Retenciones entre regímenes: cuándo se retiene renta, IVA e ICA

Que un comprador deba retener a su proveedor no depende de que uno sea responsable del IVA y el otro no, sino de la calidad de cada uno frente a cada impuesto. En renta se retiene cuando el comprador es agente de retención y el vendedor no es autorretenedor; en IVA, solo cuando el comprador está entre los agentes del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y el vendedor es responsable del impuesto, y en ICA según las normas de cada municipio. ¿Qué retenciones proceden en cada combinación?

Del régimen común y simplificado a responsables y no responsables.

Desde la ley 1943 de 2018 ya no se habla de régimen común y régimen simplificado, sino de responsables y no responsables del IVA, aunque los términos antiguos siguen siendo de uso corriente. Lo explicamos en el artículo sobre el régimen común y el régimen simplificado.

Para las retenciones importa además una tercera categoría, la de los contribuyentes del régimen simple de tributación, y dos calidades que no dependen del IVA: la de gran contribuyente y la de autorretenedor.

Conviene insistir en esto desde ahora, porque de la confusión entre esas calidades nacen la mayoría de los errores: ser autorretenedor es una calidad del impuesto de renta y ser gran contribuyente es una calificación de la Dian que sí tiene efectos en IVA. No son lo mismo y no se acompañan necesariamente.

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• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

Retención en la fuente a título de renta.

La retención de renta depende de dos preguntas, y ninguna tiene que ver con la responsabilidad del IVA:

• ¿El comprador es agente de retención? Lo son las personas jurídicas y las personas naturales comerciantes que en el año anterior tuvieron patrimonio o ingresos brutos superiores a 000 UVT, entre otros, según los artículos 368 y 368-2.
• ¿El vendedor está sometido a retención? No lo está si es autorretenedor, si el pago no supera la base mínima del concepto o si se trata de un ingreso no sometido a retención.

Si las dos respuestas son afirmativas, hay retención de renta, sea el vendedor responsable o no del IVA. Por eso al antiguo régimen simplificado sí se le practica retención de renta cuando el comprador es agente de retención. Explicamos quiénes son agentes en el artículo sobre las personas naturales que son agentes de retención.

La calidad de autorretenedor y cómo se obtiene.

El autorretenedor es el beneficiario del pago que se practica a sí mismo la retención que normalmente le practicaría el comprador. No es una calidad que se autoasigne: la otorga la Dian. Así lo dispone el parágrafo 1 del artículo 368 del Estatuto Tributario.

«Radica en el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, la competencia para autorizar o designar a las personas o entidades que deberán actuar como autorretenedores y suspender la autorización cuando a su juicio no se garantice el pago de los valores autorretenidos.»

Dos consecuencias se siguen de ese texto. La primera, que la autorización es individual y se acredita con la resolución correspondiente, que queda reflejada en el RUT. La segunda, que se trata de una calidad del impuesto de renta, de manera que no dice nada sobre el IVA. Lo desarrollamos en el artículo sobre la autorretención en la fuente.

Cosa distinta es la autorretención especial del artículo 1.2.6.6 del decreto 1625 de 2016, que no requiere autorización porque opera por el solo hecho de ser sociedad nacional beneficiaria de la exoneración de aportes. Esa autorretención convive con la ordinaria y tampoco tiene efecto alguno en IVA.

El caso del gran contribuyente.

Ser gran contribuyente no libera por sí solo de la retención de renta. Lo que la evita es la autorización como autorretenedor. Si el gran contribuyente no es autorretenedor, el comprador que es agente de retención debe retenerle; si lo es, no.

Por eso conviene revisar en el RUT o en la factura del proveedor si tiene la calidad de autorretenedor, en lugar de suponerla por el solo hecho de ser gran contribuyente.

De acuerdo con nuestro criterio, la regla práctica es la inversa de la que suele aplicarse: la calificación de gran contribuyente importa en IVA y no en renta, mientras la de autorretenedor importa en renta y no en IVA.

El contribuyente del régimen simple.

A los contribuyentes del régimen simple no se les practica retención de renta, porque el impuesto unificado reemplaza el impuesto de renta, según el artículo 911. Tampoco están obligados a practicar retenciones de renta, salvo las de los pagos laborales. Para que el comprador no les retenga, basta con que acrediten su inscripción en el simple, por ejemplo con el RUT.

Retención en la fuente por IVA.

La retención de IVA solo la practican quienes el artículo 437-2 del Estatuto Tributario designa como agentes. La lista es cerrada, y ser responsable del IVA no confiere por sí mismo esa calidad. Los supuestos relevantes en la práctica son los siguientes:

• Las entidades estatales, en el numeral 1.
• Los grandes contribuyentes, sean o no responsables del IVA, y quienes la Dian designe como agentes de retención mediante resolución, ambos en el numeral 2.
• Quienes contraten la prestación de servicios gravados en el país con personas o entidades sin residencia o domicilio en Colombia, en el numeral 3, sobre el 100% del impuesto.
• Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones, en el numeral 5, y los recaudadores de pagos a prestadores de servicios digitales del exterior, en el numeral 8.
• Los responsables del IVA que adquieran bienes o servicios gravados de contribuyentes del régimen simple que sean responsables del impuesto, en el numeral 9.

Por regla general la retención es del 15% del IVA facturado, según el artículo 437-1. Los detalles están en el artículo sobre la retención en la fuente por IVA.

La exclusión del parágrafo 1.

El parágrafo 1 del artículo 437-2 excluye de retención las operaciones celebradas entre determinados agentes. Su alcance se suele leer mal, de modo que conviene transcribirlo.

