En este artículo 24 secciones
- Base para liquidar la licencia de maternidad.
- Cómo se liquida la licencia de maternidad paso a paso.
- El empleador paga según el salario, no según lo que reconozca la EPS.
- Diferencia entre el salario y el ingreso base de cotización.
- La licencia no puede liquidarse por debajo del salario mínimo.
- Licencia de maternidad cuando hay cambio de salario.
- Controles al ingreso base de cotización.
- Cuando la trabajadora cotiza por dos vinculaciones.
- Quién paga y en qué momento.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Sobre qué salario se liquida la licencia de maternidad?
- ¿Si me subieron el sueldo antes de la licencia, con cuál me la pagan?
- ¿La empresa me puede pagar solo lo que le dio la EPS?
- ¿Cuánto paga la EPS por licencia de maternidad?
- ¿La licencia de maternidad se paga de una sola vez?
- ¿Qué descuentos se le hacen a la licencia de maternidad?
- ¿Cómo se liquida la licencia si cotizo como empleada y como independiente?
- ¿Puedo aumentar mi cotización antes del parto para que me paguen más?
- ¿Cómo se calcula la licencia de maternidad para independientes?
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La licencia de maternidad se liquida con el salario que la trabajadora esté devengando al momento de iniciarla, según el numeral 1 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, y la paga el empleador con ese salario, sin importar cuánto termine reconociéndole la EPS. De esa distinción salen casi todos los reclamos por licencias mal pagadas. ¿Cómo se liquida y quién asume la diferencia?
Base para liquidar la licencia de maternidad.
La base es el salario que la trabajadora devenga el día en que inicia la licencia. No el del año anterior, ni el promedio, ni el que figure en el contrato firmado hace tres años.
No entran en la base los pagos que no constituyen salario, sea por su propia naturaleza o porque las partes así lo acordaron expresamente.
Conviene revisar ese punto antes de liquidar, porque muchas empresas incluyen en la nómina conceptos que no son salariales, como explicamos en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.
Tratándose de trabajadoras independientes no hay salario, de modo que la base es el ingreso sobre el cual cotizaron.
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Cómo se liquida la licencia de maternidad paso a paso.
La liquidación es una regla de tres. Se toma el salario, se lleva a valor diario y se multiplica por los días de licencia.
Supongamos una trabajadora con un salario de $3.000.000 mensuales, con una licencia ordinaria de 126 días.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario mensual al iniciar la licencia | 3.000.000 |
| Valor día (salario ÷ 30) | 100.000 |
| Días de licencia | 126 |
| Valor de la licencia | 12.600.000 |
| Menos aporte a salud de la trabajadora (4 %) | 504.000 |
| Menos aporte a pensión de la trabajadora (4 %) | 504.000 |
| Neto a recibir | 11.592.000 |
Ese valor no se entrega de una sola vez. Se paga con la misma periodicidad de la nómina, de modo que la trabajadora sigue recibiendo su pago mensual o quincenal como lo venía haciendo.
Los únicos descuentos que proceden son los aportes a salud y pensión. La licencia no es salario y por eso no admite libranzas ni embargos.
El empleador paga según el salario, no según lo que reconozca la EPS.
Es el error más costoso y el más frecuente. Algunas empresas le pagan a la trabajadora exactamente lo que la EPS les reembolsó, y eso es ilegal cuando ese valor es inferior a su salario.
La razón es que son dos relaciones distintas. La obligación del empleador nace del contrato de trabajo y del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, que ordena remunerar la licencia «con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia». Lo que la EPS reconozca es un asunto entre la empresa y la EPS.
Si el empleador cotizó bien, no habrá diferencia. Si cotizó sobre un valor inferior al salario real, la diferencia la asume él, que fue quien la causó.
De acuerdo con nuestro criterio, la trabajadora debe quedar al margen de esa discusión. No le corresponde a ella asumir las consecuencias de una cotización mal hecha ni esperar a que la EPS resuelva para recibir su pago.
