Requisitos de la factura de venta para efectos tributarios

Toda persona o empresa obligada a facturar, y quien sin estarlo decida expedir factura, debe cumplir los requisitos que fija el artículo 617 del Estatuto Tributario, desarrollados para la factura electrónica por la Resolución 000165 de 2023 de la Dian. Esos requisitos tienen dos caras: para el vendedor, expedir la factura sin ellos es una irregularidad sancionable; para el comprador, recibirla sin los mínimos del artículo 771-2 significa perder el costo, la deducción o el IVA descontable. ¿Cuáles son esos requisitos, cuáles se exigen a quien expide y cuáles a quien recibe?

Cuándo se debe expedir factura de venta.

Según el artículo 615 del Estatuto Tributario, deben expedir factura o documento equivalente, por cada operación que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, sean o no contribuyentes. Quiénes están exceptuados lo explicamos en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.

Quien no está obligado puede facturar de todos modos, pero si lo hace queda sujeto a los mismos requisitos, porque para efectos tributarios se considera obligado a facturar desde que expide la primera factura.

Recordemos que hoy la regla general es la factura electrónica: la factura de talonario o de papel solo tiene validez cuando el obligado presenta inconvenientes tecnológicos, conforme al artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Los detalles del sistema están en el artículo sobre la facturación electrónica.

• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Proyección y planeación pensional

Requisitos de la factura según el artículo 617 del Estatuto Tributario.

El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe reunir la factura de venta:

«Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.»

Son nueve requisitos, identificados con las letras a) a i), y esa identificación importa porque otras normas se refieren a ellos por su letra. Veamos qué exige cada uno.

Requisitos que deben estar preimpresos en la factura de papel.

El inciso segundo del artículo 617 dispone que, al momento de la expedición, los requisitos de los literales a), b), d) y h) deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales similares. Es decir, en una factura de talonario no se pueden escribir a mano la denominación, los datos del vendedor, el número ni los datos del impresor.

Cuando la factura de papel se genera con un sistema informático, por ejemplo durante una contingencia, el parágrafo del artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023 entiende cumplido el requisito de impresión previa.

La resolución de autorización de numeración.

Hay un requisito que el artículo 617 no menciona y que en la práctica es indispensable: la numeración de la factura debe estar autorizada por la Dian, y en la factura debe constar esa autorización. El numeral 4 del artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 exige indicar el prefijo, el número consecutivo y la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el servicio informático de la Dian.

De modo que no basta con imprimir el rango autorizado y la fecha de vencimiento: la fecha de la resolución también debe constar. Cómo se solicita y cuánto dura lo explicamos en el artículo sobre la resolución de facturación.

Requisitos de la factura electrónica de venta.

La factura electrónica debe cumplir los mismos requisitos del artículo 617, más los especiales que fija la Dian con fundamento en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Están en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023, y son dieciocho. Los agrupamos según su origen.

Los que desarrollan el artículo 617.

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquirente: nombre o razón social y NIT; si no lo suministra, nombre y número de identificación; y si tampoco, la frase «consumidor final» y el número 222222222222. Cuando la venta se hace fuera del local y el comprador no está plenamente identificado, se registra además la dirección de entrega.
4. Numeración consecutiva con prefijo de hasta cuatro caracteres, número, y fecha y vigencia de la autorización de numeración.
5. Fecha y hora de expedición, que corresponde a la de validación por la Dian.
6. Número de líneas o ítems, con cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que identifiquen los bienes o servicios.
7. Valor total, como suma de las líneas o ítems.
8. Calidad de agente retenedor de IVA, de autorretenedor de renta, de gran contribuyente o de contribuyente del régimen simple, cuando corresponda.
9. Discriminación del IVA, del impuesto al consumo, del impuesto a las bolsas plásticas, de los impuestos saludables y de cualquier otro que la ley exija, con su tarifa.

Los que agrega la Dian para la factura electrónica.

1. Fecha y hora de generación.
2. Entrega al adquirente del formato electrónico de generación junto con el documento de validación «Documento validado por la Dian», dentro del contenedor electrónico.
3. Forma de pago: de contado o a crédito, y en este caso el plazo.
4. Medio de pago cuando es de contado: efectivo, tarjeta, transferencia u otro.
5. Firma digital del facturador electrónico.
6. Código Único de Factura Electrónica, CUFE.
7. Dirección de internet de la Dian contenida en el código QR de la representación gráfica.
8. Contenido del anexo técnico de la factura electrónica de venta.
9. Nombre o razón social y NIT del fabricante del software, nombre del software y del proveedor tecnológico si lo hay.

