Propiedad horizontal

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Ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001

ORIENTACIÓN PROFESIONAL 01 DE 2008

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
DOCUMENTO: ORIENTACIÓN PROFESIONAL
TEMA EJERCICIO PROFESIONAL DE LA
CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 26 de febrero de 2008
VIGENCIA: EL PRESENTE DOCUMENTO REEMPLAZA EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005). Igualmente, recoge las opiniones expresadas en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto..

1. JUSTIFICACIÓN:

Al Consejo Técnico de la Contaduría Pública acuden a diario un considerable número de ciudadanos y entidades preocupados por el desarrollo de las actividades profesionales de los Contadores Públicos en las diferentes funciones que se les asignan en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas; a la luz de la Ley 675 de 2001, el ejercicio profesional de los contadores públicos, se ha tornado cada vez más complejo, situación que sigue generado un importante volumen de consultas que este organismo debe absolver. Una mirada a los procesos disciplinarios adelantados por la Junta Central de Contadores permite determinar que en alta proporción estos se originan en ejercicio profesional en este tipo de entidades. Estas circunstancias suscitan la necesidad de revisar el contenido de las
Orientaciones Profesionales No. 3, 7 y 10 emitidas anteriormente por el Consejo.

Con el objeto de aclarar y profundizar algunos puntos que, en aras de facilitar al usuario absolver las inquietudes que sobre el particular se le presenten, se ha acordado poner a disposición un documento más claro, que llene más ampliamente sus expectativas y cuyo contenido SUSTITUYE EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005) emitidas sobre la materia. Igualmente, recoge las opiniones expresadas por este organismo en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto y que contengan posiciones contrarias a las expresadas en este documento.

2. OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y específicamente, indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentación de informes en estas mismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulación contable vigente a la fecha, señalando que en la actividad de estos entes económicos las opiniones expresadas por los contadores públicos y revisores fiscales (cuando ellos se requieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por propietarios y administradores como criterios profesionales, en tanto tales opiniones se funden en los principios de contabilidad de general aceptación y la normatividad aplicable.

3. ORIENTACIÓN:

3.1     GLOSARIO:
Con base en lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y demás normas que la complementan, adicionan o aclaran y para facilitar la comprensión de este documento, se consideran como definiciones de los términos en él utilizados, las siguientes:
3.1.1 Administración: Es el conjunto de actividades orientadas al cuidado, manejo de los bienes de los copropietarios que son ejercidas, en principio por la entidad sin ánimo de lucro nacida como consecuencia de la aparición de la propiedad común sobre un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal.
3.1.2      Administrador: Persona natural o jurídica designada por la asamblea general de copropietarios en todos los edificios o conjuntos para ejercer la representación legal de la persona jurídica, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
3.1.3      Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel.
3.1.4      Bienes comunes: Partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
3.1.5      Bienes privados o de dominio particular: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo de cada copropietario, integrantes de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, con salida a la vía pública directamente o por pasaje común.
3.1.6      Coeficientes de copropiedad: Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen    además    su    participación    en    la    asamblea    de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.
3.1.7      Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, áreas y servicios de uso y utilidad general, como vías internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros. Puede conformarse también por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.
3.1.8      Copropiedad: La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro y su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto. Su domicilio será el municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986, aclarando que la destinación de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirtúa la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro.
3.1.9      Copropietario: Persona natural o jurídica que ejerce derecho de dominio y propiedad sobre uno o varios inmuebles de los que conforman la unidad sometida al régimen de propiedad horizontal y sobre los bienes comunes en proporción equivalente al coeficiente de copropiedad que a cada unidad privada corresponda.
3.1.10    Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.11    Edificio o conjunto de uso mixto: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.12    Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urbanística vigente.
3.1.13    Edificio: Construcción de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno, cuya estructura comprende un número plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, además de áreas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al régimen de propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes.
3.1.14    Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.
3.1.15    Régimen de Propiedad Horizontal: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
3.1.16    Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

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Consulte también: Aspectos generales de la propiedad horizontal

Siéntase libre de opinar

5.978 Opiniones
  1. orlando dice:

    como se contabilizan los ingresos por cuotas extraordinarias decretadas año tras año por sumas considerables con destino a inversiones que no se capitalizan en los estados financieros

  2. Jorge dice:

    Puede el presidente del Consejo de administración con el administrador de un conjunto residencial, contratar un aseador y un vigilante adicionales porque ellos lo consideran conveniente, si estas cargas adicionales no fueron incluidas en el presupuesto aprobado por la Asamblea de copropietarios? Agradezco su respuesta.

