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Propiedad horizontal

Ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001

ORIENTACIÓN PROFESIONAL 01 DE 2008

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
DOCUMENTO: ORIENTACIÓN PROFESIONAL
TEMA EJERCICIO PROFESIONAL DE LA
CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 26 de febrero de 2008
VIGENCIA: EL PRESENTE DOCUMENTO REEMPLAZA EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005). Igualmente, recoge las opiniones expresadas en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto..

1. JUSTIFICACIÓN:

Al Consejo Técnico de la Contaduría Pública acuden a diario un considerable número de ciudadanos y entidades preocupados por el desarrollo de las actividades profesionales de los Contadores Públicos en las diferentes funciones que se les asignan en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas; a la luz de la Ley 675 de 2001, el ejercicio profesional de los contadores públicos, se ha tornado cada vez más complejo, situación que sigue generado un importante volumen de consultas que este organismo debe absolver. Una mirada a los procesos disciplinarios adelantados por la Junta Central de Contadores permite determinar que en alta proporción estos se originan en ejercicio profesional en este tipo de entidades. Estas circunstancias suscitan la necesidad de revisar el contenido de las
Orientaciones Profesionales No. 3, 7 y 10 emitidas anteriormente por el Consejo.

Con el objeto de aclarar y profundizar algunos puntos que, en aras de facilitar al usuario absolver las inquietudes que sobre el particular se le presenten, se ha acordado poner a disposición un documento más claro, que llene más ampliamente sus expectativas y cuyo contenido SUSTITUYE EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N° 003 (29 de septiembre de 2001), N° 007 (30 de septiembre de 2003) y N° 010 (diciembre de 2005) emitidas sobre la materia. Igualmente, recoge las opiniones expresadas por este organismo en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto y que contengan posiciones contrarias a las expresadas en este documento.

2. OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de la profesión contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y específicamente, indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentación de informes en estas mismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulación contable vigente a la fecha, señalando que en la actividad de estos entes económicos las opiniones expresadas por los contadores públicos y revisores fiscales (cuando ellos se requieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por propietarios y administradores como criterios profesionales, en tanto tales opiniones se funden en los principios de contabilidad de general aceptación y la normatividad aplicable.

3. ORIENTACIÓN:

3.1     GLOSARIO:
Con base en lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y demás normas que la complementan, adicionan o aclaran y para facilitar la comprensión de este documento, se consideran como definiciones de los términos en él utilizados, las siguientes:
3.1.1 Administración: Es el conjunto de actividades orientadas al cuidado, manejo de los bienes de los copropietarios que son ejercidas, en principio por la entidad sin ánimo de lucro nacida como consecuencia de la aparición de la propiedad común sobre un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal.
3.1.2      Administrador: Persona natural o jurídica designada por la asamblea general de copropietarios en todos los edificios o conjuntos para ejercer la representación legal de la persona jurídica, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
3.1.3      Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel.
3.1.4      Bienes comunes: Partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
3.1.5      Bienes privados o de dominio particular: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo de cada copropietario, integrantes de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, con salida a la vía pública directamente o por pasaje común.
3.1.6      Coeficientes de copropiedad: Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen    además    su    participación    en    la    asamblea    de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.
3.1.7      Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, áreas y servicios de uso y utilidad general, como vías internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros. Puede conformarse también por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.
3.1.8      Copropiedad: La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro y su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto. Su domicilio será el municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986, aclarando que la destinación de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirtúa la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro.
3.1.9      Copropietario: Persona natural o jurídica que ejerce derecho de dominio y propiedad sobre uno o varios inmuebles de los que conforman la unidad sometida al régimen de propiedad horizontal y sobre los bienes comunes en proporción equivalente al coeficiente de copropiedad que a cada unidad privada corresponda.
3.1.10    Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.11    Edificio o conjunto de uso mixto: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urbanística vigente.
3.1.12    Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urbanística vigente.
3.1.13    Edificio: Construcción de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno, cuya estructura comprende un número plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, además de áreas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al régimen de propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes.
3.1.14    Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.
3.1.15    Régimen de Propiedad Horizontal: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
3.1.16    Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

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Consulte también: Aspectos generales de la propiedad horizontal

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5.695 Opiniones en “Propiedad horizontal”
  1. luis quinche dice:

    Para poder tomar una decision en la mitad de una asamblea ,ejemplo aumento de cuota de administracion igual al ipc ,tiene que haber quorum deliberatorio?gracias y porque?

  2. Pablo Hernández dice:

    Por favor requiero la respuesta a mi inquietud a la mayor brevedad posible.

  3. Pablo Hernández dice:

    Necesito saber con total claridad: Quien autoriza la contratación de la seguridad privada en un conjunto residencial. ¿Si es la asamblea general de copropietarios, el consejo de administración o el administrador?. Gracias.