Si aun así el empleador le paga menos de lo que ordena la ley, la trabajadora puede presentar la queja ante el Ministerio del Trabajo, y puede hacerlo de forma anónima si teme represalias.
Diferencia entre el salario y el ingreso base de cotización.
Vale la pena ver la diferencia con números, porque es la que explica por qué el empleador termina poniendo plata.
Supongamos una trabajadora con un salario de $3.000.000, sobre la que la empresa cotizó $2.000.000.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario real de la trabajadora | 3.000.000 |
| Ingreso base de cotización reportado | 2.000.000 |
| Licencia que debe pagar el empleador (126 días) | 12.600.000 |
| Licencia que reconoce la EPS (126 días) | 8.400.000 |
| Diferencia que asume el empleador | 4.200.000 |
La EPS liquida sobre lo cotizado porque es sobre eso que recibió los aportes. El empleador liquida sobre el salario porque es lo que le ordena la ley laboral.
Esos $4.200.000 son el costo de haber cotizado por debajo del salario real, que además constituye una infracción frente a la UGPP.
La licencia no puede liquidarse por debajo del salario mínimo.
El decreto 2126 de 2023 fijó un piso que antes solo se deducía del sistema. El artículo 2.2.3.2.1 del decreto 780 de 2016 lo dice expresamente:
«En ningún caso, la licencia de maternidad podrá ser liquidada con un Ingreso Base de Cotización inferior a un (1) mínimo mensual legal vigente para la fecha de inicio de la licencia; regla que aplica igualmente cuando por cambio de anualidad, el ingreso de Base de Cotización reportado sea inferior al salario mínimo mensual vigente.»
La segunda parte resuelve un problema práctico muy común. Si la licencia inicia en enero y el aportante todavía no ha actualizado el IBC al nuevo salario mínimo, la EPS debe liquidar con el mínimo vigente y no con el valor desactualizado.
Lo mismo aplica a la trabajadora contratada a medio tiempo que devenga menos de un mínimo: aunque su salario sea inferior, la cotización se hace sobre un salario mínimo y sobre ese valor se liquida la licencia.
Licencia de maternidad cuando hay cambio de salario.
Cuando a la trabajadora le suben o le bajan el sueldo durante el embarazo, la licencia se paga con el salario vigente al iniciarla. No se promedia nada.
Si el aumento se dio un mes antes de comenzar la licencia, la licencia se paga con el salario nuevo.
La confusión nace de mezclar dos conceptos que se parecen pero no son lo mismo.
Variación del salario frente a salario variable.
El numeral 2 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo ordena promediar solo cuando el salario no es fijo:
«Si se tratare de un salario que no sea fijo como en el caso del trabajo a destajo o por tarea, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicio, o en todo el tiempo si fuere menor.»
El salario variable es el que se paga según el rendimiento, como las comisiones, el destajo o la tarea. Cambia mes a mes porque su monto depende de lo que se produzca o se venda.
Un aumento de sueldo no hace variable el salario: lo que hay es una variación del salario, que es cosa distinta, como explicamos en el artículo sobre el salario variable.
En resumen, el salario fijo que subió se paga con el valor nuevo; el salario variable se promedia.
Por qué la EPS a veces promedia sin que haya salario variable.
Las EPS suelen liquidar sobre el promedio del IBC cotizado en el último año, incluso cuando el salario es fijo.
Ocurre porque el IBC mensual varía por razones ajenas al tipo de salario, como las horas extras, los recargos o las novedades reportadas en la planilla.
Esa forma de liquidar vincula a la EPS, no al empleador. La empresa debe pagar según el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo y después asumir la diferencia si la hay.
Controles al ingreso base de cotización.
El sistema previó dos candados para evitar que el IBC se manipule en vísperas de la licencia. Conviene conocerlos porque explican liquidaciones que a primera vista parecen erradas.
