Certificado de ingresos y retenciones (formulario 220)

Todo empleador debe expedir cada año, a cada trabajador, el certificado de ingresos y retenciones del año anterior, en el formulario 220 que prescribe la Dian, según el artículo 378 del Estatuto Tributario. Es una obligación que no depende de que se haya practicado retención ni de que el trabajador la solicite, y su incumplimiento está sancionado. ¿Quién debe expedirlo, a quién, con qué contenido y qué hacer cuando no llega?

Qué es y para qué sirve.

Es el documento con el que el empleador certifica al trabajador y a la Dian cuánto le pagó durante el año gravable y cuánto le retuvo.

Cumple tres funciones distintas y conviene tenerlas presentes, porque explican por qué la ley lo exige con tanto rigor.

1. Le permite al trabajador imputar en su declaración de renta las retenciones que le practicaron, descontándolas del impuesto que liquide.
2. Le da los datos que necesita para diligenciar esa declaración, porque discrimina los ingresos y los factores que depuran la base.
3. Le permite a la Dian cruzar lo que el empleador reportó con lo que el trabajador declaró.

Sin ese documento el trabajador no puede descontar unas retenciones que sí soportó, de modo que terminaría pagando dos veces el mismo impuesto. Esa es la razón de la sanción que desarrollamos en el artículo sobre la sanción por no expedir certificados de retención.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses propiedad horizontal

El formulario es obligatorio.

A diferencia de los certificados por otros conceptos, que el agente puede diseñar libremente, este tiene formato prescrito por la Dian.

La resolución 22 del 20 de febrero de 2024 prescribió el formulario 220, denominado «Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones», para el año gravable 2023 y siguientes, y quedó compilada en la Resolución Única Tributaria.

Eso significa que no hay que esperar una resolución nueva cada año: el mismo formulario sirve mientras la Dian no lo sustituya.

El formulario puede imprimirse o diseñarse por el propio empleador, siempre que conserve la estructura y el contenido del formato oficial.

Quién debe expedirlo.

El artículo 378 del Estatuto Tributario lo dice claramente:

«Los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados, un Certificado de Ingresos y Retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Dirección General de Impuestos Nacionales.»

La obligación recae sobre el agente de retención, es decir, sobre quien hace el pago, y no depende del tamaño de la empresa ni de su naturaleza jurídica.

Conviene recordar que las personas naturales también pueden ser agentes de retención por salarios cuando cumplen las condiciones del artículo 368-2 del Estatuto Tributario, materia que tratamos en el artículo sobre las personas naturales que son agentes de retención.

También cubre a los contratistas del artículo 383.

El nombre del formulario lo anuncia: se refiere a rentas de trabajo y de pensiones, y no solo a salarios.

Desde que el parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario permitió aplicar la tabla de rentas de trabajo a quienes no están vinculados por contrato laboral, la Dian dispuso que el mismo formulario 220 sirva para certificar esos pagos.

En consecuencia, al contratista independiente al que se le aplicó esa tabla se le expide el 220 y no el certificado por otros conceptos, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente a trabajadores independientes.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es una consecuencia que el contratante suele pasar por alto cuando acepta la solicitud del contratista: al cambiar el concepto de retención cambia también el certificado que debe expedirle.

Y a los pensionados.

El formulario cubre igualmente las rentas de pensiones, de modo que la administradora que paga la mesada debe expedirlo.

Eso ocurre aunque no haya retención, que es lo normal, porque la exención propia de las pensiones deja a la mayoría de las mesadas por debajo del umbral, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente a la mesada pensional.

Los fondos de cesantías.

Es un caso que suele ignorarse y que la Dian resolvió expresamente.

Señaló en el oficio 578 de 2018 que los fondos de cesantías, al estar determinados por la ley como agentes retenedores, deben expedir el certificado donde conste el pago efectuado, con su parte gravada y no gravada, y la retención practicada.

Conviene precisar que las cesantías no soportan retención en ningún caso, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en las cesantías, pero eso no releva de certificarlas: el documento acredita el pago y su condición de renta exenta.

A quién debe expedirse.

