Accidente de trabajo

La empresa que contrata aprendices puede deducir en el impuesto de renta lo que pague por ellos, y si contrata más de los que la ley le exige, puede deducir hasta el 130% de esos pagos adicionales, según el artículo 189 de la ley 115 de 1994, beneficio que el decreto 0223 de 2026 reiteró de forma expresa. ¿En qué consiste, qué requisitos exige y hasta cuántos aprendices adicionales se pueden vincular?

Lo que se paga por los aprendices es deducible en renta.

Conviene empezar por lo obvio, porque es lo que aplica a la mayoría de las empresas: el apoyo de sostenimiento, las prestaciones sociales y los aportes que se pagan por los aprendices son gastos de personal deducibles en el impuesto de renta.

Lo son porque cumplen los requisitos generales de las deducciones: tienen relación de causalidad con la actividad productora de renta y son necesarios y proporcionados, además de estar respaldados en la nómina de la empresa.

Esa deducción es del 100% y no requiere ningún trámite especial. El beneficio que sí exige condiciones es el siguiente.

• Guía Laboral 2026
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

La deducción del 130% por aprendices adicionales.

Es el verdadero incentivo tributario del contrato de aprendizaje, y opera únicamente sobre los aprendices que la empresa vincula por encima de su cuota obligatoria.

El artículo 189 de la ley 115 de 1994 lo establece así:

«Los empleadores podrán deducir anualmente de su renta gravable, hasta el 130% de los gastos por salarios y prestaciones sociales de los trabajadores contratados como aprendices, adicionales a los previstos legalmente, en programas de formación profesional previamente aprobados por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.»

La norma tiene más de treinta años y llegó a discutirse si seguía vigente. El parágrafo 2 del artículo 2.2.6.3.3.6 del decreto 1072 de 2015 despejó la duda al reproducirla como una de las garantías del contrato de aprendizaje.

El efecto es sencillo: por cada peso pagado a un aprendiz adicional, la empresa deduce un peso con treinta centavos. Los treinta centavos de más son el beneficio.

Qué es un aprendiz adicional.

Es el aprendiz que la empresa vincula por encima de la cuota mínima que le fijó el SENA conforme al artículo 33 de la ley 789 de 2002. Cómo se determina esa cuota lo explicamos en el artículo sobre las empresas obligadas a contratar aprendices.

Si a una empresa le fijaron una cuota de diez aprendices y vincula quince, los cinco de más son adicionales y solo sobre ellos opera el 130%. Sobre los diez obligatorios la deducción es del 100%.

La empresa que no está obligada a tener cuota y vincula aprendices de forma voluntaria accede al beneficio por todos ellos, porque ninguno corresponde a una obligación legal previa.

Requisitos para acceder al beneficio.

El artículo 2.2.6.3.3.36 del decreto 1072 de 2017 modificado por decreto 0223 de 2026 sujetó los contratos de aprendizaje voluntarios a dos condiciones de estabilidad del empleo, que buscan evitar que la empresa reemplace trabajadores por aprendices:

• Que no se haya reducido el número de empleados vinculados a la empresa en los tres meses anteriores a la fecha de la solicitud.
• Que no se reduzca la nómina durante la vigencia de los contratos de aprendizaje.

A esas condiciones se suma un requisito de forma: el programa de formación debe estar previamente aprobado por el SENA, y la empresa debe informar a la regional donde funcione su domicilio principal el número de aprendices que requiere y su especialidad.

El SENA hace seguimiento con la información de la planilla de aportes, y si verifica que la empresa redujo su planta o incumplió los contratos, termina el beneficio, sin perjuicio de que siga obligada a cumplir su cuota.

Hasta cuántos aprendices adicionales se pueden vincular.

El beneficio no es ilimitado. El mismo artículo 2.2.6.3.3.36 fijó topes según el tamaño de la empresa:

Los porcentajes se calculan sobre el número total de empleados de la empresa, no sobre la cuota obligatoria, y funcionan como techo del incremento voluntario.

Ejemplo de la deducción del 130%.

