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Requisitos de la factura

Consulte: ¿Entonces cómo se debe llamar la factura?

Concepto de factura.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”.

Requisitos de la factura.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Código de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los  requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j. <Literal inexequible>

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

Adicionalmente,  quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

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237 Opiniones en “Requisitos de la factura”
  1. jose dice:

    tengo un problema mi persona facturo unas ventas hace cuatro años a otra institucion, pero no me quiere pagar porque cometi el error de facturar mucho tiempo despues y la fecha de la facturacion por tanto no coicide con la fecha de emision de la factura, ejemplo la factura se emitio en el año dos mil once y segun lo que dice en la factura es de fecha año dos mil diez, es decir que cuando elabore la factura no existia todavia, la pregunta es es valida para cobrar mi dinero y probar la deuda o no tiene valides alguna

  2. Boris dice:

    por un error litografico, al hacer mis facturas se coloco FACTURA DE COMPRA, en vez de FACTURA DE VENTA, mi pregunta es: Debo cambiar toda las facturas o puedo colocar un sello con la correccion

  3. Eliana Fernandez dice:

    Buena tarde,

    Me gustaria saber si es posible que uno mismo realize un modelo de factura en excel por ejemplo y sea valido. Gracias.

  4. Alba dice:

    Hay alguna norma que especifique que en la factura de compra de productos en promocion, se informe el precioregular y el descuento que tiene el producto?

    Mil gracias.

  5. JOSE RAMIREZ dice:

    Es absolutamente necesario que en la factura se imprima la direccion que está en el RUT del cliente , o es posible que se imprima una direccion diferente a solicitud del mismo cliente? Gracias

  6. DANIEL BALLESTAS dice:

    buenas tardes.

    me gustaria que me ayuden con un caso que se me presento.
    yo le facture a una empresa unos servicios de salud, por equivocación facture con el nit de la empresa a la cual le preste el servicio con tl nit erróneo le hicieron falta dos digitos, dicha empresa no ha pagado, yo los embargue, en el juzgado no prospero la demanda aduciendo que se habia facturado con el nit equivocado.

    en este caso estuvo bien el fallo del juzgado por haber facturado con el nit errado de la empresa a la cual le preste mis servicios?

    • FERANDANTE dice:

      Daniel

      Su caso es de lo de no te lo puedo creer...pero desafortunadamente, las empresas se identifican con el NIT como las personas con la Cedula, y por ende, si equivoca los numeros de identificación no se identifica en debida forma a la empresa

      No obstante lo anterior, son errores administrativos, en principio, usted desde el comienzo debió haber anulado la factura y haber generado una nueva, y asunto solucionado; ahora, ya desde el punto de vista de apoyo o soporte legal, el Abogado que lo representó no fue lo suficientemente hábil para haberle sugerido previamente agotar un reconocimiento de la obligación o incluso una Conciliación.

      Ahora bien, su dinero no se ha perdido, debe agotar una Audiencia de Conciliación previa a iniciar un proceso ordinario en el cual usted pruebe que si prestó el servicio a satisfacción y por ende, se le adeuda, con la posibilidad que en dicha audiencia pueda obtener el reconocimiento y compromiso de pago.

  7. Tomas dice:

    que intereses moratorios se cobran en las facturas de transporte?

    • FERANDANTE dice:

      Tomas

      Los que se pácten y en caso de no estarlo, los reglados en el Artículo 884 del C. de Co., como para cualquier otro titulo valor, esto es el 1.5 adicional del interes bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia.-

  8. Maritza Robles dice:

    Que tan valido es que firmen y envíen escaneado por email la factura en señal de aceptación y/o aprobación.

    Agradezco su atención.

  9. Maritza Robles dice:

    Me gustaría saber según Ley 1231/2008, en el momento de firmar la factura en señal de aprobación, que tan valido es la firma de la guía cuando se enviar por correo certificado.

    Agradezco su colaboración.

    • FERANDANTE dice:

      Maritza

      Las facturas no se firman " en señal de aprobación" sino de ACEPTACION que es una cosa totalmente diferente.

      No se trata de validez, sino de principio de prueba, por lo que la sugerencia es que se haga de manera fisica en el cuerpo del documento, salvo la de transpórte que conllevan un manejo especial

  10. Ana Ruth Coto dice:

    Buenos días

    En Costa Rica, me puede comentar sobre la prescripción de una factura.
    Tengo entendido que es de un año, pero no logro encontrar la información en el código de comercio.Gracias

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