  4. Jorge Isnardo Rodriguez Serrano dice:

    Buenas tardes:

    Mis consultas apuntan a lo siguiente:

    1°- Se pueden cobrar intereses moratorios en el cobro de cuotas extraordinarias, cuando un copropietario queda inmerso como deudor moroso por el no pago oportuno?

    2°- Que pros y que contras se presentan en tener una Administración Delegada en una copropiedad, es decir aquellas personas que se constituyen en persona juridica y montan sus empresas de administración de copropiedades y posiblemente otros servicios adicionales, pero contratan a una persona natural para que sean las personas que presten este servicio en calidad de administrador (a) delegada y atienda tal o cual copropiedad.

    3°- Que pros y que contras trae contraestratificar una copropiedad (edificio.agrupación etc.), es decir de estrato 5 bajarlo a estrato 4?.

    Agradéciendoles de antemano la pronta, puntual y objetiva respuesta.

    • Clara Inés Escobar dice:

      Jorge:

      Las cuotas extras también generan intereses, pero ojo, verifique que sean ajustadas a la ley, es decir, que no haya dinero en el fondo de imprevistos, que se hayan decretado en asamblea con quórum ordinario si no exceden cuatro veces las expensas mensuales, y si exceden que hayan sido aprobadas por asamblea con quórum y mayorías extraordinarias.

      En cuanto a las empresas administradoras, es una opción, no todas son iguales.

      En cuanto a modificar el estrato, lo más probable es que no se lo concedan pero obvio que mientras más bajito, se pagan menos impuestos y menos servicios.

      Saludos

      • Jorge Isnardo Rodriguez Serrano dice:

        Muchas gracias por su respuesta Clara Inés: Pero con base en esta, le comento lo siguiente:1°) Las cuotas extraordinarias efectivamente fueron aprobadas por Asamblea General Ordinaria de Copropietarios y esta Asamblea data su realización hace tres (3) años y desde esa fecha se presentan algunos morosos al día de hoy en el pago de estas. Entonces las dudas surgidas con relación a mi información es: si legalmente es procedente cobrarles y liquidarles a los deudores morosos con intereses y cuál sería la tasa ha aplicar por dichas cuotas y más cuando la cuota extraordinaria que se aprobó en su momento fue aproximadamente por $2.000.000.oo de pesos., que como se puede dar cuenta fue por una suma considerable, no le parece?

        Pero bueno Clara Inés: Cuales serían los pro y los contra que se tendrían al contratar con estas clase de empresas administradoras?.

        Clara Inés, tú que tanto sabes sobre el tema de re estratificar? para que por favor me informes, que sería cosa que te lo agradecería.

    • luis quinche dice:

      El adiministrdor delegdado su tiempo es muy limitado,puede atender mas copropiedades en nuestro caso lo atiende tres horas diarias,tiene buena experiencie y un soporte muy bueno de la empresa el que responde es el representante legal quien suscribe la alcaldia y firma todos los documentos.
      Es una decision de las autoridades,lo define socioeconomico,los ingresos ,el entorno urbanistico,vias,el mismo edificio, la diferencia en servicios es del 46% pero la valorizacion es de un 15% y depende del desarrolo de construccion del sector.hay edificios de estrato 5 con servicios 4

  5. Alfonso dice:

    Gracias, tenemos una cooperativa que nos presta el servicio de personal de oficios varios, uno de esos empleados demando. Que responsabilidad existe para el Conjunto? Teniendo en cuenta que nosotros le pagábamos todo a la Cooperativa.

  6. GLORIA GOMEZ dice:

    Buenos dias: Que informes de manera obligatoria debe presentar el contador de un conjunto residencial al consejo de administracion para su reunion mensual? y que otro informe opcional deberia presentar para realizar un buen analisis y tomar buenas decisiones.
    Cordial saludo

    • HAFESE1970 dice:

      balance gral, estado de resultados , un informe para tomar decisiones es de informe de los presupuestado vs lo ejecutado

    • Clara Inés Escobar dice:

      Gloria:

      El contador lleva la contabilidad bajo la responsabilidad del administrador. Quien debe dar informes es el administrador, como responsable de ella. Además, los balances no son informes claros, comprensibles ni útiles a los consejeros. Por tanto, debe el administrador dar un informe de la contabilidad presupuestal, dicho informe debe ser mensual y ponerse el acta a disposición de los copropietarios, como ordena la ley con esta y las otras actas del consejo.

      Entonces, debe exponerse el informe del presupuesto de ingresos, la gestión de cartera, los recaudos, el cumplimiento a las metas, etc. y el presupuesto de gastos, su ejecución sujetada al presupuesto aprobado por la asamblea.

