En este artículo 28 secciones
- En qué se diferencian los dos procedimientos.
- Tabla comparativa de procedimientos.
- Cuál procedimiento conviene.
- Cuándo se puede cambiar de procedimiento.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo se calcula la retención por el procedimiento 1?
- ¿Cómo se calcula la retención por el procedimiento 2?
- ¿Cuál es la diferencia entre el procedimiento 1 y el 2 de retención?
- ¿Cuál procedimiento de retención es mejor?
- ¿Se puede cambiar de procedimiento durante el año?
- ¿Cuántas veces se puede cambiar de procedimiento?
- ¿Puedo cambiar de procedimiento si cambio de empleador?
- ¿Si tengo dos empleadores puedo tener un procedimiento con cada uno?
- ¿En el procedimiento 2 se retiene aunque el salario del mes sea bajo?
- ¿En el procedimiento 2 la base también se calcula cada mes?
- ¿Puedo pedir que me retengan más de lo que resulta?
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La retención por salarios se puede calcular por dos caminos: el procedimiento 1 del artículo 385 del Estatuto Tributario, que mira el ingreso de cada mes, y el procedimiento 2 del artículo 386, que fija un porcentaje semestral con el promedio de los doce meses anteriores. Los dos aplican las mismas deducciones y las mismas rentas exentas, pero se calculan de forma distinta y producen retenciones distintas. ¿Cómo se liquida cada uno, cuál conviene y cuándo puede cambiarse?
En qué se diferencian los dos procedimientos.
La diferencia está en el momento del que se toma la información para determinar el porcentaje, y de ahí se derivan todas las consecuencias prácticas.
El procedimiento 1 mira hacia el presente: cada mes se depura el ingreso de ese mes, se lleva la base a la tabla del artículo 383 y se retiene lo que esa tabla indique. Lo devengado en meses anteriores es irrelevante.
El procedimiento 2 mira hacia el pasado: en junio y en diciembre se calcula un porcentaje fijo con el promedio de los doce meses anteriores, y ese porcentaje se aplica durante los seis meses siguientes.
Tabla comparativa de procedimientos.
Las diferencias elementales entre los dos procedimientos de retención se pueden resumir del siguiente modo:
| Aspecto. | Procedimiento 1. | Procedimiento 2. |
|---|---|---|
| Norma | Artículo 385 del E.T. | Artículo 386 del E.T. |
| Información que toma | El ingreso del mes | El promedio de 12 meses |
| Cuándo se calcula | Cada mes | En junio y en diciembre |
| Vigencia del cálculo | Un mes | Seis meses |
| Uso de la tabla del 383 | Cada mes | Solo al fijar el porcentaje |
| Si la base del mes es baja | No hay retención | Se retiene igual |
Esa última fila es la que más sorprende y conviene subrayarla: en el procedimiento 2, una vez fijado el porcentaje, se aplica aunque la base depurada de un mes concreto quede por debajo del rango mínimo de la tabla.
Cómo se calcula el procedimiento 1.
Es el más sencillo de los dos, porque todo ocurre dentro del mismo mes y no hay ningún cálculo previo que arrastrar.
- Se suman todos los pagos gravables que el trabajador recibió en el mes.
- Se restan los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las rentas exentas, con el límite conjunto que la ley fija.
- La base depurada se convierte a UVT.
- Ese valor se ubica en el rango de la tabla del artículo 383 y se liquida la retención que corresponda.
- El resultado, expresado en UVT, se convierte a pesos.
El segundo paso es el que más incide en el resultado y el que más dudas genera. Cada concepto que puede restarse, con su propio límite y su soporte, está en el artículo sobre la depuración de la base de retención por salarios.
Y la tabla con sus siete rangos y sus tarifas marginales está en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.
Conviene recordar dos reglas que operan sobre ese cálculo. La primera es que los pagos del mes se acumulan en una sola base, aunque se entreguen en desembolsos separados. La segunda es que la prima de servicios se aparta de esa base y se liquida de forma independiente, por disposición expresa de la ley.
Cómo se calcula el procedimiento 2.
Aquí hay dos cálculos y no uno, y confundirlos es el error más frecuente de este procedimiento.
El primero es semestral y sirve para hallar el porcentaje. El segundo es mensual y sirve para hallar la base sobre la que ese porcentaje se aplica.
El porcentaje fijo.
Se calcula dos veces al año, en junio y en diciembre, y rige durante el semestre siguiente.
Se suman los pagos gravables de los doce meses anteriores al mes del cálculo, ya depurados, y el resultado se divide por trece. Si el cálculo se hace en diciembre, se toman los ingresos de diciembre del año anterior a noviembre del año en curso.
