Retención en la fuente en los ingresos recibidos para terceros

Que un dinero no sea ingreso de quien lo recauda no significa que la operación quede sin retención: se practica según el concepto del pago, y en los contratos de mandato la practica el propio intermediario mirando la calidad de su mandante, por disposición del artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016. De ahí una consecuencia que sorprende: el mandatario que no es agente de retención puede quedar obligado a retener, a declarar y a consignar. ¿Cómo opera ese régimen y cómo se cruzan esas retenciones con la declaración del mandante?

La retención no desaparece porque el ingreso sea ajeno.

Los ingresos recibidos para terceros son los valores que alguien recibe en nombre de otro, con la obligación de transferirlos a su legítimo dueño, y no constituyen ingreso ni patrimonio de quien los recauda, como explicamos en el artículo sobre los ingresos recibidos para terceros y cómo se declaran.

Esa calificación resuelve quién declara el ingreso, pero no elimina la retención. La operación que originó el pago sigue siendo una venta o un servicio, y sobre ella se retiene.

Señaló la Dian en el oficio 907500 del 29 de julio de 2021, reiterado en el oficio 903530 del 6 de mayo de 2022:

«Así, por regla general, los valores recaudados por un intermediario no son ingresos para este, sino son ingresos recibidos para terceros, estando sometidos a retención en la fuente de acuerdo al concepto del pago, si quien efectúa el pago es agente retenedor.»

De esa frase salen dos condiciones que conviene verificar por separado: que quien efectúa el pago sea agente de retención, y que el concepto del pago esté sujeto a retención, con la tarifa de esa operación y no la de la intermediación.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Proyección y planeación pensional
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Quién retiene en el contrato de mandato.

Es la vía por la que con más frecuencia se canalizan los ingresos para terceros, y tiene una norma propia que altera la regla general de quién retiene.

Señala el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016:

«En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.»

La norma produce un desplazamiento que conviene entender: quien retiene es el mandatario, pero no por su propia condición sino por la de su mandante.

La regla opera en los dos sentidos.

Es el punto que más se equivoca, y la Dian lo explicó con precisión en el concepto 91385 del 8 de noviembre de 2007:

«Si el mandante conforme con las disposiciones legales no tiene la calidad de agente retenedor el mandatario, así tenga dicha calidad sobre sus propias operaciones, no estará obligado a practicar las retenciones generadas por la ejecución del mandato, y al contrario, si el mandatario no es agente retenedor sobre sus propias operaciones pero actúa en ejecución de un mandato en el cual el mandante tiene la calidad de agente retenedor, deberá practicar todas las retenciones derivadas del contrato.»

En consecuencia, la condición propia del mandatario es irrelevante para las operaciones del mandato. Lo único que debe verificar es si su mandante es agente de retención.

De acuerdo con nuestro criterio, esa verificación debería hacerse al suscribir el contrato y dejarse documentada, porque de ella depende que el mandatario retenga o deje de retener, y en los dos casos responde por el error.

Una excepción cuando el mandante es del régimen simple.

Conviene precisarla porque la regla anterior no es absoluta.

El contribuyente del régimen simple no practica retenciones de renta, salvo las correspondientes a pagos laborales.

De modo que el mandatario de un mandante acogido a ese régimen no retiene sobre las compras ni sobre los servicios que pague por su cuenta, pero sí sobre la nómina que administre en ejecución del mandato.

El mandato cuando interviene el régimen simple.

Es la situación que más consultas genera hoy, y la Dian la resolvió de forma integral en el oficio 15296 del 1 de septiembre de 2026, que articula las reglas del mandato con las del régimen simple.

La conclusión de partida es que la pertenencia del mandante, del mandatario o de ambos a ese régimen no altera las reglas de atribución del contrato: los ingresos de la gestión son del mandante y del mandatario solo su remuneración.

A partir de ahí, el pronunciamiento resuelve cuatro escenarios que conviene separar.

El mandatario del régimen simple retiene igual.

Es la aplicación directa de la regla recíproca, y conviene destacarla porque ese régimen exime de muchas obligaciones y se supone que también de esta.

Señala el oficio 15296 de 2026, recogiendo el concepto 908757 de 2022:

«Si el mandante pertenece al régimen ordinario y tiene la calidad de agente retenedor, el mandatario deberá practicar las retenciones correspondientes, aun cuando este último pertenezca al SIMPLE, pues como lo señaló este despacho en Concepto DIAN No. 908757 de 2022, «resulta irrelevante para dicho propósito que el mandatario sea un contribuyente del RST», en la medida que debe practicar las retenciones atendiendo la calidad del mandante.»