    • LOCATIS ORATE dice:

      Resulta contraindicado opinar de forma categórica sobre su consulta, puesto que sobre temas puntuales hay que consultar el reglamento. Es de frecuente ocurrencia que los estatutos faculten al Consejo Administrativo para autorizar gastos adicionales a lo presupuestado, por tal motivo, debe acudir al reglamento. Si este no lo contempla, la decisión no es válida.

      • Mauricio Rodríguez dice:

        Difiero de su concepto. El único órgano competente para aprobar o modificar el presupuesto es la Asamblea, y la única de sus funciones establecidas en la ley 675, que es delegable en el Consejo, es la de nombrar y remover a los miembros del Comité de Convivencia. Ahora bien: el Administrador puede ejecutar gastos no contemplados dentro del presupuesto, pero éstos deben tener un carácter de urgencia, que no da tiempo para la convocatoria y celebración de una Asamblea.

    • luisquinche dice:

      ESTOS gastos no fueron incluidos ,pero es de suponer que deben tener fondos del presupuesto para pagarlos,sin meterle la mano al fondo de imprevistos y cumpliendo con las partidas de gastos aprobadas,entonces se entra en lo que es una realidad,que es la responsabilidad del administrador por velar por la seguridad del conjunto.

  3. Patricia Chavarro dice:

    La revisora fiscal tiene la potestad de definir si avala o no una asamblea.

    • luisquinche dice:

      El RF NO hace parte de una asamblea,como tampoco el administrador.

      • Mauricio Rodríguez dice:

        Prueba de que el Administrador y el Revisor Fiscal sí deben hacer parte de la Asamblea, es que, sin ser copropietarios o residentes, pueden impugnar sus decisiones. Por ello es necesaria su presencia, por lo menos para presentar sus informes y observaciones, aunque la Ley no sea clara al respecto.

        • luisquinche dice:

          La ley es muy clara ,el Revisor fiscal no puede participar en las asambleas por derecho propio,solo si es invitado o convoco.es un ente netamente de control y da fe,para que todo se ajuste a la ley,este lo reporta en un informe a quien lo nombro o en el caso de corrupción al ente disciplinario -las asambleas no se avalan,se impugnan las decisiones que se tomaron , que estén en contrario a la ley o una asamblea mal convocada.

  4. ANGELA dice:

    Tengo un apartamento que le arrende a una familia compuesta por 5 personas, desde hace 6 años vienen pagando el arriendo mas o menos a tiempo, a la fecha no me deben arriendo pero en estos dias que pase a recoger el dinero del arriendo, me encontré con la sorpresa de que todas las chapas desde el portón y las puertas están rotas, las puertas también están rotas, en una habitación están toteadas las baldosas del piso, la cisterna del baño esta dañada, el lavamanos roto, los plafones de las habitaciones dañados etc.
    Mi pregunta es: el Contrato se inició en el mes de octubre 02 de 2010, y ahora estando en julio y habiendo recibido el arriendo de julio, puedo pedir la finalización del Contrato de arrendamiento desde ya?-
    Mi apartamento me lo deben entregar tal y como yo lo arrendé, quiero decir en perfecto estado para vivir?.