Supongamos una empresa con cuota obligatoria de diez aprendices que decide vincular quince. Los cinco adicionales estuvieron en fase práctica durante todo el año y por cada uno pagó $32.000.000 entre apoyo de sostenimiento, auxilio de transporte y prestaciones sociales.

El ahorro real, entonces, no es de $48.000.000 sino de $16.800.000, porque la deducción reduce la base gravable y no el impuesto. Es un error frecuente confundir deducción con descuento tributario.

Sobre los diez aprendices obligatorios la empresa deduce el 100% de lo pagado, sin beneficio adicional.

La exoneración de aportes también reduce el costo.

No es propiamente un beneficio por contratar aprendices, pero conviene tenerlo presente al hacer las cuentas, porque reduce de manera sensible el costo del aprendiz en fase práctica.

El aprendiz devenga un salario mínimo, de modo que el empleador cubierto por la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario no paga por él los aportes al SENA, al ICBF ni el aporte patronal a salud. El detalle lo desarrollamos en el artículo sobre seguridad social y aportes parafiscales en el contrato de aprendizaje.

El aporte a la caja de compensación, en cambio, se paga siempre, porque la exoneración nunca lo ha cubierto.

Contratar aprendices o monetizar: la comparación en cifras.

La reforma laboral encareció el aprendiz, pero también encareció la monetización, y la diferencia entre ambas opciones es hoy mucho menor de lo que se cree.

Tomemos un aprendiz en fase práctica, en una empresa de riesgo I cubierta por la exoneración de aportes. El costo mensual sería el siguiente:

Frente a ese costo, la monetización de la cuota de aprendizaje cuesta $2.626.358 mensuales por aprendiz, es decir, menos de cien mil pesos de diferencia.

Y esa diferencia se invierte cuando entran en juego dos factores: el aprendiz trabaja para la empresa, mientras que la monetización es un pago sin contraprestación, y el costo de la fase lectiva es considerablemente menor, porque el apoyo es del 75% y no hay prestaciones ni parafiscales.

De acuerdo con nuestro criterio, después de la reforma la monetización dejó de ser la opción económicamente evidente que fue durante años, y conviene rehacer las cuentas antes de renovar la decisión.

Requisitos para que la deducción sea procedente.

Como cualquier otro gasto de personal, los pagos a los aprendices deben cumplir las exigencias generales del Estatuto Tributario para poder deducirse:

1. Relación de causalidad con la actividad productora de renta, necesidad y proporcionalidad, conforme al artículo 107 del Estatuto Tributario.
2. Acreditar el pago de los aportes obligatorios a la seguridad social y de los aportes parafiscales que correspondan, como exige el artículo 108 del Estatuto Tributario.
3. Soporte documental completo: contrato de aprendizaje escrito, nómina, planilla de aportes y el respectivo soporte de nómina electrónica.
4. Para el beneficio del 130%, acreditar además que el programa estaba aprobado por el SENA y que los aprendices eran adicionales a la cuota.

El segundo requisito es el que con más frecuencia se incumple. Una empresa que no afilió a su aprendiz a la seguridad social no solo queda expuesta ante la UGPP: también pierde la deducción de lo que le pagó.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

Qué es un accidente de trabajo.

Un accidente de trabajo es cualquier suceso repentino que le causa una lesión al trabajador mientras desarrolla una actividad para su empleador.

Lo determinante no es el lugar ni la hora, sino la conexión entre el hecho y el trabajo: si el trabajador no hubiera estado haciendo esa labor, el accidente no habría ocurrido.

Por eso un accidente de trabajo puede ocurrir dentro de la empresa o fuera de ella, dentro del horario habitual o fuera de él, como enseguida se explica.

Definición legal de accidente de trabajo.

La definición legal está en el artículo 3 de la ley 1562 de 2012, cuyo primer inciso señala:

«Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.»

La norma exige tres elementos, y conviene separarlos porque de ellos depende toda la discusión posterior.