En consecuencia, la calidad propia del mandatario, sea la de agente de retención o la de contribuyente del régimen simple, no determina la procedencia de las retenciones del mandato.

La remuneración del mandatario sigue otra regla.

Conviene no trasladarle la conclusión anterior, porque ahí sí importa la condición del mandatario.

Si el mandatario pertenece al régimen simple, sus honorarios o comisiones no están sujetos a retención de renta, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en el régimen simple.

Y en el caso inverso, cuando el mandante es del régimen simple y el mandatario es del ordinario y agente de retención, este último debe practicar sobre su propia remuneración la autorretención del artículo 911 del Estatuto Tributario.

La misma solución opera para los terceros: si el mandatario paga por cuenta de un mandante del régimen simple, no retiene, pero el tercero que recibe el pago debe autorretenerse cuando pertenezca al régimen ordinario y sea agente de retención.

De acuerdo con nuestro criterio, ese traslado de la obligación al beneficiario es el punto que más se incumple, porque el proveedor no siempre sabe que su cliente actuó como mandatario de un contribuyente del régimen simple. Conviene advertirlo en la orden de compra o en el contrato.

En el IVA la regla se mantiene.

El mismo oficio precisa que la pertenencia del mandante al régimen simple no excluye por sí misma la posibilidad de actuar como agente de retención de IVA.

Es el caso del numeral 9 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, que hace agentes de retención a los responsables del IVA que adquieren bienes o servicios gravados de contribuyentes del régimen simple.

De modo que si un mandante del régimen simple, responsable del IVA, compra a través de su mandatario bienes o servicios gravados a otro contribuyente de ese régimen, corresponde al mandatario practicar esa retención.

El mandatario que no es agente de retención sí debe declarar.

De lo anterior se sigue la pregunta que más consultas genera: si el mandatario no tiene esa calidad por sus propias operaciones, pero queda obligado a retener por el mandato, ¿debe también declarar esas retenciones?

La respuesta es afirmativa, y no admite matices. La norma no le traslada solo la práctica de la retención sino el conjunto de deberes del agente, cuando dice que «cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor».

El mismo concepto 91385 de 2007 las enumera:

«Así mismo el mandatario cumplirá las obligaciones formales del agente retenedor como son declarar, consignar lo retenido y expedir certificados.»

De modo que la calidad de agente de retención no se predica aquí de la persona sino de la operación: el mandatario la adquiere por el contrato, para los pagos que haga en su ejecución, aunque no la tenga para nada más.

Se declaran en su propia declaración.

No existe una declaración separada ni una que se presente a nombre del mandante.

El mandatario presenta la declaración mensual de retención con su propio NIT, e incluye allí tanto sus retenciones propias, si las tiene, como las practicadas en ejecución del mandato.

Esa declaración debe presentarse con pago total, porque de lo contrario queda ineficaz, como explicamos en el artículo sobre la ineficacia de las declaraciones de retención sin pago total.

Y los certificados los expide él, a nombre propio, a los beneficiarios de los pagos, porque frente a ellos él es el agente de retención.

Debe inscribir la responsabilidad en el RUT.

Es la consecuencia práctica que suele descubrirse tarde, cuando hay que presentar la primera declaración.

Para declarar y consignar se requiere tener registrada la responsabilidad de agente de retención, de modo que el mandatario debe actualizar su RUT antes de empezar a ejecutar el contrato.

No tenerla inscrita no lo exime: la obligación nace del contrato y de la norma, y la Dian puede exigirle las retenciones que dejó de practicar, con intereses y sanciones, conforme a lo que desarrollamos en el artículo sobre qué pasa si no practico retenciones en la fuente.

De acuerdo con nuestro criterio, ese es el riesgo que con más frecuencia se materializa en los mandatos pequeños: el mandatario supone que, por no ser agente de retención, nada de esto le corresponde, y acumula periodos sin declarar.

Y responde con su propio patrimonio.

Conviene subrayarlo porque la responsabilidad no se comparte con el mandante.

Las sanciones y los intereses derivados del incumplimiento de esas obligaciones formales son del mandatario, que es quien tiene la calidad de agente frente a la administración.

El mandante conserva sus propias obligaciones, pero no responde por la declaración que el mandatario debía presentar.

Cómo se cruzan las retenciones con la declaración del mandante.

Aquí está el punto que más se enreda, y la causa es que en un mandato conviven dos flujos de retención con destinos distintos.