    • luisquinche dice:

      UD Puede pedir el inmueble con tres meses de anticipación sin pagar multa,pero lo puede pedir por destrucción parcial del inmueble,lo ampara la ley 820 del 2003

  5. Rocio Vela Ruda dice:

    Pueden enviar por correos o redes el manuela de convivencia que piensan aplicar a todos los porpietarios hasta lograr el 70% de la mayoria calificada, para que a travez de un escrito hagan llegar al conjujnto la aprobacion dle manual de convivencia , una vez logrado el 70% lo protoclizan ante notario publico en cabeza del representante legal y listo publiquese y cumplace.

    • Diego dice:

      Buenas noches Rocío Vela Rueda:

      El Manual de Convivencia no tiene que elevarse a Escritura Pública. La Ley 675/01 ni siquiera lo menciona, aunque debió hacerlo. Ninguna norma ha exigido que este manual deba ser protocolizado en notaría. Sólo basta que sea aprobado en asamblea de copropietarios de cualquier tipo con la mayoría calificada demostrable para que tenga suficiente fuerza de aplicación.

      Lo que debe tenerse en cuenta es que no debe sobrepasar los límites establecidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal y menos exceder la normatividad de la Ley 675/01.

      Atentamente

      • luisquinche dice:

        Diego ,me ayuda por favor a encontrar el sustento legal, para ud afirmar que para aprobar el manual de convivencia se exige mayoría calificada ,deja en duda su afirmacion cuando dice que no tiene que elevarse a un acto solemne. pero exige ud tener mayoría calificada.

        • Mauricio Rodríguez dice:

          El Manual de Convivencia contiene normalmente las condiciones y restricciones de horario, y por concepto de infracciones, al uso de los bienes comunes (artículo 46 de la Ley 675, numeral 1).

  6. ROCIO VELA RUDA dice:

    buenos dias , para orientar su presgunta si es verdad que se necesita un 70% de matoria calificada para aprobacion de estatutos y reglamento y para cuotas pecuniarias , pro se puede lograr esta matoria a traves de la red es decir por correos, redes sociales lo importante es que cada propietario lo envia por escrito manifiestando la aceptacion y aprobacion del manual de convicencia para que sea ttoalemmente valido una vez logrado el 70% se protocoliza ante notario publico en cabeza de l representante legal y listo publiquese y cumplace,.,,, abrazos que Dios los bendiga..

  7. ROCIO VELA RUDA dice:

    Bueos dias si tiene razon el sr fiscal acerca del la mayoria calificada para caprobar el manual de convivencia, pero lo que si pueden hacer es organizarlo y envialor via email, para que los propietarios lo estudien dando un tiempo de 36 horas pùede ser para que enviaen su respuesta por escrito y asi es totalmente valido aprobar yya que hay evidencia por escrito y en este mundo moderno hay que utilizar la red para este tipo de necesidades , una vez tengas el 70% de matoria calificada lo pueden protocolizar en notaria en cabeza del representante legal, y listo publiquese y cumplace
    .. un abrazo espero haber colaborado con tu inquietud...

  8. ascasaor dice:

    tengo 4 apartamentos en un edificio regido por PH, a la admon le he solicitado en varias ocaciones y por escrito, un informe de su actuar contable, el movimiento de ingresos y egresos y los extractos del banco (movimiento diario de caja) para corroborar en que se va el dinero de la PH y evade el hacerlo. de esto hace ya 2 periodos, ella en sus asambleas da informes administrativos pero nunca contables( balances, o resultados) no vivo en el edificio, y a los demas propietarios, concejo y demas como que no les importa. por ultimo en asamblea manifeste y asi lo hago suspender mis pagos . de administracion,sin derecho a pagar multa a ver si asi logro que me de lo que solicito.
    mi pregunta es: tengo como propietaria el derecho a saber lo que solicito, y en que ley o norma me amparo?
    puedo hacer lo que hice de suspender el pago ?