• Un suceso repentino. Es un hecho súbito, identificable en el tiempo, como una caída, un golpe, un corte o el impacto de un objeto. Eso lo diferencia de la enfermedad laboral, que se produce por la exposición prolongada a un factor de riesgo.
• Que ocurra por causa o con ocasión del trabajo. Es el elemento que conecta el hecho con la actividad laboral.
• Que produzca un daño. Una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Si no hay daño, hay un incidente, no un accidente.

Qué significa por causa o con ocasión del trabajo.

Significa que el accidente ocurrió como consecuencia de la actividad que el trabajador desarrollaba, de modo que si no hubiera estado ejecutando esa labor, no se habría accidentado.

«Por causa» del trabajo es el accidente que se produce ejecutando directamente la tarea, como el operario que se lesiona con la máquina que opera.

«Con ocasión» del trabajo es el que no proviene de la tarea misma, pero sí de la situación en que el trabajo puso al trabajador, como el vendedor que es atropellado mientras visita a un cliente.

Esta segunda expresión es la que amplía la cobertura, y es la razón por la que muchos accidentes que no ocurren «haciendo la labor» terminan calificados como laborales.

Los casos que la ley considera expresamente accidente de trabajo.

Además de la regla general, el artículo 3 de la ley 1562 enumera cuatro situaciones que la ley califica como accidente de trabajo aunque ocurran fuera de la empresa o fuera del horario, y que en la práctica concentran la mayoría de las dudas.

Accidente ocurrido cumpliendo órdenes del empleador.

El segundo inciso del artículo 3 se ocupa del trabajador que se accidenta mientras ejecuta una orden o una labor bajo la autoridad del empleador, sin importar dónde ni cuándo:

«Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.»

Es el caso del trabajador que, sin ser el mensajero, es enviado al banco a hacer una consignación, o del que entrega un documento camino a su casa después de terminar la jornada. En ambos casos el accidente es laboral, y ese escenario lo desarrollamos en el artículo sobre el accidente de trabajo fuera de la jornada laboral.

Accidente ocurrido en el transporte suministrado por el empleador.

El tercer inciso extiende la cobertura al desplazamiento entre la residencia y el lugar de trabajo, pero con una condición muy precisa:

«Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.»

La condición es que el transporte lo suministre el empleador. Si el trabajador se moviliza en su propio vehículo, en moto o en servicio público, el accidente en el trayecto no es laboral, como explicamos en el artículo sobre el accidente del trabajador en la vía al trabajo y, cuando hay vehículos de por medio, en el del accidente de tránsito laboral.

Accidente ocurrido en ejercicio de la función sindical.

El cuarto inciso protege al trabajador que se accidenta cumpliendo funciones sindicales, incluso estando en permiso:

«También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.»

Aquí el trabajador no está ejecutando la labor para la que fue contratado y aun así el accidente es laboral, porque la ley asimila la actividad sindical a la actividad laboral. Lo determinante es que el accidente ocurra cumpliendo esa función y no en una diligencia personal aprovechando el permiso.

Accidente ocurrido en actividades recreativas, deportivas o culturales.

El último inciso cubre las actividades que la empresa organiza o promueve por fuera de la operación ordinaria:

«De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.»

La integración de fin de año, el torneo interempresarial o la capacitación externa quedan cubiertos siempre que el trabajador actúe por cuenta o en representación de la empresa, condición que conviene dejar documentada en la convocatoria de la actividad.

Qué no es un accidente de trabajo.

Tan importante como saber qué es un accidente de trabajo es saber qué no lo es, porque de ello depende que la atención y las incapacidades corran por cuenta de la EPS y no de la ARL.

No son accidentes de trabajo, entre otros, los siguientes eventos:

• El accidente sufrido en el trayecto de la casa al trabajo o del trabajo a la casa cuando el trabajador se moviliza por sus propios medios o en servicio público.
• El accidente ocurrido mientras el trabajador atiende un asunto personal, aunque sea dentro de la jornada y dentro de las instalaciones de la empresa.
• El accidente ocurrido después de terminada la jornada, cuando el trabajador ya no ejecuta ninguna actividad laboral, así se encuentre todavía en las instalaciones de la empresa.
• El accidente sufrido mientras el trabajador labora para un tercero en su tiempo libre, caso en el cual responde quien lo tenía a su servicio en ese momento.
• El deterioro de salud de origen común que se manifiesta en el trabajo sin que el trabajo lo haya causado ni agravado.