Ese ingreso mensual promedio se lleva a la tabla del artículo 383 y el porcentaje que resulte es el que se aplicará durante los seis meses siguientes.
Cuando el trabajador lleva menos de un año vinculado, se suman los meses que lleve y se dividen por ese mismo número, sin agregar la unidad adicional.
La base mensual.
Lo que se fija por semestre es el porcentaje, no la base. Cada mes se depura el ingreso de ese mes exactamente igual que en los dos primeros pasos del procedimiento 1.
Sobre esa base depurada se aplica el porcentaje fijo, sin volver a la tabla del artículo 383.
De acuerdo con nuestro criterio, esa es la confusión que más liquidaciones arruina: quien fija el porcentaje y luego lo aplica al ingreso bruto del mes, sin depurarlo, retiene de más durante todo el semestre.
Cuál procedimiento conviene.
El criterio de partida es que debe aplicarse el que resulte más favorable al trabajador, es decir, el que produzca una menor retención. Pero determinarlo exige mirar hacia adelante y no solo hacia atrás.
Hacer la proyección por los dos métodos y comparar sirve cuando los ingresos son estables mes a mes. No sirve cuando el trabajador asciende, recibe aumentos importantes o percibe pagos variables.
La regla de fondo es esta: el procedimiento 1 sigue de cerca los ingresos del mes, de modo que si el salario sube, la retención sube de inmediato. El procedimiento 2 se apoya en el pasado, de modo que un aumento no afecta la retención sino hasta el semestre siguiente.
Cuando los ingresos van a subir.
Conviene el procedimiento 2, porque el porcentaje se calculó con ingresos anteriores más bajos y se mantiene fijo durante seis meses.
Supongamos un trabajador que en 2025 tuvo un ingreso promedio mensual de $5.000.000 y que en 2026 pasa a devengar $10.000.000. El porcentaje fijo calculado en diciembre con el promedio del año anterior puede resultar en cero, y ese cero se aplicará durante todo el primer semestre pese al nuevo salario.
Con el procedimiento 1, en cambio, la retención sobre $10.000.000 se practicaría desde el primer mes.
Cuando los ingresos van a bajar.
Conviene el procedimiento 1, por la razón inversa.
Si el trabajador venía devengando $10.000.000 y pasa a $6.000.000, el porcentaje fijo del procedimiento 2 se calculó con los ingresos altos y seguirá aplicándose sobre el ingreso menor durante seis meses.
El procedimiento 1 ajusta la retención de inmediato a la nueva realidad del trabajador.
Cuando los ingresos son estables.
Es prácticamente indiferente, porque las dos rutas conducen a un resultado similar.
En esos casos suele preferirse el procedimiento 2 por comodidad administrativa, ya que evita recalcular el porcentaje cada mes, aunque no la depuración mensual de la base.
De acuerdo con nuestro criterio, el procedimiento 2 no debería aplicarse nunca cuando se anticipa que los ingresos van a disminuir en el semestre siguiente, porque en ese escenario siempre resulta más gravoso para el trabajador.
Una retención alta no siempre es mala.
Conviene decirlo porque el análisis suele hacerse solo en términos de flujo de caja mensual.
La retención no es un impuesto sino su recaudo anticipado. Para el trabajador que está obligado a declarar renta, una retención mayor durante el año significa un impuesto menor por pagar al momento de declarar, o incluso un saldo a favor.
En la práctica pocos asalariados provisionan el impuesto de renta, y quien retuvo poco durante el año se encuentra con una suma considerable por pagar y sin retenciones que descontar.
De acuerdo con nuestro criterio, para el trabajador de ingresos altos y obligado a declarar, elegir el procedimiento que produce una retención mayor funciona como un mecanismo de ahorro forzoso que evita ese problema.
Cuándo se puede cambiar de procedimiento.
El cambio solo puede hacerse al comenzar el año gravable, y esa es la restricción que más consultas genera.
La razón es que el periodo del impuesto que se está anticipando es anual. Una vez elegido el procedimiento para un año, debe mantenerse durante todo ese año.
Así lo ha sostenido la Dian de forma reiterada, entre otros en el concepto 1564 de 2018:
«Sobre la posibilidad de cambiar el procedimiento de retención en la fuente durante el año gravable, este despacho ha interpretado que esto no resulta viable.
Lo anterior porque una vez se determina el procedimiento de retención, esta elección debe mantenerse por el año gravable correspondiente al periodo del impuesto de renta.»