    • Nelson Chávez R. dice:

      ascasaor. Buenas tardes. Los informes se presentan en las Asambleas y no es normal que no hayan presentado Estados Financieros para aprobación. Los soportes deben estar disponibles durante la convocatoria, a fin de ser consultados por los propietarios, para que pidan las explicaciones y si no son satisfactorias, plantearlo en la asamblea. No es válido dejar de pagar y es muy extraño que la asamblea haya sido indiferente; esto no exime de los intereses de mora y cobro jurídico, con honorarios de abogado y demás costas. Si hay indicios de manejo indebido o falta de información, se debe citar asamblea extra, con el 20% mínimo de coeficientes y tomar las decisiones. Una forma de evitar esto, es hacer parte del Consejo de administración para aportar los propios conocimientos y contribuir a un buen manejo. Saludo.

  9. Sergio Rojas dice:

    Buenas noches:

    En el Conjunto Residencial que administro, necesito implementar el manual de convivencia y pera eso cite a una asamblea extraordinaria en el que obtuve un cuorum del 58% pero no puede hacerla porque el revisor fiscal me dijo que para poder aprobar el manual necesito mayoria calificada, es decir 70%, debido a que vamos a aprobar sanciones pecuniarias, el consejo me pidió que hiciera otra asamblea pero temo que no obtenga el cuorum, quisiera saber si el revisor fiscal tiene razón o no?

    gracias

    • ROCIO VELA RUDA dice:

      sI TIENE RAZON EL REVISOR FISCAL , YA QUE ESTO AMERITA ADICIONARLA A LA ESCRIRTURA O ESTADTUOS DEL CONJUNTO, PERO LO QUE SI PUEDEN HACER ES ENVIAR EL MANUAL DE CONVIVENCIA VIA EMAIL PARA QUE SE SOMETA A RPOBACION Y POR ESCRITO CADA PROPIETARIO MANIFIESTE SU APROBACION , ES TOTALMENTE VALIDO Y ASI OBTIENES EL 70% DE MAYORIA CALIFICADA..... espero te sirva mi recomendacion,,.+

      • Diego dice:

        Buenas noches Rocío Vela Rueda:

        Tiene razón el Revisor Fiscal cuando dice que para aprobar el Manual de Convivencia se requiere la mayoría calificada del 70% de los coeficientes de copropiedad.

        Lamentablemente a usted no le asiste la misma razón cuando afirma que el Manual de Convivencia debe elevarse a Escritura Pública. Nunca se ha exigido que este manual deba ser protocolizado en notaría y menos que deba insertarse en el Reglamento de Propiedad Horizontal (Estatuto). Sólo basta que sea aprobado en asamblea de copropietarios con la mayoría ya dicha.

        Atentamente

  10. Rosa dice:

    Buenas tardes: Está un administrador en la obligación de entregar a un copropietario un estado de cuenta de su unidad residencial?? Si esta solicitud no es atendida a que entidad gubernamental se puede acudir. ????

  11. Maria Luisa Barrera Ocampo dice:

    Buenas tardes

    cordial saludo, quisiera consultar si es obligatorio algo que el revisor fiscal de nuestra unidad residencial nos solicita,( aclaro no es comercial) que el RUT de la unidad debe estar actualizado con lo nombre de todos los miembros del consejo, esto ha causado malestar en el grupo y quisiera saber si es obligatorio?

    cordialmente

    Maria luisa

    • Nelson Chávez R. dice:

      María Luisa, buenos días. No lo es. Siempre que se solicite algo con el argumento de obligatoriedad, se debe citar la norma; igualmente cuando Ustedes lo exijan a un tercero. Cordial saludo.

    • Ana Maria Fernandez de Castro de Lima dice:

      Hola Maria Luisa! No es obligatorio incluir en el RUT de la copropiedad nombre de los consejero, la que debe aparecer es la representante legal