El lugar, por sí solo, no define nada. Que el accidente haya ocurrido dentro de la empresa no lo convierte en laboral, y que haya ocurrido fuera no lo excluye: lo que decide es la actividad que el trabajador ejecutaba.

Aun así, todo accidente ocurrido en las instalaciones debe investigarse, porque es en la investigación donde se establece el origen.

Diferencia entre accidente de trabajo e incidente de trabajo.

La distinción es cotidiana en las empresas y está definida en el artículo 3 de la resolución 1401 de 2007, que define el incidente de trabajo así:

«Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.»

La diferencia es entonces el daño: si hubo lesión, es accidente; si no la hubo pero pudo haberla, es incidente. Ambos deben investigarse, porque el incidente es la advertencia gratuita del accidente que todavía no ha ocurrido.

Accidente de trabajo grave y accidente mortal.

La ley no trata igual todos los accidentes laborales. Los graves y los mortales generan obligaciones adicionales de reporte e investigación, y por eso la resolución 1401 de 2007 define cuál es grave:

«Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.»

Cuando el accidente encaja en esa lista, o cuando el trabajador fallece, el empleador debe reportarlo además directamente a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo y remitir la investigación a la ARL, como se explica en el artículo sobre el reporte del accidente de trabajo a la ARL.

Quién responde por el accidente de trabajo: ARL o EPS.

Calificar bien el accidente no es un asunto formal, porque de esa calificación depende quién paga.

Si el accidente es laboral, la ARL asume la atención médica, los medicamentos, las terapias, las incapacidades y, si queda una secuela, la indemnización o la pensión que corresponda.

Si el accidente es de origen común, la atención corre por cuenta de la EPS y las incapacidades se pagan en un porcentaje inferior, de modo que la diferencia económica para el trabajador es considerable.

El detalle de cada prestación y de las indemnizaciones a que hay lugar lo desarrollamos en el artículo sobre la indemnización al trabajador por accidente de trabajo.

Quién califica el origen del accidente.

La empresa no califica el origen del accidente; lo reporta. La calificación en primera oportunidad la hacen las entidades del sistema de seguridad social, esto es, la EPS, la ARL o la administradora de pensiones, según el caso.

Si el trabajador, el empleador o la propia entidad no está de acuerdo con esa calificación, la controversia la resuelve la junta regional de calificación de invalidez y, en segunda instancia, la junta nacional, conforme al artículo 142 del decreto ley 19 de 2012.

Por eso, cuando el empleador se niega a reportar el accidente como laboral, el trabajador no queda sin salida: puede acudir a la ARL, al Ministerio del Trabajo o a la junta de calificación.

Qué hacer cuando ocurre un accidente de trabajo.

Ocurrido el accidente, la actuación de las primeras horas define buena parte de lo que viene después, sobre todo en materia probatoria. Estos son los pasos:

1. Atender de inmediato al trabajador y remitirlo a una institución de salud, sin esperar a que se defina el origen del accidente.
2. Informar el hecho al jefe inmediato y dejar constancia escrita de la hora, el lugar, la actividad que se ejecutaba y los testigos.
3. Reportar el accidente a la ARL y a la EPS dentro de los dos días hábiles siguientes, conforme al artículo 62 del decreto ley 1295 de 1994.
4. Investigar el accidente dentro de los quince días siguientes con el equipo investigador de la empresa, y remitir el informe a la ARL cuando el accidente sea grave o mortal.
5. Hacer seguimiento al tratamiento y, si quedan secuelas, solicitar la calificación de la pérdida de capacidad laboral.

Cumplir estos pasos protege al trabajador, que recibe la atención que le corresponde, y también al empleador, que evita sanciones y queda en condiciones de demostrar lo que realmente ocurrió.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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