Liquidador de prestaciones sociales en Excel

Ofrecemos a nuestros lectores un liquidador en Excel que calcula automáticamente la prima de servicios, el auxilio de cesantías, los intereses sobre las cesantías y las vacaciones, tanto para la provisión de un mes como para la liquidación de un periodo completo. Las fórmulas que usa son las del Código Sustantivo del Trabajo y de la ley 50 de 1990 para cada prestación. ¿Qué calcula, qué datos pide y cómo verificar que el resultado es correcto?

Qué calcula el liquidador.

El archivo trae dos modelos de liquidación, en hojas separadas, pensados para dos necesidades distintas:

1. Provisión mensual. Calcula, para cada trabajador de la nómina, lo que debe reservarse cada mes por prima, cesantías, intereses y vacaciones, a partir de lo devengado en el mes. Sirve para registrar la provisión en la contabilidad.
2. Liquidación por periodos. Aplica las fórmulas por días trabajados y sirve para pagar la prima del semestre, las cesantías del año o las prestaciones al terminar el contrato. Cada prestación se liquida por su propio periodo, porque la prima es semestral, las cesantías son anuales y las vacaciones se cuentan desde el último periodo causado.

La diferencia entre los dos es importante. La provisión mensual es una estimación, y la liquidación por días es el valor definitivo que se paga; cuando se paga, se ajusta lo provisionado. Lo explicamos en provisiones de nómina.

Porcentajes y fórmulas que usa.

En la provisión mensual el liquidador aplica estas proporciones sobre lo devengado en el mes:

En la liquidación por periodos usa las fórmulas por días:

Todos los meses se cuentan de 30 días: el día 31 no se cuenta y el último día de febrero completa el mes, como explicamos en el mes laboral tiene 30 días. Por eso el año tiene 360 días y el semestre 180. El liquidador además muestra los días de vacaciones causados, a razón de 15 días hábiles por año.

Qué salario ingresar.

El resultado depende de que el salario sea el correcto. El liquidador por periodos pide dos salarios, porque las prestaciones y las vacaciones tienen bases distintas:

• Salario base de prima y cesantías: todos los pagos que constituyen salario, es decir, básico, comisiones, horas extras y recargos nocturnos, dominicales y festivos. Si varió durante el periodo, ingrese el promedio, como explicamos en salario promedio para liquidar prestaciones sociales.
• Salario ordinario para vacaciones: el de la jornada ordinaria, con comisiones y recargo nocturno, pero sin horas extras ni trabajo en domingos y festivos.

El auxilio de transporte no se ingresa: el liquidador lo suma a la base de prima y cesantías si el salario ordinario no supera dos salarios mínimos, con los valores del año que se indiquen en la hoja de parámetros. Si el trabajador no tiene derecho por otra razón, porque vive en el lugar de trabajo o la empresa le da transporte completo, basta marcar «No».

Cómo ingresar las fechas.

Para cada prestación se ingresa una fecha inicial y una final:

• Fecha inicial: el día siguiente al último pago de esa prestación, es decir, el 1 de enero o el 1 de julio, o la fecha de ingreso si el trabajador empezó durante el periodo. Para las vacaciones, el día siguiente al último periodo causado.
• Fecha final: el 30 de junio o el 31 de diciembre, o la fecha de retiro si el contrato terminó.

No ingrese como fecha inicial la de la última liquidación, porque ese día ya se pagó y se contaría dos veces. El liquidador advierte si una fecha final es anterior a la inicial, si las cesantías abarcan dos años o si la prima supera 180 días.

Ejemplo.

Supongamos un trabajador con un salario de $5.000.000 que se retira el 20 de noviembre. La prima del primer semestre se le pagó en junio, las cesantías del año anterior se consignaron en febrero y disfrutó sus últimas vacaciones con corte al 20 de agosto. Como gana más de dos salarios mínimos, no tiene auxilio de transporte.

La provisión mensual del mismo trabajador, en un mes sin horas extras, es de $416.667 de prima, $416.667 de cesantías, $50.000 de intereses y $208.333 de vacaciones. Los intereses se provisionan al 12% de las cesantías de cada mes, de modo que al 31 de diciembre lo provisionado coincide con lo que se paga; si el contrato termina antes, la diferencia se ajusta, como explicamos en provisión mensual de los intereses sobre las cesantías.

Descargar el liquidador de prestaciones sociales.

Descargue el liquidador de prestaciones sociales en Excel.

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El liquidador calcula las prestaciones, pero no la liquidación completa del contrato de trabajo, que incluye además el salario pendiente y la indemnización si hay lugar a ella. Para eso tenemos el artículo sobre la liquidación laboral y el liquidador de contrato de trabajo en línea. Y si lo que necesita es liquidar la nómina del mes, puede usar el formato de nómina en Excel.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.