En este artículo 21 secciones
- Qué prestaciones se liquidan y cuándo.
- Fórmulas para liquidar las prestaciones sociales.
- La base de liquidación.
- Cómo contar los días trabajados.
- Ejemplo de liquidación de prestaciones sociales.
- La liquidación definitiva al terminar el contrato.
- Liquidador de prestaciones sociales en Excel y en línea.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es la fórmula para liquidar las prestaciones sociales?
- ¿La liquidación de prestaciones sociales se hace con el último salario?
- ¿Por qué la prima y las cesantías dan lo mismo?
- ¿Cuántos días tiene el año para liquidar prestaciones sociales?
- ¿Se descuentan los días de vacaciones o de incapacidad?
- ¿El auxilio de transporte se incluye si el trabajador estuvo de vacaciones?
- ¿Un bono que no está en el contrato entra en la liquidación?
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Liquidar las prestaciones sociales es calcular cuánto le corresponde al trabajador por prima de servicios, cesantías e intereses sobre las cesantías, según su salario y el tiempo trabajado. Las tres se liquidan con fórmulas sencillas sobre una base de 360 días, y la única dificultad real está en armar bien la base y contar bien los días. ¿Cuáles son las fórmulas y cómo se aplican en un caso con salario variable?
Qué prestaciones se liquidan y cuándo.
Las prestaciones sociales que se liquidan con fórmula son tres: la prima de servicios, el auxilio de cesantías y los intereses sobre las cesantías.
La cuarta prestación, la dotación, no se liquida, porque se entrega en especie y la ley no le fija un valor.
Cada prestación se liquida en fechas distintas mientras el contrato está vigente:
- Prima de servicios: por semestres, con pago a más tardar el 30 de junio y el 20 de diciembre.
- Cesantías e intereses: por año calendario, con corte al 31 de diciembre.
Cuando el contrato termina, todas se liquidan con corte a la fecha de terminación, por el tiempo que no se haya liquidado antes. Es lo que se conoce como liquidación definitiva.
Las vacaciones no son una prestación social sino un descanso remunerado, pero se incluyen en la liquidación definitiva cuando quedaron pendientes, y por eso también damos su fórmula.
Estas son las fórmulas que se aplican en todos los casos:
| Concepto. | Fórmula. |
|---|---|
| Prima de servicios. | (Salario base × días trabajados) ÷ 360 |
| Cesantías. | (Salario base × días trabajados) ÷ 360 |
| Intereses sobre cesantías. | (Cesantías × días trabajados × 12 %) ÷ 360 |
| Vacaciones. | (Salario ordinario × días trabajados) ÷ 720 |
La prima y las cesantías usan la misma fórmula porque ambas equivalen a un mes de salario por cada año de trabajo. Si se liquida el mismo periodo con la misma base, dan el mismo valor.
Los intereses se calculan sobre las cesantías, no sobre el salario, y por eso primero hay que liquidar las cesantías. Las vacaciones se dividen entre 720 porque equivalen a medio mes de salario por año.
La base de liquidación.
El salario base de la prima y de las cesantías es la suma de todo lo que constituye salario: el sueldo básico, las comisiones, las horas extras, los recargos nocturnos y el trabajo dominical y festivo. A esa suma se agrega el auxilio de transporte cuando el trabajador tiene derecho a él.
Quedan por fuera los pagos que no constituyen salario, con el límite legal para esos pagos, como explicamos en pagos laborales que no constituyen salario.
Cuando lo devengado cambia de un mes a otro, que es lo normal si hay horas extras o comisiones, se promedia lo devengado en el periodo que se liquida. El procedimiento está en el artículo sobre el salario promedio para liquidar prestaciones sociales, y la razón por la que las horas extras entran, en horas extras en la liquidación de prestaciones sociales.
La base de las vacaciones es distinta: solo el salario ordinario, sin auxilio de transporte, sin horas extras y sin trabajo en días de descanso obligatorio.
El auxilio de transporte se incluye por lo efectivamente pagado.
El auxilio de transporte hace parte de la base de la prima y de las cesantías, pero solo por el valor que efectivamente se pagó.
Si el trabajador estuvo de vacaciones o incapacitado y no recibió el auxilio esos días, en la base se incluye lo que se le pagó y no el auxilio completo del mes.
Cómo contar los días trabajados.