Los requisitos técnicos, como el CUFE, la firma digital y el QR, los genera automáticamente el software de facturación; los que dependen del facturador son la identificación correcta del comprador, la descripción de lo vendido, la discriminación de los impuestos, la forma y el medio de pago y la calidad de retenedor.

La forma de pago merece atención: si la factura es a crédito o se otorga plazo, el comprador debe registrar el acuse de recibo de la factura y de la mercancía para que le sirva como soporte, como veremos, y la factura queda habilitada para circular como título valor, tema que tratamos en el artículo sobre la factura de venta como título valor.

Requisitos de la factura de talonario o de papel.

La factura de papel solo procede cuando el obligado a facturar electrónicamente presenta inconvenientes tecnológicos, y sus requisitos son los del artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023: los mismos del artículo 617, con la fecha y hora de expedición, la forma y el medio de pago, la discriminación de impuestos y la calidad de retenedor.

Se agregan dos propios del papel: el nombre y NIT del impresor, cuando la factura se elabora de forma manual, y el nombre y NIT del fabricante del software y el código QR, cuando se genera con un sistema informático. Superada la contingencia, la información de esas facturas debe transmitirse a la Dian como factura electrónica generada por inconvenientes tecnológicos.

Requisitos de la factura para soportar costos, deducciones e IVA descontable.

Hasta aquí hemos visto los requisitos que se le exigen a quien expide la factura. Para quien la recibe, la exigencia es distinta y más corta, porque la ley no quiere que el comprador pierda sus costos por errores de un tercero.

Lo dispone el artículo 771-2 del Estatuto Tributario:

«Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario. Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.»

Para el comprador, entonces, la factura sirve como soporte si contiene estos seis datos:

• Nombre o razón social y NIT del vendedor.
• Nombre o razón social y NIT del comprador, con el IVA discriminado.
• Número consecutivo.
• Fecha de expedición.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Valor total de la operación.

No se le exige verificar la denominación, los datos del impresor ni la calidad de retenedor del vendedor, que son cargas del vendedor y no del comprador.

Con todo, el artículo 27 de la Resolución 000165 de 2023 precisa que, en la factura electrónica, esos requisitos son los de sus artículos 11 y 12, y que la identificación del comprador debe ser la del numeral 3.1, es decir, con NIT. Una factura expedida a «consumidor final», con el número 222222222222, no le sirve a nadie para soportar costos, y como la factura electrónica validada no se puede modificar, el error es prácticamente irreversible: por eso la factura debe pedirse a nombre propio en el momento de la compra y no después.

Requisitos que no se le exigen al comprador.

De los nueve requisitos del artículo 617, cuatro no afectan al comprador, porque son cargas exclusivas del vendedor:

1. La denominación expresa de «factura de venta».
2. El nombre y NIT del impresor de la factura.
3. La indicación de la calidad de retenedor de IVA.
4. La resolución de autorización de numeración.

La ausencia de cualquiera de ellos no le quita a la factura su valor probatorio frente al comprador. Merece mención especial la resolución de numeración: que el vendedor no la tenga, o que esté vencida, no afecta el costo ni el IVA descontable del comprador, aunque sí expone al vendedor a la sanción por facturación.

La fecha de la factura y el periodo del costo.

La fecha de expedición sí es requisito para el comprador, porque de ella depende el periodo en que se lleva el costo. Por regla general, el costo o gasto de un periodo debe corresponder al ingreso de ese mismo periodo, en virtud de la independencia de los periodos gravables.

El problema clásico se presenta con las compras de fin de año: el proveedor expide la factura en diciembre y el cliente la recibe y la causa en enero, o al revés. Para eso el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario trae una salida:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Es decir que el costo se lleva al año en que efectivamente se recibió el bien o el servicio, aunque la factura tenga fecha del año siguiente, siempre que se pueda acreditar cuándo ocurrió la operación con la remisión, el acta de entrega o el contrato.

La factura debe ser electrónica.

Un requisito que hoy se da por descontado pero que conviene recordar: el soporte debe ser la factura electrónica de venta, porque todos los obligados a facturar deben hacerlo electrónicamente. La Ley 2155 de 2021 permitió, durante la transición, soportar en documentos distintos un porcentaje decreciente de los costos, deducciones e impuestos descontables, porcentaje que llegó a cero a partir del año gravable 2023.

En consecuencia, una factura de papel expedida por un obligado a facturar electrónicamente, fuera de los casos de inconveniente tecnológico, no sirve como soporte.

Cuando el soporte no es una factura.