En consecuencia, la solicitud de cambio se hace al empleador para que la aplique a partir de enero, y el trabajador puede cambiar tantas veces como quiera de un año a otro, porque la ley no fijó un número máximo.
Al cambiar de empleador.
Aquí la restricción anual cede, y conviene saberlo porque es una situación frecuente.
De acuerdo con nuestro criterio, el trabajador que cambia de empleador puede escoger el procedimiento que le aplique el nuevo agente de retención, incluso dentro del mismo año, sin quedar atado al que venía aplicando el anterior.
La razón es que cada agente de retención es independiente y hace sus propios cálculos sobre los pagos que él mismo realiza. No hay continuidad entre uno y otro.
Por la misma razón, quien tiene dos empleadores simultáneos puede tener un procedimiento distinto con cada uno, según le convenga.
Qué procedimiento aplicar al inicio del contrato.
La norma no lo resuelve expresamente, pero la mecánica del procedimiento 2 da la respuesta.
El porcentaje fijo se calcula en junio y en diciembre. Quien inicia labores en marzo no tiene un porcentaje calculado, y promediar un solo mes de ingresos no produce un resultado distinto del ingreso de ese mes.
Lo práctico es aplicar el procedimiento 1 durante el primer periodo y evaluar el cambio al año siguiente, cuando ya exista un historial que permita un promedio representativo.
¿Puede el trabajador pedir que le retengan más?
Sí. Lo que la ley fija es un mínimo, no un máximo.
El trabajador puede solicitar al empleador que le incremente el porcentaje de retención, y también puede pedir después que se vuelva a aplicar el que la ley dispone, sin que ello constituya un cambio de procedimiento.
Lo que no puede hacerse es retener por debajo de lo que resulte del procedimiento aplicado, porque ahí sí se estaría incumpliendo la obligación legal.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se calcula la retención por el procedimiento 1?
Se suman los pagos gravables del mes, se depura la base, el resultado se convierte a UVT y se ubica en el rango de la tabla del artículo 383, que indica la retención. Todo ocurre dentro del mismo mes.
¿Cómo se calcula la retención por el procedimiento 2?
Con dos cálculos. Uno semestral, que fija el porcentaje a partir del promedio de los doce meses anteriores, y uno mensual, que depura el ingreso del mes. El porcentaje se aplica sobre esa base depurada.
¿Cuál es la diferencia entre el procedimiento 1 y el 2 de retención?
El procedimiento 1 calcula la retención con el ingreso de cada mes; el procedimiento 2 fija un porcentaje semestral con el promedio de los doce meses anteriores y lo aplica sobre la base depurada de cada mes.
¿Cuál procedimiento de retención es mejor?
Depende de cómo se comporten los ingresos. Si van a subir, conviene el procedimiento 2, porque el porcentaje se calculó con ingresos menores. Si van a bajar, conviene el procedimiento 1, que se ajusta de inmediato.
¿Se puede cambiar de procedimiento durante el año?
No. Elegido el procedimiento debe mantenerse durante todo el año gravable, porque el impuesto que se anticipa es de periodo anual. El cambio se solicita para que rija a partir de enero.
¿Cuántas veces se puede cambiar de procedimiento?
Las que el trabajador quiera, de un año a otro. La ley no fijó un número máximo de cambios; la única restricción es que no se pueden hacer dentro del mismo año.
¿Puedo cambiar de procedimiento si cambio de empleador?
Sí. Cada agente de retención es independiente y hace sus propios cálculos, de modo que el nuevo empleador puede aplicar un procedimiento distinto, incluso dentro del mismo año.
¿Si tengo dos empleadores puedo tener un procedimiento con cada uno?
Sí, porque se trata de agentes de retención distintos y de pagos distintos. Cada uno liquida su propia retención según el procedimiento que se le haya solicitado.
¿En el procedimiento 2 se retiene aunque el salario del mes sea bajo?
Sí. Una vez fijado el porcentaje no se vuelve a la tabla del artículo 383, de modo que se aplica sobre la base depurada del mes aunque esta quede por debajo del rango mínimo de retención.
¿En el procedimiento 2 la base también se calcula cada mes?
Sí. Lo que se fija por semestre es el porcentaje, no la base. Cada mes se depura el ingreso igual que en el procedimiento 1 y sobre ese resultado se aplica el porcentaje fijo.
¿Puedo pedir que me retengan más de lo que resulta?
Sí. La ley fija un mínimo y nada impide retener por encima si el trabajador lo solicita, y también puede pedir después que se vuelva al porcentaje legal.
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