Para efectos laborales todos los meses tienen 30 días y el año tiene 360. Así, febrero cuenta 30 días y el día 31 de los meses que lo tienen no se suma.
Para contar los días entre dos fechas se usa esta operación:
(años × 360) + (meses × 30) + días + 1Donde años, meses y días son las diferencias entre la fecha final y la inicial, y el día 31 se toma como 30. Por ejemplo, del 1 de mayo al 31 de diciembre hay 0 años, 7 meses y 29 días de diferencia (tomando el 31 como 30): 0 + 210 + 29 + 1 = 240 días.
En Excel se obtiene el mismo resultado con la función DIAS360, sumándole 1. El fundamento lo explicamos en el mes laboral tiene 30 días.
Hay dos reglas más que conviene recordar. La prima nunca se liquida por más de 180 días, porque se paga por semestres. Y los días de vacaciones y de incapacidad no se descuentan, porque no suspenden el contrato; solo se descuentan los periodos de suspensión, como las licencias no remuneradas.
Supongamos un trabajador que ingresó el 1 de mayo con un sueldo básico de $4.000.000, que en agosto subió a $4.400.000. Por su salario no tiene derecho a auxilio de transporte. Esto fue lo que devengó cada mes:
| Mes. | Sueldo básico. | Horas extras y recargos. | Total devengado. |
|---|---|---|---|
| Mayo. | 4.000.000 | 0 | 4.000.000 |
| Junio. | 4.000.000 | 300.000 | 4.300.000 |
| Julio. | 4.000.000 | 0 | 4.000.000 |
| Agosto. | 4.400.000 | 300.000 | 4.700.000 |
| Septiembre. | 4.400.000 | 0 | 4.400.000 |
| Octubre. | 4.400.000 | 200.000 | 4.600.000 |
| Noviembre. | 4.400.000 | 100.000 | 4.500.000 |
| Diciembre. | 4.400.000 | 0 | 4.400.000 |
| Total. | 34.900.000 |
Como lo devengado varió cada mes, en todos los casos se trabaja con el promedio del periodo que se liquida.
Prima de servicios.
La prima del primer semestre corresponde a mayo y junio, 60 días. El promedio de esos dos meses es de $4.150.000 (8.300.000 ÷ 2):
(4.150.000 × 60) ÷ 360 = $691.667, que debió pagarse a más tardar el 30 de junio.
La del segundo semestre corresponde a julio a diciembre, 180 días. Lo devengado suma $26.600.000, con un promedio mensual de $4.433.333:
(4.433.333 × 180) ÷ 360 = $2.216.667, que se paga a más tardar el 20 de diciembre.
Cesantías.
Las cesantías se liquidan por el año, que en este caso son los 240 días desde el ingreso. Lo devengado suma $34.900.000 en ocho meses, con un promedio de $4.362.500:
(4.362.500 × 240) ÷ 360 = $2.908.333Ese valor se consigna en el fondo de cesantías del trabajador a más tardar el 14 de febrero, como explicamos en cuándo se pagan las cesantías.
Intereses sobre las cesantías.
Como el trabajador no laboró el año completo, el 12 % se aplica en proporción a los 240 días:
(2.908.333 × 240 × 12 %) ÷ 360 = $232.667Los intereses se pagan directamente al trabajador a más tardar el 31 de enero. En la práctica equivalen al 8 % de las cesantías, porque 240 días son dos tercios del año.
Vacaciones.
Las vacaciones no se liquidan al cierre del año sino cuando el trabajador las disfruta. Pero si el contrato terminara el 31 de diciembre sin haberlas tomado, se compensarían en dinero sobre el salario ordinario, sin horas extras ni recargos dominicales:
(4.400.000 × 240) ÷ 720 = $1.466.667
La liquidación definitiva al terminar el contrato.
Cuando el contrato termina, se liquidan las prestaciones por el tiempo que no se haya liquidado: la prima desde el último semestre pagado, las cesantías y sus intereses desde el último 31 de diciembre, y las vacaciones pendientes.
A esos valores se suman el salario de los días pendientes y, si el despido fue sin justa causa, la indemnización. Las cesantías de esta liquidación no se consignan en el fondo sino que se pagan al trabajador, y todo debe pagarse el día de la terminación, como explicamos en ¿cuánto tiempo tiene una empresa para pagar la liquidación?