Incrementos superiores al 40 %.
El artículo 2.2.3.4.5 del decreto 780 de 2016 recorta los aumentos de última hora:
«Las variaciones en el Ingreso Base de Cotización del mes de inicio de la licencia o del mes anterior al inicio de la incapacidad, que excedan el cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, o su fracción de meses cuando este tiempo fuere menor, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de prestaciones económicas.»
La EPS liquida hasta el tope del 40 % y reporta el caso a la UGPP. Solo se recorta el exceso, no la totalidad del incremento.
Correcciones posteriores al inicio de la licencia.
El artículo 2.2.3.4.6 del decreto 780 de 2016 cerró la puerta a corregir el IBC después de que la licencia ya empezó. Las correcciones y los aportes hechos con posterioridad solo dan lugar a reliquidar la prestación cuando obedecen a un ajuste salarial, y debe soportarse ante la EPS.
La consecuencia práctica es que el IBC debe quedar bien reportado antes de que inicie la licencia. Después ya no hay margen, salvo el ajuste salarial debidamente probado.
Cuando la trabajadora cotiza por dos vinculaciones.
Es el caso de quien es empleada y a la vez cotiza como independiente, o de quien tiene dos empleadores. Aquí hay una regla que cambió con el decreto 2126 de 2023 y que suele responderse mal.
La licencia sigue siendo una sola, pero no se liquida sobre la suma de los ingresos como un todo. El artículo 2.2.3.2.18 del decreto 780 de 2016 dispone:
«Cuando exista multiplicidad de aportantes para de fecha de inicio de la prestación, el valor a reconocer se liquidará en forma proporcional a lo aportado por cada aportante durante el periodo gestación en el caso de las licencias maternidad y paternidad y sus diferentes modalidades … y se pagara a cada aportante de manera independiente.»
Es decir, la EPS calcula lo que corresponde a cada aportante en proporción a lo que cada uno aportó durante la gestación, y le paga a cada uno por separado.
Si la trabajadora cotiza $3.000.000 como empleada y $2.000.000 como independiente, la EPS le paga al empleador la parte proporcional a los $3.000.000 y a ella la parte proporcional a los $2.000.000. En conjunto la licencia se liquida sobre $5.000.000, pero llega por dos vías.
El mismo artículo aclara que la base es el ingreso base de cotización reportado al momento de iniciar la licencia, entendiendo por inicio el día uno.
Quién paga y en qué momento.
Conviene cerrar con el orden de los pagos, porque invertirlo es la causa de que muchas trabajadoras pasen meses sin recibir nada.
El empleador paga primero a la trabajadora y después le cobra a la EPS. No al revés. Así lo ordena el artículo 121 del decreto ley 19 de 2012, que además le prohíbe trasladarle el trámite a la trabajadora.
La EPS tiene 15 días hábiles para reconocer la prestación y 5 días hábiles más para pagarla, plazos que detallamos en el artículo sobre el plazo que tiene la EPS para pagar incapacidades y licencias.
En el caso de la trabajadora independiente no hay empleador de por medio y le paga la EPS directamente, con las particularidades que explicamos en el artículo sobre la licencia de maternidad para independientes.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Sobre qué salario se liquida la licencia de maternidad?
Sobre el que la trabajadora devengue el día en que inicia la licencia. Si el salario es variable, se promedia el último año de servicio o todo el tiempo trabajado si fue menor.
¿Si me subieron el sueldo antes de la licencia, con cuál me la pagan?
Con el sueldo nuevo. Un aumento no convierte el salario en variable, de modo que no se promedia nada: se paga con el salario vigente al iniciar la licencia.
¿La empresa me puede pagar solo lo que le dio la EPS?
No. El empleador debe pagar según el salario de la trabajadora. Si la EPS reconoce menos porque se cotizó sobre un valor inferior, la diferencia la asume la empresa. Si aun así le pagan menos, puede quejarse ante el Ministerio del Trabajo, incluso de forma anónima.
