Trabajador independiente: ¿declarar renta exenta o costos y deducciones?

El trabajador independiente que recibe honorarios obtiene rentas de trabajo, de modo que puede restar el 25% de renta exenta del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario. Pero el numeral 4 del artículo 336 lo obliga a elegir: si toma esa renta exenta, no puede restar los costos y gastos de su actividad. ¿Cuál conviene y cómo se determina sin adivinar?

Por qué hay que elegir.

El parágrafo 5 del artículo 206 extiende la renta exenta del 25% a las rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral. El numeral 4 del artículo 336 pone la condición:

«En estos mismos términos también se podrán restar los costos y los gastos asociados a rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria, caso en el cual los contribuyentes deberán optar entre restar los costos y gastos procedentes o la renta exenta prevista en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario.»

El reglamento lo confirma al condicionar la exención a que el contribuyente «no haya optado por restar los costos y gastos procedentes en el desarrollo de dicha actividad». Son dos beneficios excluyentes, y la elección se hace por el año gravable completo, no operación por operación.

De acuerdo con nuestro criterio, la elección es también por subcédula y no por contrato: no cabe restar costos de unos honorarios y tomar la renta exenta sobre otros dentro del mismo año.

Qué se compara realmente.

El error frecuente es comparar el valor de los costos con el valor de la renta exenta. No son comparables, porque se restan en momentos distintos de la depuración:

Lo que debe compararse es la renta líquida de la cédula general bajo cada alternativa, porque solo ahí están incorporados todos los conceptos, ya depurados y limitados.

Hay otra razón para no comparar cifras sueltas: la renta exenta del 25% no resulta de multiplicar los ingresos por ese porcentaje. Se calcula sobre lo que queda después de restar los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones imputables y las demás rentas exentas, como se explica en el artículo sobre la renta exenta del 25%.

Un ejemplo de la comparación.

Supongamos un independiente con honorarios de $150.000.000, aportes obligatorios a salud y pensión por $18.000.000 y costos y gastos de su actividad por $40.000.000, debidamente soportados, sin otras rentas exentas ni deducciones.

En este caso conviene declarar los costos, porque arrojan una renta líquida menor. El resultado se invierte cuando los costos son bajos: con costos de $20.000.000, la renta líquida sería de $112.000.000 con costos y seguiría siendo de $99.000.000 con la renta exenta.

El punto de equilibrio no es fijo: se mueve con el nivel de ingresos, porque la renta exenta tiene tope individual y además comparte el límite general de la cédula con las deducciones especiales. En ingresos altos ese límite recorta el beneficio y los costos ganan terreno.

Cómo hacer la comparación.

No hay atajo: hay que liquidar la declaración de las dos maneras y quedarse con la que arroje la menor renta líquida gravable.

En la práctica eso significa diligenciar los ingresos en la subcédula de rentas de trabajo que no provienen de relación laboral, con sus costos, y repetir el ejercicio en la subcédula de rentas de trabajo aplicando la renta exenta, para comparar el resultado final de la cédula general.

El liquidador de renta de Gerencie.com hace esa simulación de forma automática: al diligenciar la subcédula con costos, proyecta cuál sería la renta líquida si en lugar de ellos se declarara la renta exenta, trasladando los conceptos y recalculándolos. Es un resultado informativo que no afecta lo diligenciado.

En qué subcédula queda cada opción.

La decisión determina dónde se declaran los ingresos:

• Si se toman los costos, los honorarios van a la subcédula de rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral, con sus costos y gastos.
• Si se toma la renta exenta, los ingresos se declaran en la subcédula de rentas de trabajo, sin costos ni gastos.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene definir esto antes de empezar a diligenciar: el formulario habilita o bloquea la renta exenta según la subcédula elegida, y corregirlo después implica rehacer toda la depuración.

Lo que el cálculo no muestra.

La comparación numérica no es lo único que debe pesar en la decisión. Hay dos consideraciones prácticas que la inclinan.

El soporte de los costos. Los costos y gastos deben cumplir los requisitos generales y estar respaldados en factura electrónica o documento soporte, como se explica en el artículo sobre cómo se soportan los costos y deducciones. La renta exenta, en cambio, no exige acreditar ningún gasto. De acuerdo con nuestro criterio, unos costos mal soportados que la DIAN rechace dejan al contribuyente sin el beneficio y sin la alternativa, porque la opción ya se ejerció.

Los costos presuntos. Quien no tiene cómo soportar sus costos puede evaluar si le aplican los costos presuntos, que son una alternativa distinta y tienen sus propias condiciones.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.