      Todos los copropietarios y moradores tienen derecho a saber cómo se está gastando su dinero, si se hace como lo ordenaron, y en qué estado está la recuperación de la cartera. A los copropietarios no les incumben las depreciaciones, ni las propiedades planta y equipos, entre otras partidas del balance que solo son pertinentes cuando se trata de empresas susceptibles de venderse y que pagan impuestos.

      Saludos.

  7. alfonso dice:

    Una inquietud, debido a la tecnología algunas casas en conjuntos cerrados están colocando cámaras. Que dice la ley al respecto es viable o por el contrario no es permitido. O lo debe solo hacer la administración del conjunto. Gracias por su ayuda

  8. alfonso dice:

    Gracias por favor me pueden seguir enviando los comentarios a mi correo electrónico.

  9. Diego dice:

    Quisiera recibir opiniones, ojalá formalmente fundamentadas, acerca de las siguientes dos consultas:

    1). ¿Un edificio de 34 unidades privadas, dos de las cuales son locales de propiedad particular, no del edificio, es de uso Residencial o, por el hecho de tener esos dos locales, se le debe tipificar como de carácter Mixto?

    2). ¿Al recibir un edificio ingresos por concepto de arrendamiento de espacios en zona común, estaría obligado a presentar Declaración de Renta? Es de advertir que dichos ingresos se utilizan total y exclusivamente para aliviar las expensas comunes y equivalen al 15% del presupuesto de operación del edificio.

    Muchas gracias por sus comentarios.

    • luis quinche dice:

      el edificio el uso del suelo lo define son los papeles,su reglamento de propiedad horizontal.,no un local.para tododo siempre apegarse al reglamento,este fue redactado con base a la licencia de construccion.

    • Clara Inés Escobar dice:

      Diego:

      Es mixto. Los locales no tienen por qué asear, iluminar, etc., es decir, hacer las reformas locativas y sostener los servicios públlicos los pisos superiores. Debe ser sectorizado.

      Consulte la última reforma tributaria y el complique de aliviar cuotas de administración con los dineros recibidos por arrendamiento de zonas comunes.

      No tiene que presentar declaración de renta, pero sí un detalle de las facturas del arrendamiento, para cancelar los respetivos impuestos.

      Si los ingresos alivian las expensas, pierden la calidad de régimen simplificado y los trasladan al común.

      Saludos

  10. marcela dice:

    Buenas noches, una copropiedad que ya hizo asamblea, eligió consejo y administración pero que aun no ha hecho recibo de zonas comunes, a quien le corresponde el mantenimiento de ascensores, motobombas, etc?

    • Clara Inés Escobar dice:

      Marcela:

      Hay cuotas de administración a partir del momento en que se recibe el inmueble o se da lugar a cubrir los gastos normales de administración y mantenimiento. Y si hay unidades sin vender, la cuota la paga el constructor o propietario inicial.

      Saludos

  11. alfonso avila dice:

    tengo una oficina en un edeficio hace 30 años y ahora me dicen que debo utilizarla como vivienda y que debo pagar una multa si no lo hago despues de dejar transcurrir 30 años .

  12. Monica Fajardo dice:

    Buenos días, Quisiera saber si existe alguna formalidad para transferir el nombre de la copropiedad cuando se deja estipulado en el Reglamento de Propiedad Horizontal que el nombre es un bien mueble material que es de propiedad del Propietario inicial o cual es el procedimiento para la transferencia del mismo.

    Gracias.

    • Clara Inés Escobar dice:

      Mónica:

      Si el propietario inicial se reserva la propiedad de un inmueble, dispone de ella como cualquier propietario. Esta es una moda que se está adelantando hoy en día, por ejemplo, en los tiempos compartidos turísticos y en los senior´s club.

      Saludos
      Clara Inés

  13. MAIRA ALEJANDRA dice:

    Buenos días. Quisiera saber por que, ¿si la contabilidad de una unidad cerrada esta a cargo del administrador, por que razón son lo copropietarios quienes deban pagarla? a sabiendas que es el administrador quien elige a SU contador,sin tener en cuenta a la asamblea?. Lo que da pie a desconfianza ya que el contador es hermano de un miembro principal del consejo de administración y fuera de eso super amigo del revisor fiscal, quien también vive en el conjunto, donde ademas la esposa ha sido miembro del consejo en muchos años .... Espero entiendan este enredo que mas que enredo parece hablar por si solo.
    Gracias.

    • Clara Inés Escobar dice:

      Maria Alejandra:

      Si el administrador tiene tiempo para hacer la contabilidad, no tiene que nombrar contador. Si los honorarios del contador no están en el presupuesto de gastos, no puede contratársele. Si el cargo de administrador no fue creado por el consejo, el administrador no puede nombrarlo.

      Ese conflicto de interses no lo veo prohibido en ninguna norma, aunque es claro que falta ética en el manejo de la contabilidad.

      Saludos.

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