¿Cuánto paga la EPS por licencia de maternidad?
El 100 % del ingreso sobre el que se cotizó, por los días de licencia que correspondan. Nunca puede liquidarla por debajo de un salario mínimo, ni siquiera cuando el IBC reportado quedó desactualizado por el cambio de año.
¿La licencia de maternidad se paga de una sola vez?
No necesariamente. El empleador la paga con la misma periodicidad de la nómina, de modo que la trabajadora sigue recibiendo su pago mensual o quincenal. A la independiente la EPS sí le paga el valor completo una vez la reconoce.
¿Qué descuentos se le hacen a la licencia de maternidad?
Solo los aportes a salud y pensión que le corresponden a la trabajadora. No proceden descuentos de libranza ni embargos, porque la licencia no tiene naturaleza salarial.
¿Cómo se liquida la licencia si cotizo como empleada y como independiente?
La licencia es una sola y se liquida sobre el total aportado durante la gestación, pero la EPS paga a cada aportante por separado y en proporción a lo que cada uno aportó. El empleador recibe su parte y la trabajadora recibe la suya como independiente.
¿Puedo aumentar mi cotización antes del parto para que me paguen más?
No conviene. El incremento que supere el 40 % del promedio de los doce meses anteriores no se tiene en cuenta en la parte que exceda ese porcentaje, y la EPS debe reportar el caso a la UGPP.
¿Cómo se calcula la licencia de maternidad para independientes?
Sobre el ingreso base de cotización, que en los independientes corresponde al 40 % de los ingresos mensuales, sin que la liquidación pueda quedar por debajo de un salario mínimo.
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Una mujer con 4 meses de embarazo que está en el régimen subsidiado y hace el traslado al régimen contributivo cotizando como independiente, ¿puede obtener el pago proporcional de la licencia de maternidad? ¿Existe un tope en el IBC sobre el cual puede cotizar?
Sí, al haber cotizado durante parte del periodo de gestación, la EPS le reconocerá la licencia de maternidad de forma proporcional al tiempo cotizado, y el tope para cotizar son 25 salarios mínimos mensuales.
Buenos días,
Tenemos un caso de una empleada que tiene 3 meses de embarazo. Ella actualmente está en EPS Sanitas y tiene con nosotros 3.5 meses, pero antes de estar con nosotros, estaba como beneficiaria, pues no tenía trabajo.
Por temas del esposo, se van a trasladar a Mompós y allá no atiende Sanitas, sino Old Mutual.
Primero, ¿qué le conviene más a la empleada: hacer un traslado a la nueva EPS o hacer una portabilidad de su actual EPS Sanitas?
Segundo, si ella hace un traslado, la EPS nueva a la que se traslade, que es Old Mutual, ¿debe pagarnos a nosotros la licencia de maternidad completa? ¿O cómo se hace en este caso?
Lo de la conveniencia de trasladarse de EPS es un asunto subjetivo respecto al cual no podemos emitir una opinión. En cuanto al pago de la licencia, la EPS no la reconoce completamente, sino proporcionalmente al tiempo cotizado durante la gestación, y la diferencia debe ser asumida por el empleador.
Buenas, la mujer trabajó como independiente pero cotizó un tiempo en una EPS y después hizo el traslado a otra EPS. ¿Quién asume el pago de la licencia o en qué proporción?
La licencia debe ser pagada en su totalidad por la EPS en la que está activa al momento de iniciar la licencia de maternidad como se explica en este artículo.
Entré a licencia de maternidad el 1 de junio de 2024, pero tuve incapacidad médica durante aproximadamente 30 días del mes de mayo por un embarazo de alto riesgo, lo cual hizo que el ingreso base de cotización (IBC) bajara. Bajo este argumento, la licencia de maternidad que me está trasladando mi empleador es inferior a mi salario pactado e inferior a un salario mínimo, teniendo en cuenta que el tipo de contratación es a término indefinido. Además de eso, en el mes de julio suben sueldos. Ellos dicen que mi salario base de liquidación va a ser el de la incapacidad, por eso me llega un valor menor al del contrato. ¿Es correcto lo que está haciendo el empleador o debo recibir el 100 % de la licencia de maternidad?
El artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo claramente señala que la licencia de maternidad se paga con el salario que la trabajadora tenga al momento de iniciar su disfrute, por lo que no se le puede pagar con base en la incapacidad.
Entré a licencia de maternidad el 7 de julio de 2024, pero tuve incapacidad médica durante aproximadamente 22 días del mes de junio, lo cual hizo que el ingreso base de cotización (IBC) bajara. Bajo este argumento, la licencia de maternidad que me está trasladando mi empleador es inferior a mi salario pactado, teniendo en cuenta que es un salario fijo. ¿Es correcto lo que está haciendo el empleador o debo recibir el 100% de la licencia de maternidad y el empleador debería asumir esa diferencia?
El artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo señala que la licencia de maternidad corresponde al salario que la trabajadora tenga al momento de iniciar dicha licencia. Esto significa que el empleador no puede pagarle menos. Además, no existe una norma que autorice al empleador a pagar únicamente lo que la EPS le reconozca por la licencia, por lo que, en nuestra opinión, el empleador debería asumir cualquier diferencia.
Entré en licencia el 28 de octubre de 2023 y finalicé el 1 de marzo de 2024. Empecé mis labores el 4 de marzo. ¿Cuánto me deberían liquidar si aún no me han liquidado y estoy con un contrato de obra o labor mayor o inferior a un año? Terminé el contrato y sigo trabajando, pero aún no me liquidan.
En este herramienta puede calcular el valor de la licencia de maternidad.
Si el contrato terminó pero sigue trabajando, en realidad el contrato no ha terminado y por tanto aún no le pagan la liquidación hasta tanto no se desvincule definitivamente de la empresa.
Buena tarde. Si estaba contratada por obra labor, de los 9 meses de embarazo, el primer mes fue por un salario más alto del mínimo por parte de la temporal. Luego, me afilié como independiente estando en embarazo y cotizo los 8 meses restantes para la licencia de maternidad. ¿Me alcanza a cubrir toda la licencia por el mínimo proporcional a lo cotizado, o me promedian contando ese tiempo laborado con la temporal más lo aportado como independiente?
Le liquidarán la licencia de maternidad sobre el salario que cotizó como independiente, por cuanto el promedio del salario se aplica cuando hay un salario variable, que es distinto a la variación del salario, que es lo que ha sucedido en su caso. Como cotizó los 9 meses completos le pagarán la licencia completa.
Tengo una pregunta respecto al pago de la licencia de maternidad. Vi en su artículo una parte que dice que el empleador deberá pagar el salario que se venía pagando a la madre. El caso es que ella tiene un salario básico, por ejemplo, de 1.300.000, pero adicionalmente, con auxilios y otros, el sueldo está por 2.000.000, que es lo que le vienen pagando mes a mes. En este caso, el empleador debe pagar sobre los 2 millones, ¿verdad? Porque me imagino que alegará que la EPS solo le va a pagar sobre el básico. Quedo muy atento.
Se debe pagar el salario sin auxilio de transporte ni horas extras de ningún tipo. Si llegara haber diferencia entre lo que la empresa paga y lo que la EPS reconoce es un valor que la empresa pierde, y eso generalmente se da porque la empresa no cotiza a seguridad social sobre el salario completo del trabajador.
Saludos
La licencia de maternidad es pagada en su totalidad por el empleador, aunque en algunos casos las EPS pueden contribuir con un porcentaje, dependiendo de la normativa vigente. Sin embargo, esto puede variar según el país y las condiciones específicas de cada empresa o entidad de salud.