«La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo, no se regirá por lo previsto en este artículo.»

El parágrafo no establece una jerarquía de categorías sino una lista, y la exclusión opera en cualquier combinación entre los numerales 1, 2 y 5: entidades estatales, grandes contribuyentes o designados por resolución, y entidades emisoras de tarjetas. La entidad estatal no le retiene IVA al gran contribuyente, ni al contrario.

Lo que el parágrafo no hace es extender la exclusión a quien no está en esa lista. Y el autorretenedor de renta no está en ella, como veremos enseguida.

El autorretenedor de renta sí soporta retención de IVA.

Es una de las preguntas más frecuentes y una de las que más se responde mal: si el proveedor es una persona jurídica autorretenedora de renta, pero no es gran contribuyente, ¿se le practica retención de IVA? La respuesta es que sí, siempre que el comprador tenga la calidad de agente de retención de IVA.

Por qué no lo cobija el parágrafo 1.

La exclusión del parágrafo 1 solo alcanza a los agentes de los numerales 1, 2 y 5. El autorretenedor de renta no figura en ninguno de ellos, ni en el resto del artículo 437-2, porque su calidad pertenece a otro impuesto. Al no estar en la lista, la operación se rige por la regla general y hay retención.

Dicho de otro modo, la autorretención de renta hace que el proveedor se retenga a sí mismo ese impuesto, y nada más. El IVA que factura sigue sometido a retención en cabeza del comprador que sea agente.

Supongamos que una sociedad autorizada como autorretenedora de renta, responsable del IVA y sin calificación de gran contribuyente, le vende mercancía a una entidad estatal por $10.000.000 más $1.900.000 de IVA. En renta no hay retención, porque el proveedor es autorretenedor y se practica él mismo la del 2,5%. En IVA sí la hay: la entidad estatal retiene el 15% de $1.900.000, esto es, $285.000.

Tres calidades que se suelen confundir.

La confusión se disuelve al separar las tres calidades que suelen mezclarse, con el impuesto al que pertenece cada una y su efecto sobre la retención de IVA.

Las dos últimas filas se confunden con la primera porque las tres se acreditan en el mismo documento, el RUT, y porque en la práctica muchas de las empresas calificadas como grandes contribuyentes son además autorretenedoras. Que coincidan con frecuencia no quiere decir que una implique la otra.

Cómo verificarlo en el proveedor.

La verificación se hace en la casilla de responsabilidades del RUT, donde la calificación de gran contribuyente y la de autorretenedor aparecen como responsabilidades distintas y con código propio. Si el proveedor solo registra la de autorretenedor, no está cubierto por el parágrafo 1.

Conviene además pedir copia del RUT actualizado y no confiar únicamente en lo que diga la factura, porque la calificación de grandes contribuyentes se actualiza por resolución de la Dian cada dos años y la autorización de autorretención puede suspenderse. Sobre la carga de verificar estas calidades volvemos en el artículo sobre la retención en la fuente.

De acuerdo con nuestro criterio, ante duda razonable conviene retener y advertirlo al proveedor, porque lo retenido en exceso lo recupera él en su declaración, mientras lo dejado de retener lo asume el agente con sanciones e intereses.

El caso inverso: el autorretenedor como comprador.

La simetría también falla en el otro sentido. Si quien compra es autorretenedor de renta pero no es gran contribuyente, ni entidad estatal, ni designado por resolución, entonces no es agente de retención de IVA y no debe retener nada por ese impuesto, aunque sea responsable del IVA y aunque su proveedor sí lo sea.

La única excepción frecuente es la del numeral 9: cualquier responsable del IVA, autorretenedor o no, debe practicar retención de IVA cuando le compra bienes o servicios gravados a un contribuyente del régimen simple que sea responsable del impuesto. Y la del numeral 3, cuando contrata servicios gravados con un prestador sin residencia en el país.

Quién retiene IVA a quién.

A partir de esas reglas, las combinaciones más frecuentes se resuelven así, con el motivo de cada respuesta.

La última fila merece una advertencia. En las operaciones con prestadores de servicios del exterior los únicos agentes de retención son los de los numerales 3 y 8, según la sentencia 28140 del 22 de mayo de 2025 de la Sección Cuarta del Consejo de Estado, que anuló la doctrina que extendía esa obligación al gran contribuyente no responsable del IVA. Para recorrer todas las combinaciones posibles diseñamos una tabla interactiva de retenciones entre regímenes que permite establecer cuándo hay lugar a practicar la retención.

La retención de IVA a los no responsables, que antes se conocía como IVA teórico o IVA asumido, desapareció con la ley 1819 de 2016. Cuando un responsable le compra a un no responsable, no asume ningún IVA y solo debe soportar la compra con el documento soporte de adquisiciones.

Retención por ICA.

El impuesto de industria y comercio es municipal, de modo que la retención depende del estatuto de cada municipio: quién es agente, a quién se retiene, qué tarifas se aplican y si existe un régimen simplificado de ICA. En muchos municipios se retiene también a los no responsables del IVA. Hay que consultar la norma del municipio donde se realiza la actividad, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente por ICA.

Tampoco la calidad de gran contribuyente es la misma: muchos municipios tienen su propio listado de grandes contribuyentes de ICA, independiente del de la Dian. Y la autorretención de renta no produce ningún efecto en ICA, donde la figura equivalente, cuando existe, se rige por el acuerdo municipal.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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• Liquidador de renta personas naturales
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