Si hay prestaciones de años anteriores sin pagar, cada año se liquida con el salario de ese año, no con el último, tema que desarrollamos en ¿con qué salario se liquidan las prestaciones sociales de años anteriores?
Para facilitar el cálculo, ofrecemos dos herramientas con las fórmulas explicadas.
La hoja de cálculo en Excel permite liquidar la prima, las cesantías, los intereses y las vacaciones a partir del salario y los días trabajados. La calculadora de prestaciones sociales hace el mismo cálculo en línea.
En ambas, el salario base debe ingresarse ya promediado cuando lo devengado varía de un mes a otro. Para trabajadores por días está la liquidación de prestaciones sociales por días.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
Para la prima y las cesantías, salario base por días trabajados, dividido entre 360. Para los intereses, cesantías por días trabajados por 12 %, dividido entre 360. Para las vacaciones, salario ordinario por días trabajados, dividido entre 720.
Depende. Si el salario fue fijo durante todo el periodo, sí. Si varió por horas extras, comisiones o recargos, se promedia lo devengado en el periodo que se liquida.
¿Por qué la prima y las cesantías dan lo mismo?
Porque ambas equivalen a un mes de salario por año y se liquidan con la misma fórmula. Solo dan distinto si se liquidan periodos o bases diferentes, como ocurre casi siempre, porque la prima es semestral y las cesantías anuales.
- Todos los meses se cuentan de 30 días, incluido febrero, y el día 31 no se suma.
¿Se descuentan los días de vacaciones o de incapacidad?
No. Ninguna de las dos suspende el contrato, de modo que esos días se cuentan como trabajados. Solo se descuentan los periodos de suspensión, como las licencias no remuneradas.
¿El auxilio de transporte se incluye si el trabajador estuvo de vacaciones?
Se incluye el auxilio efectivamente pagado. Si durante las vacaciones no se pagó, esos días no suman auxilio a la base de la prima y las cesantías.
¿Un bono que no está en el contrato entra en la liquidación?
Depende de su naturaleza. Si retribuye el servicio y se paga de forma habitual, es salario y entra en la base. Si es ocasional y por mera liberalidad del empleador, no constituye salario.
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Buena tarde; por favor, ¿me puedes ayudar con esta inquietud referente a la liquidación de vacaciones? Una persona me solicitó vacaciones ya que cumplió un año, y a ella le pagamos comisiones. Es decir, hacen base para la seguridad social.
Primera pregunta: Para liquidar las vacaciones por haber cumplido el año, ¿se tienen en cuenta las comisiones? No se tienen en cuenta las horas extras.
Segunda pregunta: Cuando ella se retire y la vaya a liquidar, ¿el salario base para liquidarle las vacaciones incluirá esas comisiones (las promedio de los últimos 3 meses)? Y no se tienen en cuenta las horas extras.
Tercera pregunta: ¿Las horas extras sí se tienen en cuenta para la liquidación de prima, cesantías, y la IntCesantías?
Para liquidar las vacaciones las comisiones se incluyen en la base de liquidación, y el promedio para ello se promedia el salario del último año, no de los últimos 3 meses. Así lo dispone el artículo 192 del CST.
En cuanto a la horas extras, se incluyen para el pago de las las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías e intereses de cesantías) y como tiene un salario variable igual deberá promediar el salario del último año.
Una persona que, dentro de un semestre, se va de vacaciones de años anteriores, al momento de pagarle las primas, ¿se le descuentan la base de esos auxilios de transporte no recibidos mientras estuvo en el período de vacaciones?
Si el auxilio de transporte no se recibió no hace parte de la base para liquidar las prestaciones sociales. La base está conformada por los valores efectivamente recibidos por el trabajador.
Buenas. Yo trabajé en una empresa 20 años y alcancé mi pensión. ¿Qué liquidación recibiría? ¿Se tienen en cuenta los 20 años o qué? Sabiendo que me pensioné, ¿qué recibiría de liquidación? Mil gracias.
La pensión se la paga el fondo de pensiones, y la empresa le liquidará las prestaciones sociales del último año, lo las que corresponden de la última liquidación realizada.
En consecuencia, para efecto de las liquidación no es indiferente la cantidad de años trabajados, a nos ser que en una convención colectiva o similar se considere alguna prestación por antiguedad.
