Contabilidad

Inicio » Contabilidad. » (10 / 09 / 2013 )

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.
Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis.

La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.

Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración.

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad.

Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.

La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.

La importancia se basa en unos propósitos principales como:

  • Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
  • Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas.
  • Rendir informes externos a la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA

La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otro nuevos.
Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente la economía de la empresa.
Debido a esto ultimo, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la economía, y también en gran medida al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de libros.
A continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.

1.4.1 La Macro Contabilidad.
Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.
La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

1.4.2 La Micro Contabilidad.
Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.
La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.

1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa.
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables.
Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción.
Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.

2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

  • Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
  • Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
  • Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
  • Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
  • Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
  • Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN
Mas conocido como el Principio de causación que significa que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
2.4 PARTIDA DOBLE
El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

  • Cuando una persona vende, hay otra que compra.
  • Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
  • No puede existir deudor sin acreedor.
  • No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES
Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas.
2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
2.6.2 Contenido del comprobante.

  • Fecha
  • Origen
  • Descripción
  • Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL
La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.
2.7.1 Descripción de la Ecuación patrimonial.
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,

Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.

2.8 CONCEPTO DE CUENTA
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.
2.8.1 Partes de una cuenta.

  • Título o nombre.
  • Fecha.
  • Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
  • Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
  • Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
  • Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.

2.8.2 Clasificación de las cuentas.
2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.
Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

  • Estar bajo el control de la Empresa.
  • Generar un derecho de reclamación.

Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
Características de los pasivos.

  • La obligación tiene que haberse causado.
  • Existe una deuda con un beneficiario cierto.
  • Representa para la empresa una obligación presente.
  • Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
  • Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.
La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.

  • Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
  • Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
  • Es igual al activo total menos el pasivo total.
  • El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
  • Aportes efectuados por el propietario
  • Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
  • La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
  • Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
  • Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.
Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
2.8.2.3 Cuenta de Orden.
Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.
2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.
Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno.

2.9 INGRESO
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.
2.10 GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO DE VENTAS
Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.
2.12 CUENTAS POR COBRAR
Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.
2.13 BALANCE GENERAL
El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.
2.14 ESTADO DE RESULTADO
El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.
2.15 REGISTRO
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.
2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA
La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.
2.17 PRUDENCIA
En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores.

2.18 INVERSIONES
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales, económicas y financieras del estado.
2.19 PERIODO CONTABLE
El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.
2.20 CUENTAS POR PAGAR
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.
2.21 DEPRECIACIÓN
Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.
2.22 EMPRESA
Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.
2.23 ENTE ECONOMICO
En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.24 PERSONA NATURAL
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).

2.25 PERSONA JURIDICA
La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública.
2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.
2.27 SOCIEDADES COMERCIALES
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios.
2.28 COMERCIANTES
“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.

2.29 CICLO CONTABLE
Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable.
Consta de las siguientes partes:
Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:

  1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
  2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
  3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD
Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.
2.31.1 Registro de los libros de comercio.
El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

  1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
  2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
  3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
  4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

  1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
  2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros está prohibido:

  1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
  2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
  3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
  4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
  5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.
2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.
En los libros de comercio se prohibe:
1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Fuente: Universidad libre de Bogotá

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102 Opiniones
  1. wilfrido dice:

    quiero darles las gracia por excelente pagina para mi ah sido una gran ayuda, como estudiante de negocios internacionales

  2. Juan dice:

    Buenas tardes.
    Espero respondan rápido ya que necesito el link de donde sacaron este documento. Es para un trabajo universitario. Espero sea hoy mismo.
    Muchas gracias!!!

  3. ivan ricaute dice:

    señores:
    Gerencie.com
    Cordial saludo
    Los felicito por tan magna pagina en la web
    Quisiera que me ayuden, el año pasado en septiembre de 2013 firme un contrato con una empresa publica, por tres meses por valor total de 6 millones de pesos y los pagos serian de 2 millones mensuales previa entrega de productos o informes de actividades por mes, y en octubre de ese mismo año firme otro contrato con la misma empresa publica tambien por otros 3 meses tambien por 6 millones (es decir tenia contrato por 12 millones de pesos) y tamnien los pagos serian de a 2 millones mensuales previa entrega de productos o informes para que me pagaran, sucede que la entidad publica me pago en octubre 2 millones del primer contrato, en noviembre habiendo yo pasado los productos de los 2 contratos no me pago, segun porque el supervisor del contrato se demoro en pasar la cuenta, pero me pago el saldo del primer y saldo del segundo contrato en diciembre de 2013, osea me pago el contador de la entidad 10 millones pero me desconto 1 millon de pesos dizque por la retefuente, porque habia recibido 10 millones de pesos en el mes de diciembre, y solo me consigno 9 millones, no solo a mi si no a muchos contratistas de esa entidad publica.
    Me gustaria saber si el tiene la razon, porque cuando le pase un derecho de peticion no supo contestar y solo dijo que en bogota se liquidaba asi.
    Me pueden ayudar a explicarle a este señor contador que me ha perjudicado
    Gracias
    Ivan Ricaurte

  4. enrique dice:

    gracias me sirvió tu información
    very good .

  5. juliana molano dice:

    noes lo que de verdad to buscaba

  6. Rómulo dice:

    Agradecería, que alguien me orientara, respecto de si es legal que una inmobiliaria cobre una tarifa fija de 8000 por concepto de 4x1000 según el siguiente ejemplo:
    CANON Base 4x1000 IVA Sobre Diferencia
    4x1000 4x1000 TOTAL
    456.234 520.330 8.000 1.280
    570.000 492.480 8.000 1.280
    120.000 103.680 8.000 1.280
    600.000 518.400 8.000 1.280
    796.958 688.572 8.000 1.280

    2.086.958 1.803.132 32.000 5.120 37.120

    Mi cálculo da 8.367 (4x1000 + IVA) lo que significa una diferencia de 28.753 en la suma de estos dos conceptos en un solo mes

  7. andres felipe dice:

    es una pagina de mucha ayuda para estudiantes de contabilidad por sus conceptos y sus explicaciones

  8. kelly dice:

    Buenas tardes
    el programa esta interesante

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