  12. ISABEL dice:

    Buenos Días , somos propietarios de seis PH , Uuno de ellos hace mas de siete años en estado de abandono y costando bastante el pago de sus expensas y agregado a ello los dos PH de la entrada , pertenecen al GCBA , comprado por ellos por el ensanchamiento de la Avda Juan Bautista Alberdi, algo que data de muchos años , de cuando era Intendencia , y en esa época , colocaron gente con una tenencia precaria , por supuesto ya re vencida y no con los integrantes de su momento si no multiplicados en muchas familias , que subalquilan y se imaginaran todos temas de promiscuidad , droga etc. . Para ello ya hemos realizado un recurso de amparo , del cual esperaremos respuesta de aquí a unos años , al igual que el pago de dichas expensas por parte del GCBA , se realiza a través de juicios que demoran otro tanto , como verán , los cinco propietarios que vivimos allí , nos cuesta bastante reunir dinero para acceder a la limpieza de los espacios comunes , tener un seguro de incendios y los matafuegos obligatorios , después de esta sintesis mi pregunta clara y concreta es :
    Dado el estado en que no encontramos económicamente , quiero saber si es obligatorio tener un Administrador Matriculado , o podemos seguir como hasta ahora , se imaginará , que ningún propietario quiere poner en riesgo su propiedad o perjudicarnos de alguna forma , hay una normativa , que obligue a tener Administrador Matriculado.
    Desde ya quedo agradecida a todo lo que me pueda informar , para estar protejidos y no ir contra las leyes vigentes .
    Isabel Molina Sacco DU. 12.859.440

  13. stella pachon dice:

    Buenos dias:
    Tengo un apartamento està arrendado hace mas de un año, yo pago la administraciòn. La administraciòn nunca me ha notificado a mi domicilio ni a mi correo para asambleas o para requerirme por mora.He asistido a las dos asambleas averiguando constantemente cuando se celebran. En la ùltima asamblea me entere que debia $887.000, supuestamente $ 587.000 de una cuota extraordinaria que aprobaron en otra asamblea que hicieron en Octubre del 2014 de la cual no tuve conocimiento.Y el restante dice que CUOTAS DE ADMINISTRACIÒN: saldo pendiente mes de marzo 2015 y administraciòn de abril del 2015.Al reclamar al Administrador me dice: que respecto al saldo de marzo y cuota de abril es "Que como venìa pagando la cuota de administracion de un año con un valor inferior al correcto"(Respecto a esto yo pague 160.000 cada mes ya que en la administraciòn al presentarme el año pasado me dijeron que ese vr era el que me correspondia pagar) pero ahora el administrador me dice que era $ 179.0000 por PRONTO PAGO , Siempre he pagado por pronto pago, pero el me dice que no me valen este descuento porque pagaba un valor inferior ¿ DE QUIEN ES EL ERROR? ¿ DE LA ADMINISTRACIÒN QUE ME DIO ESE VALOR? Ellos me dicen que dejan siempre las cuentas en recepcion ,pero yo no vivo ahi por eso cada año averiguo la cuota a pagar en la administracion, yo les propongo que pago el faltante de cada mes que son como $19.000 pero que como siempre he pagado los primeros dias me lo hagan con el beneficio del descuento POR PRONTO PAGO ya que el error no es mio acerca del monto, ¿ que Hago ? ¡Gracias!

    • marthamendieta dice:

      Que se hace cuando el presidente del consejo es el único que toma decisiones?gracias

      • Grupo Edifica dice:

        Esto sucede normalmente cuando el administrador no tiene suficiente criterio y capacidad profesional para administrar, si bien se debe manejar una excelente relación entre todos los entes administrativos, los consejeros que se extralimitan en sus funciones lo hacen por que ven la necesidad de intervenir ante situaciones y eventualidades que la administración esta descuidando. Ojo, la administración de PH la deben ejercer profesionales que tengan como principal objetivo aportar sus conocimientos a la dirección y buen manejo del patrimonio de una comunidad.

    • luisquinche dice:

      este problema se quito,en una asamblea se aprobó que la administración le envía al dueño del apto arrendado un estado de cuenta mensual a una dirección (su morada o correo electrónico)independiente del recibo de cobro . Ud debe pagar lo que se aprobó en asamblea ,reflejado en los recibos mensuales de cobro,debe revisar su dirección a donde le deben enviar la citación a asamblea(su morada ,correo)uno debe estar pendiente que pasa con su apartamento.

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