Saludos
El señor León Sánchez trabajó para el señor Luis Carlos mediante un contrato de trabajo a término fijo inferior a un año, con una duración inicialmente pactada de cuatro meses, vigente desde el 27 de diciembre de 2016. El día 27 de marzo de 2022, le entregó el preaviso, diciéndole que el contrato no sería renovado al vencimiento de los cuatro meses. Esto significa que el contrato termina con justa causa el 27 de abril de 2022, devengando un salario de 3,850,000.
El señor Luis le pagaba al señor León las prestaciones sociales en las fechas que se cumplían. Al 8 de marzo de 2023, Luis no ha cancelado las prestaciones sociales adeudadas a la terminación del contrato de trabajo.
León Sánchez desea saber si Luis le terminó el contrato de trabajo con justa o sin justa causa, y el valor de las prestaciones sociales adeudadas.
El último contrato no era de 4 meses, sino de 1 año, en razón a que el contrato de trabajo inferior a 1 año solo se puede renovar por períodos inferiores a 1 año por 3 veces; la cuarta renovación deberá ser de por lo menos 1 año. En consecuencia, el despido fue injusto, por cuanto no había expirado el término.
Las prestaciones sociales las puede calcular en esta herramienta.
Para las provisiones de cesantías, prima e intereses a cesantías en periodo de vacaciones, se tiene en cuenta de forma normal el auxilio de transporte, ¿o proporcional a los días laborados? Puesto que en vacaciones no se tiene auxilio de transporte. ¿Es así?
Para el cálculo de las prestaciones sociales se incluye el auxilio de transporte, el que se haya pagado, y si estuvo de vacaciones, solo se tiene en cuenta el auxilio que se pagó por los días efectivamente laborados.
Buen día,
Agradezco la información clara y precisa. En el último ejemplo, la tabla se encuentra mal relacionada; agradecería que la revisaran y arreglaran, ya que causa confusión.
Muchas gracias.
Gracias por su observación. Revisaremos.
Buenos días, me gustaría saber cómo quedaría la liquidación de terminación de contrato de trabajo con justa causa. El sueldo es de 1,000,000 más horas extras. El contrato fue del 1 de enero de 2020 hasta el 21 de agosto de 2022.
Quedo atento. Muchas gracias por su ayuda.
Correo: [email protected]
Cuando el contrato de trabajo termina con justa causa, no se paga indemnización por despido injusto, y solo se liquidan los conceptos que corresponden a la fecha de terminación del contrato.
Para su caso particular, al 21 de agosto de 2022 se deben pagar los siguientes conceptos:
1. **Salario correspondiente a agosto**:
Desde el 1 hasta el 21 (21 días)
$1.000.000 /30 x 21 = $700.000
2. **Prima de servicios**:
Se debe pagar la prima semestral que corresponde al primer semestre del año en curso (junio), así como la parte proporcional del segundo semestre desde julio hasta agosto.
– Prima ya pagada en junio: $500.000
– Parte proporcional segunda mitad año: $500.000/6×2=166667.
3. **Cesantías**:
Al igual que las primas, sólo se pagan cesantías sobre lo trabajado en el último semestre.
– Cesantías ya consignadas en fondo a diciembre pasado fueron: $833333
– Parte proporcional segunda mitad año:
($12’0000’/360)x(31+30+31+31+30)=138888
4 .- Intereses sobre cesantías:
Los intereses sobre cesantía son un equivalente al salario mensual por cada mil pesos acumulados durante un periodo anual; para este cálculo consideramos una base acumulada totalizada entre enero y agosto más la parte proporcional calculada anteriormente.
5.- Vacaciones compensadas:
El trabajador tiene derecho a vacaciones remuneradas equivalentes a quince días hábiles por cada año laborado o proporción si ha trabajado menos tiempo; para este cálculo asumimos dos años completos trabajados más ocho meses adicionales.
El resultado final es una tabla resumen donde podrá observar cómo queda desglosado cada concepto mencionado anteriormente junto con sus respectivos cálculos detallados e ilustrativos acerca del proceso seguido paso a paso desde cero hasta llegar aquí sin omitir nada importante ni relevante respecto al tema tratado hoy día.
Buen día, mi hermana ha trabajado durante 5 años en la empresa y la despidieron sin justa causa. Durante todo ese tiempo, tuvo un salario de $1.000.000. ¿Deben indemnizarla por 5 años?
Gracias.
