se presenta restando, para llegar a los ingresos netos.

Esa es la diferencia con netear. Netear haría desaparecer la operación de los libros, y la operación existió como hecho documental aunque no como venta.

Del lado del comprador ocurre lo propio: quien recibe la factura y la nota crédito que la anula debe contabilizar ambos documentos, aunque el resultado sea cero. Y si practicó retención en la fuente sobre esa factura, debe reversarla también.

Anulación por error y devolución de una venta real.

Conviene distinguir dos situaciones que terminan en el mismo asiento pero que no son lo mismo.

La venta nunca existió.

Es el caso de la factura con el NIT equivocado, la de mercancía que nunca se entregó o la que simplemente no corresponde a ninguna operación. Aquí no hubo venta: hubo un documento mal expedido.

La venta existió y se deshizo.

Es la devolución de mercancía, la rescisión o la resolución del contrato. Hubo una venta real que después quedó sin efecto.

De acuerdo con nuestro criterio, la distinción importa sobre todo para la presentación: en el primer caso el ajuste corrige un error de facturación, mientras que en el segundo refleja un hecho económico posterior. En ambos, sin embargo, el tratamiento en las declaraciones es el mismo, porque la ley los agrupa bajo la misma categoría.

En la declaración de IVA: por devoluciones, no neteando.

Esta es la duda de fondo, y la norma la resuelve de forma expresa.

El artículo 484 del estatuto tributario dispone cómo se determina el impuesto generado:

«El impuesto generado con motivo de la venta o prestación de servicios se determinará: a) En el caso de devoluciones de bienes, anulación, rescisión o resolución de operaciones sometidas al impuesto, el impuesto atribuible a tales operaciones.»

Es decir que el IVA de la operación anulada no se descuenta de la casilla de ventas gravadas, sino que se resta del impuesto generado por la vía de las devoluciones, anulaciones, rescisiones y resoluciones, que es el renglón que el formulario prevé para ese efecto, que en la versión actual del formulario 300 corresponde a la casilla 79.

En consecuencia, no se netea. Se declara la venta con su IVA y se declara la anulación con el suyo.

Y hay una razón práctica que hoy pesa tanto como la normativa: la Dian recibe la factura y la nota crédito por separado, validadas y con su CUFE y su CUDE. Netear en la declaración produce una inconsistencia frente a documentos que la administración ya tiene, y esa inconsistencia es visible de forma automática.

En la declaración de renta: ingresos brutos menos devoluciones.

El tratamiento es el mismo y por la misma lógica.

El artículo 26 del estatuto tributario construye la renta líquida partiendo de la suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de la cual «se restan las devoluciones, rebajas y descuentos, con lo cual se obtienen los ingresos netos».

Las devoluciones, entonces, tienen su propio renglón: no se restan dentro de la cifra de ingresos brutos sino después de ella. Es exactamente la misma estructura del estado de resultados y la razón por la que existe la cuenta 4175 del PUC.

Por eso conviene que el software contable esté parametrizado para llevar las notas crédito a esa cuenta y no a la de ingresos, porque de esa parametrización depende que la declaración salga bien sin trabajo manual.

Cuando la anulación ocurre en el mismo periodo.

Si la factura y la nota crédito quedan en el mismo periodo de IVA y en el mismo ejercicio contable, el efecto neto es cero y no hay declaración que corregir.

Eso no significa, sin embargo, que la operación se pueda omitir. De acuerdo con nuestro criterio, lo correcto sigue siendo declarar la venta y su anulación en sus respectivos renglones, tanto por la razón normativa como por la trazabilidad frente a los documentos que la Dian ya recibió.

La diferencia entre anular dentro del periodo y hacerlo después no está en cómo se declara, sino en si hay que corregir una declaración ya presentada.

Efectos en los estados financieros.

Depende de en qué momento se emita la nota crédito respecto del cierre.

• Si se emite dentro del mismo ejercicio, es un ajuste ordinario del periodo y no tiene mayor complicación.
• Si se emite después del cierre pero antes de que los estados financieros sean autorizados, se trata de un hecho ocurrido después del periodo sobre el que se informa. Cuando la nota crédito revela que la venta nunca existió, aporta evidencia de una condición que ya existía al cierre y por tanto implica ajustar las cifras del periodo cerrado.
• Si se emite después de autorizados los estados financieros, se está ante un error de periodos anteriores, y hay que evaluar la materialidad para determinar si procede la reexpresión, tema que desarrollamos en el artículo sobre facturas de periodos o años anteriores.

De acuerdo con nuestro criterio, la distinción entre venta inexistente y devolución posterior cobra aquí su mayor relevancia práctica, porque una factura que nunca correspondió a una venta afecta la fidelidad de los estados financieros del periodo cerrado, mientras que una devolución posterior es un hecho del periodo siguiente.

Errores en la anulación y riesgo de fiscalización.

Anular sin justificación es una de las conductas que más rápido llaman la atención de la Dian, y con la factura electrónica el control es directo, porque todo pasa por su sistema.

Un volumen inusual de anulaciones, anulaciones concentradas en el cierre de periodo o notas crédito sin causa expresada son señales que elevan el riesgo de auditoría.

La anulación tampoco tiene costo en sí misma, pero sí implica trabajo: ajustes en IVA, en retención y en la contabilidad. Y si deriva en la corrección de una declaración, aparecerán la sanción por corrección y los intereses moratorios, según explicamos en el artículo sobre sanciones por facturación.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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