A todos los asalariados que recibieron pagos durante el año gravable, sin excepción y sin que importe si soportaron retención.

La norma no condiciona la obligación a que se haya retenido. El certificado se llama «de ingresos y retenciones», y el primer concepto existe aunque el segundo sea cero.

Al trabajador que se retiró durante el año.

Es el incumplimiento más frecuente y el que más reclamos genera.

El trabajador que estuvo vinculado dos meses recibió pagos laborales en ese año gravable, de modo que tiene derecho a su certificado como cualquier otro.

La terminación del contrato no extingue esa obligación, que nace del pago y no de la vigencia del vínculo al cierre del año.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene que la empresa actualice los datos de contacto del trabajador al liquidarlo, porque el certificado se expide meses después y la dificultad para entregarlo es la causa más común de las quejas por no expedición.

Al trabajador al que no se le retuvo.

También, y por la misma razón.

El trabajador de ingresos bajos rara vez soporta retención, porque la base depurada no alcanza el umbral de la tabla. Pero sí recibió pagos, y esos pagos son los que el certificado acredita.

Ese documento le sirve además para establecer si quedó obligado a declarar renta, porque uno de los topes se mide sobre los ingresos brutos del año.

Cuando hubo varios empleadores.

Cada uno expide el suyo por los pagos que él realizó, sin que ninguno deba consolidar los del otro.

El trabajador reúne los certificados y suma la información al declarar, porque el impuesto se liquida sobre el total de sus ingresos del año.

Y cada empleador practica su propia retención sobre lo que él paga, sin conocer lo que paga el otro, lo que explica que la suma de las retenciones pueda resultar inferior al impuesto final.

Plazo para expedirlo.

El artículo 1.6.1.13.2.40 del decreto 1625 de 2016 fija el plazo, que el Gobierno ajusta cada año con el decreto de plazos.

En los últimos años ese plazo ha sido el 31 de marzo del año siguiente al gravable, de modo que el certificado del año gravable anterior debe estar en manos del trabajador antes de esa fecha.

Conviene verificar la fecha exacta en el decreto de plazos de cada año, porque puede desplazarse cuando cae en día no hábil.

El plazo corre aunque el trabajador no haya solicitado el certificado. La obligación es del empleador y no depende de que alguien se la recuerde.

Qué debe contener.

El artículo 379 del Estatuto Tributario enumera el contenido mínimo, que el formulario 220 recoge:

• El formulario debidamente diligenciado.
• Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
• Apellidos y nombre del asalariado.
• Cédula o NIT del asalariado.
• Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
• Cédula o NIT del agente retenedor.
• Dirección del agente retenedor.
• Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
• Firma del pagador o agente retenedor.

Con esa firma el agente certifica que los datos son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el periodo, y que los valores fueron determinados conforme a la ley.

Debe discriminar los factores de la base gravable.

Es una exigencia que no aparece con esas palabras en el artículo 379 pero que la Dian ha derivado de la función del documento.

Señaló en el oficio 906477 del 1 de julio de 2021, reiterando el oficio 053020 de 2012:

«Dada la función que tiene el certificado, este debe contener la discriminación de los factores necesarios para determinar la base gravable del impuesto sobre la renta y complementarios del asalariado (i.e., Oficio No. 053020 del 21 de agosto de 2012), dentro de los cuales están los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, que provienen de los aportes obligatorios a salud y pensión a su cargo.»

En consecuencia, no basta con certificar el total pagado y el total retenido: el documento debe permitirle al trabajador reconstruir su depuración.

Los conceptos que intervienen en esa depuración, con sus límites, están en el artículo sobre la depuración de la base de retención por salarios.

Los aportes se certifican por lo efectivamente descontado.

El mismo oficio resuelve una duda de causación que se presenta cuando los aportes de un año se pagan en otro.

La Dian concluyó que en el certificado se incluye el valor que efectivamente haya sido detraído del ingreso laboral del trabajador en el año gravable correspondiente.

De modo que si por cualquier circunstancia los aportes de un año se realizan en el siguiente, corresponden a esa vigencia y no a la anterior.