Sí, debe ser indemnizada y la indemnización depende de si el contrato de trabajo era a término fijo o a término indefinido.
La indemnización por despido injusto la puede calcular en esta herramienta.
Buenas tardes,
Un trabajador que tiene un contrato por un año, con fecha de inicio en octubre de 2021 y que termina en 2022, debe recibir su liquidación al finalizar dicho contrato (vacaciones, cesantías e intereses). Las primas se han cancelado en las fechas indicadas, pero las cesantías no. Mi pregunta es: ¿con qué salario debo liquidar las cesantías? ¿Debo realizar dos liquidaciones, una promediada a diciembre de 2021 con el sueldo de ese año y otra en 2022 con el sueldo vigente?
Gracias.
Se toma el salario de cada año, no se promedia ni se toma el último para liquidar las cesantías de los dos años. Aquí se explica con más detalle.
Buenas tardes. Yo trabajé desde el 23 de enero de 2020 hasta el 13 de marzo, día en que me despidieron injustamente. ¿Cómo debe ser la liquidación de prestaciones sociales y la liquidación de indemnización en este tiempo?
Para liquidar las prestaciones sociales y la indemnización por despido injusto, se requiere el salario mensual del trabajador. Si no lo tiene a mano, puede utilizar una calculadora de liquidación laboral en línea que le permitirá ingresar los datos requeridos.
Buen día,
Tengo un empleado que ingresó el 26 de enero de 2022, pero presentó su renuncia el 18 de marzo de 2022. En febrero se le pagaron comisiones y en marzo también. Laboró en total 53 días, es decir, 1.766 meses.
Mi inquietud es si para calcular el promedio de las comisiones y pagar las cesantías se deben considerar las comisiones divididas por 1.766 o por 360.
Gracias.
Como se trata de hallar el promedio mensual de las comisiones, deberá dividir entre el número de meses, que es 1,766
Buen día,
¿Podrían, por favor, decirme si una persona que tiene contrato a término fijo y un SMLV en 2021, y que recibió un bono mensual de 400.000 durante todo el año 2021 y también en enero y febrero de 2022, y que renuncia el 15 de marzo de 2022, debe incluir el valor del bono en el cálculo de la liquidación? Cabe mencionar que este valor del bono no está especificado en el contrato de trabajo.
Gracias por su valiosa respuesta.
Cordial saludo.
El bono que usted recibió, al no estar pactado en el contrato de trabajo, se puede considerar como un pago ocasional o accidental, y por lo tanto no hace parte de la base para liquidar prestaciones sociales ni seguridad social. Sin embargo, si ese bono fue pagado de forma habitual y permanente durante todo el año 2021 y los dos primeros meses del 2022 (es decir todos los meses), es probable que se pueda considerar como parte del salario debido a su periodicidad. Si bien no existe una regla general sobre cuántos pagos accidentales hacen que estos pasen a ser habituales, consideramos que cuatro pagos anuales son suficientes para generar esa habitualidad. En consecuencia, si el bono era mensual y llevaba recibiéndolo desde enero de 2021 hasta febrero de 2022 (14 meses), podemos afirmar con cierta tranquilidad que adquirió la condición salarial por haberse convertido en un pago periódico u ordinario.
Las horas extras forman parte de la liquidación de un trabajador. ¿Qué sanción existe cuando no se realiza la liquidación como debe ser?
Si esa situación se informa al ministerio del trabajo este podría imponer algunas multas. Además, el trabajador podría exigir la reliquidación de los diferentes conceptos de nómina para incluir las horas extras.
Buenas tardes:
Si una persona que gana el salario mínimo renuncia a los cinco días del presente año, ¿sobre qué salario se toma la base de liquidación: el salario actual o un promedio de los dos salarios?
Se toma el salario actual porque no se trata de un salario variable sino de una variación puntual del salario.
Buenas tardes.
Yo trabajé todo el año 2021, desde el 4 de enero hasta el 31 de diciembre, con un sueldo variable por horas extras. Mi salario básico era el mínimo legal vigente.
Al promediar los 12 meses, me da un salario mensual de 1.627.083 como líquido. Todo esto incluye:
– 567 horas extras diurnas
– 320 horas extras nocturnas
– 6 festivos sin horas extras
Debe liquidar la prima de servicios y las cesantías sobre ese valor ($1.627.083), tomando 357 días laborados.