La licencia de maternidad, en su totalidad, es pagada por la empresa, y luego la EPS le reconoce ese pago a la empresa. No hay porcentajes compartidos entre la empresa y la EPS.
Si la EPS por alguna razón no reconoce la licencia de maternidad, deberá ser asumida en su totalidad por la empresa o empleador.
Saludos
Buenas tardes. Solicito ayuda con esta consulta: ¿cuál es el procedimiento a seguir si a una trabajadora que está en licencia de maternidad se le muere el papá? ¿Cómo se manejan las dos licencias? Gracias.
En razón a que no hay una ley que declare la incompatibilidad de las dos licencias, se pueden disfrutar y pagar juntas, una luego de la otra.
Hola, te hago una pregunta: si renuncio antes de cumplir los 4 meses de la licencia de maternidad, ¿pierdo los pagos restantes o me los cancelan en la liquidación?
Considerando que el derecho a que la EPS le pague la licencia completa ya se ha causado, la empresa debería pagarla porque la EPS ya debió haberle reintegrado ese dinero a la empresa.
Con relación al valor que se reconoce en la licencia, tengo una duda: cuando una persona asume temporalmente un cargo de mayor nivel y salario, y se le venía reconociendo en la nómina el promedio del salario de los dos cargos, ¿se le paga la licencia con el salario de su cargo real o con el promedio del salario que tenía antes de salir a la licencia de maternidad, considerando que fue por pocos días antes de salir a la licencia?
Consulte el artículo ¿Cómo se paga la licencia de maternidad cuando hay cambio de salario?
¿Para la liquidación final se tienen en cuenta las incapacidades y los días de licencia de maternidad? Gracias.
Las incapacidades laborales y los días de licencia de maternidad se tienen en cuenta para la liquidación final en razón a que no suspenden el contrato de trabajo.
Una empleada que ingresa a la seguridad social contributiva en estado de embarazo y cuyo parto se efectúa cuatro meses después de su ingreso, la EPS le liquida parcialmente la licencia por el tiempo cotizado o su período de gestación. El saldo del valor de la licencia, ¿quién lo asume, el empleador o la beneficiaria por su tiempo parcial de afiliación? Agradezco su colaboración por su respuesta.
Atentamente,
Kell.
Cuando una trabajadora afiliada a la seguridad social en salud tiene un parto prematuro, el pago de la licencia por maternidad se realiza de manera proporcional al tiempo que ha estado cotizando. Si la EPS solo reconoce parcialmente el valor total de la licencia debido a este motivo, corresponde determinar quién asume el costo del saldo no cubierto.
Si se da una situación donde efectivamente queda un saldo sin cubrir tras aplicar lo anterior (lo cual es poco probable), entonces correspondería al empleador asumir dicho costo. Esto está respaldado por el artículo 236 del mismo decreto reglamentario mencionado anteriormente.
En resumen:
1. La EPS paga parcialmente reconociendo otro pago previo.
2. Si quedara algún saldo no cubierto (poco probable), le correspondería al empleador pagarlo directamente a su empleado o descontarlo según corresponda.
Buen día, ¿cuánto deberían de pagarme después de regresar de mi licencia de maternidad? Tengo un salario básico más comisiones que constituyen parte de mi salario. En este caso, al regresar de la licencia, ¿el primer mes me deben pagar solo el salario básico o también el promedio de comisiones mientras vuelvo a retomar mi cargo?
La licencia de maternidad se paga promediando el salario y cuando regrese a trabajar se le pagará según lo que haya ganado en el mes respectivo.
Yo estuve de licencia desde el mes de agosto hasta diciembre de 2021. A la fecha, mi empleador dejó de pagar tres de mis quincenas de licencia. ¿Qué puedo hacer en este caso?
Cuando el empleador no paga la licencia de maternidad, debe pagarla con intereses moratorios. Además, puede demandar al empleador para que le pague la licencia más los intereses y las costas del proceso.