Impuestos en el contrato de administración delegada

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El contrato de administración delegada genera obligaciones tributarias en materia de facturación, retención en la fuente, IVA y renta que, por regla general, se rigen por las reglas del contrato de mandato. Así lo dispone el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016, que incluye expresamente la administración delegada dentro del tratamiento del mandato. ¿Cómo se distribuyen esas obligaciones entre el contratante y el administrador delegado?

Qué es el contrato de administración delegada.

En el contrato de administración delegada el dueño de la obra (contratante o mandante) encarga a un tercero (contratista o administrador delegado) la ejecución y administración de una obra o negocio, que este realiza por cuenta y riesgo del contratante a cambio de unos honorarios.

Los costos de la obra corren por cuenta del contratante, mientras que el administrador delegado aporta su gestión y responde por la correcta ejecución, sin asumir el riesgo económico del resultado.

Recordemos que, por esa razón, la remuneración del administrador delegado son honorarios, y no una utilidad por la venta de la obra.

La administración delegada se rige por las reglas del mandato.

El manejo de la facturación, la retención en la fuente y el impuesto a las ventas en la administración delegada se hace conforme a las reglas del mandato.

Esto no es una simple analogía: el propio artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016 equipara los dos contratos cuando señala «En los contratos de mandato, incluida la administración delegada…».

En el mismo sentido, el Consejo de Estado y la DIAN han reconocido que la administración delegada es una modalidad de contrato de obra que, en lo tributario, entraña la relación propia del mandato.

Retención en la fuente en la administración delegada.

La retención en la fuente sobre las operaciones ejecutadas en desarrollo del contrato debe practicarla el administrador delegado, atendiendo a la calidad de agente retenedor del contratante.

Así lo ordena el primer inciso del artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016:

«En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.»

La clave está en la expresión «teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante», que da lugar a dos escenarios.

• El contratante es agente de retención. El administrador delegado debe practicar las retenciones a que haya lugar sobre los pagos que realice en ejecución del contrato, como si fuera el propio contratante.
• El contratante no es agente de retención. El administrador delegado no practica retención sobre las operaciones propias del contrato, aunque sí debe retener sobre sus operaciones particulares si, individualmente considerado, tiene la calidad de agente de retención para ciertos conceptos como ingresos laborales.

Por lo anterior, el administrador delegado debe separar en su contabilidad las operaciones del contrato de las suyas propias, pues las primeras se rigen por la calidad del contratante y las segundas por la suya.

Retención en la fuente sobre los honorarios del administrador delegado.

Distinto es el caso de la retención sobre los honorarios que el contratante paga al administrador delegado por su gestión.

Sobre esos honorarios el contratante, en su calidad de agente de retención, debe practicar la retención en la fuente a título de renta, tal como lo precisa el mismo artículo 1.2.4.11:

«El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.»

Esta retención se aplica siempre que el mandante sea agente de retención.

Facturación en el contrato de administración delegada.

Le corresponde al administrador delegado facturar todas las operaciones que realice en ejecución del contrato.

Así lo dispone el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016:

«En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.»

En consecuencia, el administrador delegado debe solicitar la respectiva resolución de autorización de facturación, actualizar el Rut y gestionar la firma digital.

Respecto de las compras o pagos que haga el administrador delegado en cumplimiento del contrato, las facturas de los proveedores deben expedirse a su nombre. Luego el administrador delegado traslada esos costos e impuestos descontables al contratante mediante la certificación de que trata la norma.

Impuesto a las ventas en la administración delegada.

Debemos distinguir dos impuestos a las ventas distintos: el que se genera en las operaciones del contrato y el que se causa sobre los honorarios del administrador delegado.

IVA de las operaciones del contrato.

Como el administrador delegado es quien factura, es también quien cobra y recauda el IVA generado en las operaciones del contrato, así como quien recibe las facturas con el IVA descontable de las compras, pero quien declara es el mandante.

La norma no señala de forma expresa quién declara ese IVA, pero, de acuerdo con nuestro criterio, le corresponde al contratante, porque el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016 dispone que el mandatario debe certificarle los impuestos descontables:

«Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.»

Si el contratante es quien descuenta el IVA de las compras con base en esa certificación, es también quien debe declarar el IVA generado en las ventas del contrato. Entonces, el administrador delegado factura y recauda, pero es el contratante quien declara.

En resumen:

• Quién cobra/factura el IVA de las operaciones: el mandatario (administrador delegado), porque en los contratos de mandato las facturas deben ser expedidas en todos los casos por el mandatario (art. 3 del Decreto 1514 de 1998).
• Quién declara ese IVA: el mandante (contratante), porque el mandante declara los ingresos y solicita los costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente según la información que le suministre el mandatario (art. 29 del Decreto 3050 de 1997). El mandatario le traslada el IVA descontable con la certificación avalada por contador o revisor fiscal.

IVA sobre los honorarios del administrador delegado.

El servicio de administración delegada está gravado con IVA, de modo que el administrador delegado, en caso de ser responsable del IVS debe facturarlo sobre sus honorarios y declararlo en su propia declaración de IVA.

Este IVA es independiente del que se genera en las operaciones del contrato: es el IVA propio del administrador delegado por el servicio que presta, y no se confunde con el del negocio que administra por cuenta del contratante.

Ingresos y costos en la administración delegada.

Los ingresos, costos y gastos derivados del contrato son declarados en su totalidad por el contratante o dueño de la obra en su declaración de renta.

Así lo señala expresamente el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016:

«El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.»

El administrador delegado, por su parte, no declara como propios los ingresos ni los costos de la obra; se limita a remitir al contratante la relación de dichos conceptos, avalada por contador público o revisor fiscal.

Lo que sí declara el administrador delegado como ingreso propio son los honorarios que percibe por su gestión.

Resumen de obligaciones.

El siguiente cuadro resume quién responde por cada obligación tributaria en el contrato de administración delegada:

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.