No toda erogación se respalda con factura, porque no todo el mundo está obligado a expedirla. En esos casos el soporte es el documento equivalente, que debe contener los literales b), d), e) y g) del artículo 617, o el documento soporte que elabora el propio comprador cuando adquiere bienes o servicios de no obligados a facturar.

Hay además pagos que tienen su propio soporte y que no requieren factura: los intereses de un crédito se prueban con el extracto o la certificación del banco, el impuesto predial con el recibo de liquidación, las cuotas de administración con el recibo que expide la copropiedad y los servicios públicos con el documento equivalente que expide la empresa. El detalle de cada soporte está en el artículo sobre cómo soportar costos y deducciones en el impuesto de renta.

De modo que la falta de alguno de los requisitos del artículo 617 en una factura de administración o de servicios públicos no significa necesariamente que se pierda la deducción: primero hay que establecer cuál es el soporte que la ley exige para ese pago en particular.

Facturas a crédito: el acuse de recibo es requisito.

Cuando la factura electrónica es a crédito o con plazo para el pago, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario exige que el comprador confirme el recibo de la factura y de los bienes o servicios mediante mensaje electrónico al emisor, y solo con esos dos acuses la factura se constituye en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Es un requisito que depende del comprador, no del vendedor, y que muchas empresas descuidan. Los plazos y la forma de registrar los eventos los tratamos en el artículo sobre la aceptación tácita de la factura.

Documentos equivalentes y documento soporte.

Cuando el proveedor puede expedir documento equivalente en lugar de factura, el soporte debe contener los literales b), d), e) y g) del artículo 617: vendedor, número, fecha y valor. Cuáles son esos documentos lo explicamos en el artículo sobre el documento equivalente a la factura.

El tiquete POS electrónico solo sirve como soporte si identifica al comprador con nombre y NIT; expedido a consumidor final, no da derecho a costos ni a IVA descontable, por disposición del parágrafo 2 del artículo 616-1. Y cuando el proveedor no está obligado a facturar, el soporte es el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que genera el propio comprador. Por eso se acostumbra pedir copia del RUT del proveedor: para saber cuál de los tres soportes corresponde.

Comparativo de requisitos para el vendedor y para el comprador.

Resumido en una sola vista, con las letras del artículo 617:

Como se puede observar, para el comprador la factura sigue siendo válida sin la totalidad de los requisitos del artículo 617, siempre que cumpla los del artículo 771-2 y, si es a crédito, registre los acuses.

Datos que la norma no exige en la factura.

Nuestros lectores preguntan con frecuencia por datos que los sistemas piden o que los clientes exigen sin que la norma los contemple.

• El dígito de verificación del NIT no es requisito: la norma exige el NIT, y el dígito puede omitirse o incluirse según se configure el software. El facturador gratuito de la Dian, de hecho, no lo acepta para el adquirente.
• La firma del vendedor o del comprador no es requisito tributario; la factura electrónica lleva firma digital del sistema, no manuscrita.
• La dirección y el teléfono del comprador no son requisitos, salvo la dirección de entrega en ventas fuera del local a compradores no identificados con NIT.
• El sello o la leyenda «cancelado» no tienen efecto tributario; la forma y el medio de pago sí deben registrarse.

Lo que sí exige la norma, y suele omitirse, es la fecha y la vigencia de la resolución de numeración, la forma de pago y la calidad de retenedor.

Qué pasa si la factura no cumple los requisitos.

Para el vendedor, expedir facturas sin los requisitos de los literales a), h) e i) del artículo 617 se sanciona con el 1 % del valor de las operaciones facturadas sin ellos, sin exceder de 950 UVT, según el artículo 652 del Estatuto Tributario; y la reincidencia puede llevar a la clausura del establecimiento del artículo 657. Las demás omisiones se sancionan según la norma específica, como explicamos en el artículo sobre las sanciones por facturación.

Para el comprador, la consecuencia es el rechazo del costo, la deducción o el IVA descontable cuando la factura no reúne los requisitos del artículo 771-2, o cuando, siendo a crédito, no registró los acuses de recibo.

Si la factura llegó con un error, por ejemplo en el NIT del comprador, lo procedente es pedir al vendedor que la anule con nota crédito y expida una nueva, porque la factura electrónica validada no se puede corregir.

Requisitos comerciales de la factura como título valor.

Además de los requisitos tributarios, la factura a crédito puede ser un título valor si cumple los del artículo 774 del Código de Comercio, que remite al artículo 617 y agrega la fecha de vencimiento, la constancia del recibo de la factura y de la mercancía, y el estado de pago. Esos requisitos, y el registro en el RADIAN, los tratamos en el artículo sobre la factura de venta como título valor.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía Laboral 2026
• Guía de propiedad horizontal