Los datos que aporta el asalariado no declarante.

El artículo 380 del Estatuto Tributario prevé una sección del formulario que no diligencia el empleador sino el propio trabajador, cuando no está obligado a declarar.

Allí informa, bajo su firma, el monto de otros ingresos recibidos durante el año que provengan de fuentes distintas de la relación laboral y las retenciones que le practicaron sobre ellos, junto con la información patrimonial que la norma exige.

De acuerdo con nuestro criterio, esa sección se diligencia poco en la práctica, y conviene que el área de nómina la explique al entregar el certificado, porque su omisión no es del empleador sino del trabajador.

Casos particulares.

Estos son los supuestos que con más frecuencia generan consultas y que el formato no resuelve por sí solo.

Retención practicada en exceso y reintegrada.

Cuando el empleador reintegra al trabajador una retención practicada en exceso o indebidamente, el certificado ya expedido deja de reflejar la realidad.

La Dian lo precisó en el concepto 13278 de 2025, al recordar el procedimiento del reintegro:

«Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención en la fuente, si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita del interesado.»

De modo que hay que anular el certificado, conservarlo junto con la solicitud, y expedir uno nuevo con los valores correctos. El procedimiento completo está en el artículo sobre las retenciones practicadas en exceso o indebidas.

Cuando el reintegro se solicita en el año siguiente, el trabajador debe manifestar además que esa retención no ha sido ni será imputada en su declaración.

Certificado con errores.

No existe un procedimiento especial: lo que procede es expedir uno nuevo que corrija el anterior.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene dejar constancia de la anulación del primero y conservar los dos, porque el trabajador pudo haber declarado con el certificado equivocado y la Dian conserva el reporte de exógena del empleador.

Si el error consistió en retener de menos, la corrección del certificado no basta: el empleador debe además corregir su declaración de retención del periodo, con la sanción e intereses que correspondan.

Cuando el certificado no coincide con la contabilidad.

Es una duda que llega con frecuencia y cuya respuesta es la misma en los dos sentidos.

Lo que vale es el valor efectivamente retenido, no el que por error figure en el certificado ni el que por error figure en el registro contable.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene resolver la diferencia antes de que el trabajador declare, porque una vez presentada su declaración la corrección le corresponde a él y no al empleador.

Pagos de un año certificados en otro.

Ocurre cuando la retención se practica en un periodo y se certifica en otro, y tiene una regla que conviene fijar.

Las retenciones se imputan en la declaración del periodo en que se practicaron, no en aquel en que se certificaron, conforme a lo que desarrollamos en el artículo sobre la oportunidad para imputar las retenciones.

Por eso el certificado debe corresponder al año gravable en que los pagos se realizaron y las retenciones se practicaron, y no al año en que el documento se expide.

Qué pasa si el empleador no lo expide.

Lo primero es requerirlo por escrito, dejando constancia de la solicitud, porque muchas omisiones son de gestión y se resuelven con el requerimiento.

Si persiste, el trabajador puede reportar el incumplimiento a la Dian, que puede sancionar al empleador con el 5% de los pagos correspondientes a los certificados no expedidos, según el artículo 667 del Estatuto Tributario.

Esa denuncia tiene un efecto práctico que conviene conocer: durante el procedimiento sancionatorio el empleador tendrá que expedir el certificado para acceder a la reducción de la sanción, que es precisamente lo que el trabajador necesita.

No se puede sustituir por la factura.

Es una precisión importante, porque para otros conceptos de retención sí existe esa posibilidad.

El parágrafo 1 del artículo 381 del Estatuto Tributario permite sustituir el certificado por la factura o el documento donde conste el pago, pero ese artículo regula los conceptos distintos de los originados en la relación laboral.

En consecuencia, el asalariado sin formulario 220 no tiene documento alternativo, a diferencia de lo que ocurre en los demás conceptos, materia que desarrollamos en el artículo sobre el certificado de retención en la fuente.

De acuerdo con nuestro criterio, esa ausencia de alternativa es la que hace del reporte a la Dian no un recurso último sino el camino que efectivamente conduce al certificado.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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