Confundir los dos primeros es lo que produce las inconsistencias, porque solo el segundo llega a la declaración del mandante.

Las que el mandatario practica.

Son las del primer flujo y no le sirven al mandante para imputar nada.

El mandatario las declara y las consigna, y los beneficiarios de esos pagos son quienes las descuentan en su propia declaración con el certificado que él les expide.

Lo que el mandante toma de esas operaciones es el costo o el gasto y, cuando corresponda, el impuesto descontable, no la retención.

Las que los terceros practican.

Son las del segundo flujo y sí corresponden al mandante, aunque él no haya recibido el pago directamente.

La Dian lo precisó en el concepto 13277 del 30 de septiembre de 2025:

«Las retenciones en la fuente practicadas por los terceros a los pagos o abonos en cuenta realizados al mandatario en virtud del contrato de mandato se entenderán realizadas al mandante quien es el prestador del servicio y quien recibe el ingreso, por lo tanto, se deberá tener en cuenta la calidad este último para realizar la correspondiente retención.»

De ahí se siguen dos consecuencias. La primera es que el cliente que paga debe determinar la tarifa según la condición del mandante y no la del mandatario que le factura.

La segunda es que esas retenciones las imputa el mandante en su declaración, porque el ingreso es suyo.

De acuerdo con nuestro criterio, la primera consecuencia exige que la factura identifique al mandante, porque de otro modo el cliente no tiene cómo establecer la tarifa que debe aplicar.

La certificación del mandatario.

Es el documento que hace posible todo lo anterior y sin el cual el mandante no puede imputar nada.

El mandante declara los ingresos y solicita los costos, las deducciones, los impuestos descontables y las retenciones según la información que le suministre el mandatario.

Esa certificación está prevista en el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016, que exige que conste en ella la cuantía y el concepto de lo certificado y que esté firmada por contador público o revisor fiscal, según corresponda.

La misma norma dispone que las facturas de las operaciones del mandato las expide el mandatario, diferenciando las operaciones del mandante de las propias, y que cuando adquiera bienes o servicios en cumplimiento del mandato la factura se expida a su nombre.

Y la norma exige, como condición previa, que el mandatario identifique en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuados por cuenta de este.

De acuerdo con nuestro criterio, esa identificación contable no es un formalismo: es lo que permite reconstruir el reparto ante una fiscalización, y su ausencia deja sin soporte la imputación que hizo el mandante.

El desajuste que ve la Dian.

Conviene anticiparlo porque genera requerimientos con regularidad.

Las retenciones que el mandatario practicó figuran declaradas bajo su NIT, no bajo el del mandante, y el mandante imputa unas retenciones que no aparecen practicadas a su nombre.

Ese desajuste es inherente al régimen y no constituye una inconsistencia, pero exige que ambos conserven el soporte que lo explica: el contrato, la certificación y los registros contables separados.

A eso se suma la información exógena. El artículo 1.3.5.12.1 de la Resolución Única Tributaria dispone que en los contratos de mandato corresponde al mandatario informar las operaciones realizadas en desarrollo del contrato, con los formatos previstos para los contratos de colaboración empresarial.

Y esa información no debe duplicarla el mandante, sin perjuicio de los reportes que le correspondan por sus propias operaciones.

Los acuerdos privados no cambian el tratamiento.

Es la advertencia con la que cierra el oficio 903530 de 2022, y conviene tenerla presente porque desarma la salida que suele intentarse.

Señala el artículo 553 del Estatuto Tributario:

«Los convenios entre particulares sobre impuestos no son oponibles al fisco.»

En consecuencia, sin perjuicio de lo que las partes acuerden entre ellas, el tratamiento será el que corresponda a la realidad y a la naturaleza de la operación.

Pactar que el mandante asumirá las obligaciones formales no releva al mandatario de declarar, ni al revés.

Otras figuras con reglas propias.

El mandato no es la única vía por la que se reciben ingresos para terceros, y conviene no trasladarle sus reglas a figuras que tienen las suyas.

La primera responde a la regla especial que desarrollamos en el artículo sobre el artículo 394 del Estatuto Tributario, que traslada la consignación al beneficiario final en lugar de mirar la calidad de las partes.

Las otras dos son contratos de colaboración empresarial y las tratamos en los artículos sobre la retención en consorcios y uniones temporales y sobre los contratos de cuentas en participación. La diferencia con el mandato está en que al consorcio la ley le asignó directamente la calidad de agente, mientras que el mandatario la toma prestada de su mandante.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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